Bestuurs- en directiesecretaresse

Overheidzzp; Stadskanaal; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Gemeente Stadskanaal zoekt een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse om het college en de directie te ondersteunen. Je beheert agenda’s, verwerkt post en vergaderstukken, en behandelt kabinetszaken. Je ontvangt bezoekers en organiseert vieringen en herdenkingen, binnen een detacheringstraject.

Je werkt in een team van secretaresses en voert taken uit onder dagelijkse aansturing van de manager. Vereiste is minimaal mbo+ niveau en uitgebreide kennis van MS Office, Outlook en Word; VOG is

Qualifications

• Minimaal mbo niveau 4 in de richting van managementassistent/secretaresse
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse
• Aantoonbare werkervaring met MS Office en Outlook/Word
• VOG vereist

Responsibilities

• Bijhouden van agenda’s, e-mail en overige post
• Voorbereiden van vergaderingen, inclusief collegevergadering op dinsdag
• Verwerken van vergaderstukken
• Afhandelen van telefoontjes, correspondentie en overige administratieve zaken
• Kabinetszaken, waaronder behandeling van aanvragen koninklijke onderscheidingen en voorbereiden bezoek hoogwaardigheidsbekleders
• Ontvangen van bezoek en gastvrouw/-heer zijn
• (Mede) organisatie van vieringen en herdenkingen
• Intern en extern verspreiden van documenten

Skills

Agenda beheer

Communicatie

Organisatie

Precisie

Education

MBO niveau 4 - Managementassistent/Secretaresse

Tools

MS Office

Outlook

Word

IBabs

Decos

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat het college en de directie ondersteunen door agenda’s en correspondentie te beheren, vergaderingen en stukken voor te bereiden, kabinetszaken af te handelen, bezoek te ontvangen en vieringen en herdenkingen (mede) te organiseren.

Over de gemeente Stadskanaal

De Gemeente Stadskanaal vervult een centrumfunctie voor haar omgeving. De vele bedrijven, winkels, zorgvoorzieningen en recreatiemogelijkheden maken het wonen, werken en recreëren aantrekkelijk. Stadskanaal heeft ongeveer 32.500 inwoners, verdeeld over verschillende kernen en dorpen. Deze zijn gelegen in een groene omgeving, het veenkoloniale kanaallandschap en het lichtglooiende Westerwoldse zandlandschap.

De ongeveer 320 betrokken medewerkers van de gemeente Stadskanaal geven gezicht aan de dienstverlening die wij dagelijks leveren. Om onze ambities te realiseren werken we samen met buurgemeenten, het bedrijfsleven en het maatschappelijk veld.

Team

De bestuurs- en directiesecretaresses zijn onderdeel van de staf. Je werkt samen met één andere ervaren bestuurs- en directiesecretaresse, waarmee je de taken verdeeld.

Opdracht

Je Ondersteunt Het College Van Burgemeester En Wethouders En De Directie Van De Gemeente Stadskanaal. Het Takenpakket Bestaat Onder Meer Uit Het

• Bijhouden van de agenda’s, e-mail en overige post;
• Voorbereiden van vergaderingen, waaronder de collegevergadering op dinsdag;
• Verwerken van vergaderstukken;
• Afhandelen van telefoontjes, correspondentie en andere administratieve zaken;
• Kabinetszaken, waaronder het behandelen aanvragen koninklijke onderscheidingen, voorbereiden bezoek hoogwaardigheidsbekleders;
• Ontvangen van bezoek, gastvrouw/-heer zijn;
• (Mede) organisatie van vieringen en herdenkingen;
• Intern en extern verspreiden van documenten.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma-vrij

Is hybride werken mogelijk: Nee

Benodigd aantal professionals

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
• Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren.
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van managementassistent/secretaresse;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse;
• Aantoonbare werkervaring met MS Office. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan.
• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.

Wensen

• Een aanpakker met frisse ideeën; verbetervoorstellen en goede ideeën worden gewaardeerd;
• Digitale vaardigheid in het algemeen; zeer vaardig met applicaties als Outlook en Word; ervaring met IBabs en Decos is een pré;
• Aantoonbare ervaring in complexe agendabeheer;
• Politieke sensitiviteit, weten welke informatie met wie gedeeld kan en moet worden;
• Zelfstandigheid én weten wanneer je moet overleggen;
• Representativiteit, integriteit, nauwkeurigheid, flexibiliteit;
• Minimaal mbo+ werk- en denkniveau;
• Ervaring in een vergelijkbare functie;
• Ervaring in een gemeentelijke organisatie is een pré;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse (25 punten);
• Aantoonbare afgeronde cursus/training op het gebied van managementassistent/secretaresse (25 punten);

Competenties

• Aanpassingsvermogen;
• Stressbestendig;
• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling);
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk);
• Klantgericht;
• Luisteren;
• Doorzettingsvermogen;
• Resultaatgericht werken;
• Samenwerken;
• Overtuigen;
• Assertiviteit;
• Besluitvaardigheid;
• Organiseren;
• Kritisch;
• Plannen en organiseren.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, mogelijk maar nog niet bekend

Gespreksdatum: 01/10/2026 vanaf 13:00

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

Gemeente Stadskanaal ligt in de provincie Groningen en telt ongeveer 33.000 inwoners. De gemeente bestaat uit de kernen Stadskanaal, Musselkanaal, Onstwedde, Alteveer, Mussel, Vledderveen en Vledderhuizen. Stadskanaal is een actieve gemeente met diverse recreatiemogelijkheden, zoals het Stadskanaal Sterrenbos en een divers aanbod aan sportverenigingen. De gemeente richt zich op het bieden van een prettige leefomgeving voor haar inwoners en stimuleert de onderlinge betrokkenheid en samenwerking. Vrijwilligerswerk wordt gestimuleerd en er is een bloeiend verenigingsleven. Het streven van de gemeente Stadskanaal is om een aantrekkelijke woon- en werkomgeving te bieden waarin het goed vertoeven is.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.