Bestuurssecretaresse

All About Work; Werkendam; On-site; EUR 30,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

Pensioen via StiPP

CAO opdrachtgever van toepassing

Snelle verwerking sollicitatie

Job summary

All About Work zoekt een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse voor een tijdelijke opdracht bij een gemeentelijke organisatie. Je biedt secretariële en administratieve ondersteuning aan bestuur en directie en bewaakt de stukkenstroom en vergaderprocessen.

Je werkt nauw samen met collega's en levert een bijdrage aan kabinetszaken en representatieve taken van burgemeester en wethouders. Vereist: MBO-diploma en relevante gemeentelijke ervaring; beschikbaarheid 32 uur per week.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde MBO-opleiding.
• Recente ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse in gemeentelijke of (semi)overheidsorganisatie.
• Ervaring met werken binnen een gemeentelijke organisatie.
• Ervaring met complex agendabeheer en het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen.
• Ervaring met notuleren is een pre.

Responsibilities

• Inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning aan bestuur en directie.
• Organiseren en optimaliseren van het proces rond aanleveren van stukken richting het bestuur.
• Bewaken en verzorgen van het proces rondom voortgang en afdoening van vergaderingen en besluiten.
• Voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen en acties.
• Bijdragen aan kabinetszaken en representatieve taken van burgemeester en wethouders in afstemming met communicatie.
• Ondersteunen bij complex agendabeheer en schakelen tussen bestuurlijke niveaus.

Skills

Nauwkeurigheid

Schriftelijke communicatie

Proactief werken

Samenwerken

Education

MBO-niveau afgerond

Tools

iBabs

Job description

Over de functie

fwb SRQ173657

Je maakt als bestuurssecretaresse het verschil in de ondersteuning van bestuur en directie. In deze tijdelijke opdracht zorg je voor een soepel verloop van secretariële, administratieve en inhoudelijke processen binnen een gemeentelijke organisatie. Je houdt overzicht, bewaakt voortgang en zorgt dat vergaderingen, besluitvorming en stukkenstromen goed georganiseerd zijn. Daarbij werk je nauw samen met collega’s en lever je ook een bijdrage aan representatieve en bestuurlijke processen. Je komt terecht in een rol waarin nauwkeurigheid, bestuurlijke sensitiviteit en proactiviteit belangrijk zijn.

Wat ga je doen

• Je biedt inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning aan bestuur en directie.
• Je organiseert en optimaliseert het proces rond het aanleveren van stukken richting het bestuur.
• Je bewaakt en verzorgt het proces rondom de voortgang en afdoening van vergaderingen en besluiten.
• Je bereidt vergaderingen voor, legt deze vast en zorgt voor opvolging van acties en besluiten.
• Je levert waar nodig, samen met communicatie, een bijdrage aan de uitvoering van kabinetszaken en representatieve taken van burgemeester en wethouders.
• Je draagt in afstemming met andere bestuurssecretaresses bij aan het collegeproces en de bijbehorende stukkenstroom.
• Je ondersteunt bij complex agendabeheer en schakelt soepel tussen verschillende bestuurlijke en ambtelijke niveaus.

Over jou

• Je werkt zorgvuldig, kwaliteitsgericht en hebt oog voor details.
• Je legt makkelijk verbindingen binnen een organisatie en werkt prettig samen met verschillende betrokkenen.
• Je bent sensitief, proactief en voelt bestuurlijke en politieke verhoudingen goed aan.
• Je beschikt over uitstekende schriftelijke en communicatieve vaardigheden en kunt op verschillende niveaus communiceren.
• Je past goed binnen een team en draagt bij aan een professionele samenwerking.

Eisen

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau.
• Je hebt recente ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse in een gemeentelijke of (semi)overheidsorganisatie.
• Je hebt ervaring met werken binnen een gemeentelijke organisatie.
• Je hebt ervaring met complex agendabeheer en het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen.
• Je hebt ervaring met iBabs.
• Je bent beschikbaar voor 32 uur per week.
• Je bent in staat om op korte termijn te starten.
• Je beschikt over 1 of meer referenties.
• Je beschikt over een eigen telefoon.

Wensen

• Je hebt in de afgelopen 5 jaar ervaring als bestuurs- en directiesecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie, bij voorkeur 5 jaar of meer.
• Je hebt recente ervaring met notuleren.
• Je hebt recente ervaring met het werken met iBabs.
• Je hebt ervaring met het begeleiden van de stukkenstroom richting het college.
• Je hebt ervaring met kabinetstaken.

Competenties

• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Je beschikt over politieke en bestuurlijke sensitiviteit.
• Je bent proactief.
• Je bent kwaliteitsgericht.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

fwb SRQ173657

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.