Bestuurssecretaresse

Multiselect Publiek; Barendrecht; In loco; EUR 26.000 - 38.000; Part-time

Descrizione del lavoro

Multiselectpubliek in Barendrecht zoekt een bestuurssecretaresse voor 28-32 uur per week. Je staat de wethouders bij en regelt agenda's, correspondentie en vergaderingen met admins.

Je werkt nauw samen met de wethouders, bewaakt deadlines en draagt bij aan efficiënte administratieve procedures. Een MBO-secretariële opleiding en 2-5 jaar bestuurssecretariaat-ervaring zijn vereist. Je bent accuraat, proactief en discreet.

Competenze

• Een afgeronde secretariële opleiding op MBO-niveau.
• 2 tot 5 jaar ervaring op een bestuurssecretariaat.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
• Goed kunnen samenwerken, maar ook zelfstandig taken uitvoeren.
• Accuraat en gestructureerd werken, ook onder tijdsdruk.
• Proactief en enthousiast, met een initiatiefrijke houding.
• Ervaring binnen de overheid en gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Integer omgaan met vertrouwelijke informatie.

Mansioni

• Beheren van de complexe agenda’s en bijhouden van de mailbox van de wethouders.
• Telefonisch aanspreekpunt zijn voor de wethouders.
• Administratief voorbereiden van vergaderingen, inclusief het regelen en aanvragen van facilitaire ondersteuning.
• Actiepunten van de wethouders uitzetten en de voortgang bewaken.
• Meedraaien in de vervanging van collega’s binnen het bestuurssecretariaat.
• Bijhouden van de algemene mailbox en het postregistratiesysteem.
• Organiseren van werkbezoeken, bestuurlijke bijeenkomsten en representatieve momenten.
• Administratieve taken zoals het beheren van declaraties.

Conoscenze

Communicatieve vaardigheden

Zelfstandigheid

Accuraat werken

Proactief handelen

Formazione

Secretariële opleiding (MBO)

Descrizione del lavoro

Ben jij een organisatietalent met gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen? Als bestuurssecretaresse ben je de steunpilaar van de wethouders van de gemeente Barendrecht. Je werkt nauw samen met en ontzorgt de wethouders, zodat hun tijd efficiënt en effectief wordt ingezet.

Voor het Team Bestuursadvies en -ondersteuning zoeken wij een Bestuurssecretaresse voor 28-32 uur per week.

Wat ga je doen?

In deze functie werk je primair voor de wethouders en ondersteun je hen met onder andere de volgende werkzaamheden:

• Beheren van de complexe agenda’s en bijhouden van de mailbox van de wethouders.
• Telefonisch aanspreekpunt zijn voor de wethouders.
• Administratief voorbereiden van vergaderingen, inclusief het regelen en aanvragen van facilitaire ondersteuning.
• Actiepunten van de wethouders uitzetten en de voortgang bewaken.
• Meedraaien in de vervanging van collega’s binnen het bestuurssecretariaat.
• Bijhouden van de algemene mailbox en het postregistratiesysteem voor inkomende post.
• Organiseren van werkbezoeken, bestuurlijke bijeenkomsten en representatieve momenten.
• Administratieve taken, zoals het beheren van declaraties.
• Kantoordagen: dinsdag, woensdag en vrijdag.

Je hebt een signalerende rol met een dienstverlenende houding. Communicatie is een belangrijk aspect van de functie: je bent de spil tussen het bestuur, de organisatie, inwoners en partners. Je filtert, prioriteert, zet uit en handelt deels inhoudelijk e-mails af. Daarnaast lever je een inhoudelijke bijdrage aan het verbeteren van administratieve procedures.

• Een afgeronde secretariële opleiding op MBO-niveau hebt.
• 2 tot 5 jaar ervaring hebt op een bestuurssecretariaat.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden hebt.
• Goed kunt samenwerken, maar ook zelfstandig taken uitvoert.
• Accuraat en gestructureerd werkt, ook onder tijdsdruk.
• Proactief en enthousiast bent, met een initiatiefrijke houding.
• Ervaring binnen de overheid en gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Integer omgaat met vertrouwelijke informatie