Bestuursassistent

Gemeente Utrecht; Utrecht; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Part time

Job summary

1UPPLY zoekt een Bestuursassistent(e) die flexibel inzetbaar is om bestuurders te ondersteunen en het bestuurlijke proces te stroomlijnen. Je beheert agenda's, bewaakt deadlines en zorgt voor duidelijke communicatie met interne teams en inwoners.

Je beschikt over HBO werk- en denkniveau en ruime ervaring met het ondersteunen van een bestuur of bestuurder, bij voorkeur binnen gemeente of overheidsgerelateerde omgevingen. Thuiswerken is mogelijk en je werkt doorgaans op woensdag of vrijdag.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist of gelijkwaardig door ervaring.
• Ruime ervaring met ondersteuning van bestuur/ bestuurders.
• Digitale vaardigheden: Outlook, iBabs, Zaaksysteem en Teams.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie; representatief in contact met externe partners en inwoners.

Responsibilities

• Ondersteunen van bestuurders en bijdragen aan het bestuurlijke proces.
• Beheren van agenda's en zorgen dat stukken tijdig beschikbaar zijn.
• Schakelen tussen verschillende taken en portefeuilles en prioriteiten accuraat beheren.
• Zorgdragen voor rust, structuur en soepele ondersteuning bij hoge werkdruk.

Skills

Organisatorisch talent

Communicatieve vaardigheden

Proactief handelen

Stressbestendigheid

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Outlook

iBabs

Zaaksysteem

Teams

Job description

Functietitel

Bestuursassistent(e) (flexibel inzetbaar)

Wat ga je doen

Je ondersteunt bestuurders en draagt bij aan het bestuurlijke proces, samen met andere bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs.

Je beheert agenda's van één of meerdere bestuurders, zorgt dat stukken tijdig beschikbaar zijn en schakelt tussen verschillende taken en portefeuilles.

Je bewaart overzicht, brengt rust en structuur aan en zorgt voor een soepele ondersteuning, ook bij hoge werkdruk.

Belangrijkste competenties

• Organisatorisch talent: plannen en beheren van agenda's, vooruitdenken en flexibel inspelen op veranderende prioriteiten.
• Communicatieve vaardigheden: stevige en verbindende gesprekspartner voor bestuurders, collega's, externe partners en inwoners; helder en doelgericht communiceren.
• Proactief handelen: initiatief nemen, knelpunten signaleren, met praktische oplossingen komen en zelfstandig mailverkeer afhandelen met oog voor urgentie.
• Stressbestendigheid: kalm en gefocust blijven onder druk, overzicht bewaken en prioriteiten stellen.

Jouw profiel

Servicegericht, accuraat, een echte teamspeler, flexibel, stressbestendig en positief ingesteld; je hebt gevoel voor humor en kunt jezelf en de agenda van bestuurders managen.

Interesse in lokaal bestuur en politiek-sensitief gedrag.

Opleiding: hbo werk- en denkniveau (via opleiding of relevante ervaring).

Ervaring: ruime relevante ervaring met het ondersteunen van een bestuur(der). Ervaring binnen een gemeente of (semi-)overheid is een harde eis.

Digitale vaardigheden: vertrouwd met of snel inzetbaar in systemen zoals Outlook, iBabs, Zaaksysteem en Teams.

Beschikbaarheid: je werkt in ieder geval op woensdag of vrijdag.

Goed om te weten

Het betreft een tijdelijke opdracht ter vervanging; verlenging is mogelijk maar niet gegarandeerd.

Thuiswerken is mogelijk (ongeveer 1-2 dagen per week); flexibiliteit wordt verwacht en soms is vaker op kantoor werken nodig.

Eisen

• De kandidaat heeft hbo-werk- en denkniveau, opgedaan via een opleiding of ruime ervaring in dit werkveld
• De kandidaat heeft ruime relevante werkervaring met het ondersteunen van een bestuur of bestuurder
• Ervaring binnen een gemeente of (semi-)overheid is een harde eis
• De kandidaat is digitaal vaardig, is bekend met Outlook, iBabs, Zaaksysteem en Teams, of kan deze systemen snel eigen maken
• De kandidaat werkt in ieder geval op woensdag of vrijdag
• Een kandidaat die in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest, mag niet worden voorgesteld
• Als de kandidaat in de afgelopen zes maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, moet vooraf worden vermeld voor welke opdracht en in welke periode dit was
• De opdracht kan niet op zzp-basis worden ingevuld
• De kandidaat moet bij de intake en op de startdatum beschikken over een geldig paspoort of een geldige identiteitskaart die ter controle kan worden overlegd
• De persoonlijke motivatie moet onderbouwen dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt