Bestuursassistent 32u/w

DC Engineers B.V.; Utrecht; On-site; EUR 31,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Thuiswerken mogelijk (1-2 dagen per wk

Job summary

DC Engineers zoekt een Bestuursassistent(e) voor de gemeente Utrecht. Je bent een flexibele schakel in het bestuursondersteuningsteam en ondersteunt bestuurders en portefeuilles, met aandacht voor overzicht en rust in drukke periodes.

Je koppelt efficiëntie aan proactieve communicatie met bestuurders, collega's en externe partners. Thuiswerken is mogelijk en de opdracht is tijdelijk met verlening bespreekbaar.

Qualifications

• HBO-werk- en denkniveau vereist.
• Ruime relevante werkervaring met het ondersteunen van een bestuurder.
• Digitaal vaardig met Outlook, iBabs, Zaaksysteem en Teams.

Responsibilities

• Ondersteunen van bestuurders en portefeuilles en zorgen voor een vlotte afhandeling.
• Agenda's beheren en ahead plannen, prioriteiten bewaken.
• Communiceren met bestuurders, collega's en externe partners.
• Zorgen voor rust en structuur in hectische periodes en schakelen tussen taken.

Skills

Organisatorisch talent

Communicatieve vaardigheden

Proactief handelen

Stressbestendigheid

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Outlook

iBabs

Zaaksysteem

Teams

Job description

Standplaats: UTRECHT

Duur: zsm - 31-12-2026

Optie tot verlenging: Ja

Reageren voor: 16-10-2026

Voor de gemeente Utrecht is Magnit op zoek naar een Bestuursassistent(e). Utrecht heeft jou nodig! In de rol van flexibel inzetbare Bestuursassistent bij de gemeente Utrecht word je deel van het kloppend hart van onze dynamische afdeling Bestuursondersteuning. Je krijgt de unieke kans om een cruciale bijdrage te leveren aan het bestuurlijke proces. Je vaardigheden worden hier niet alleen gewaardeerd, maar krijgen ook de ruimte om verder te groeien in een omgeving waar professionaliteit en positiviteit vooropstaan. Ben je klaar om deze uitdaging aan te gaan en samen met collega's frisse energie door onze afdeling te laten stromen? Wij zoeken proactieve teamspelers die met hun expertise en unieke kijk op zaken bijdragen aan een sterker Utrecht. Kom jij ons team versterken?

Dit is je werk

Als flexibel inzetbare bestuursassistent ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces. Samen met andere bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs ondersteun je bestuurders en zorg je ervoor dat alles vlot verloopt, ook als de werkdruk toeneemt. Je schakelt als stevige en verbindende partner moeiteloos tussen verschillende taken en portefeuilles, houdt overzicht en weet rust en structuur te bewaren, zelfs in hectische situaties. Je houdt ervan om samen met je collega's de grote puzzel keer op keer opnieuw te leggen en te zorgen voor een soepele ondersteuning van de bestuurders. Je zult merken dat geen dag hetzelfde is.

• Organisatorisch talent: Je houdt overzicht in een complexe en dynamische omgeving. Je plant en beheert de agenda's van één of meerdere bestuurders, denkt vooruit en speelt flexibel in op veranderende prioriteiten. Daarbij zorg je dat alle stukken tijdig en volledig beschikbaar zijn.
• Communicatieve vaardigheden: Je bent een stevige en verbindende gesprekspartner tussen bestuurders, collega's, externe partners en inwoners. Als eerste aanspreekpunt communiceer je helder en snel over afspraken en lopende zaken, en pas je je toon moeiteloos aan de doelgroep aan.
• Proactief handelen: Je neemt initiatief en voorkomt problemen door vooruit te kijken. Je signaleert knelpunten in agenda's en werkprocessen, komt met praktische oplossingen en handelt zelfstandig mailverkeer af, met oog voor urgentie.
• Stressbestendigheid: Je blijft rustig en gefocust onder druk. In hectische situaties bewaak je het overzicht, stel je prioriteiten en draag je bij aan een positieve, ondersteunende werksfeer. Met jouw inzet zorgen we samen voor een sterke ondersteuning van ons college en een goed functionerend secretariaat.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Je komt te werken in een hecht team van bestuursassistenten waar je je welkom en gewaardeerd voelt. Je bent een sleutelfiguur binnen de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling bestaat uit vier dynamische teams: het Kabinet, Stafbureau Gemeentesecretaris, Bestuursadviseurs en Bestuursassistenten, die stuk voor stuk bijdragen aan een optimale ondersteuning en advisering van het Utrechtse college van B&W. Je nieuwe werkplek bevindt zich op de 20ste verdieping van het Stadskantoor, waar je niet alleen van een adembenemend uitzicht geniet, maar ook van een omgeving die zowel letterlijk als figuurlijk hoogstaand is. De werksfeer is prettig en informeel, met een team dat diversiteit in achtergronden, ervaringen en perspectieven omarmt.

Inclusiviteit

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina (Diversiteit en inclusiviteit - Werken bij de Gemeente Utrecht).

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. We zijn op zoek naar een dienstverlenende collega die accuraat is, een teamspeler, flexibel, stressbestendig en positief is ingesteld. Jij hebt een gezond gevoel voor humor en bent in staat jezelf, de agenda van de bestuurders en de omgeving te managen. Daarnaast houd je overzicht in een complexe setting en weet je de juiste prioriteiten te stellen. Je hebt interesse in het lokale bestuur en een politiek-georiënteerde omgeving, daarbij ben je politiek sensitief.

Concreet heb jij

• Hbo werk- en denkniveau, opgedaan via een opleiding of door een stevige portie ervaring in dit werkveld.
• Ruime relevante werkervaring met het ondersteunen van een bestuur(der). Ervaring binnen een gemeente of (semi-)overheid is een harde eis.
• Digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Teams)
• Je werkt in ieder geval op woensdag of vrijdag.

Goed om te weten

• Dit is een tijdelijke opdracht, ter vervanging van een zieke medewerker. Verlenging mogelijk maar nog niet bekend.
• Thuiswerken is mogelijk (1-2 dagen per week). Er wordt flexibiliteit verwacht van de medewerkers: als de opdracht erom vraagt, zal je soms wat vaker op kantoor worden verwacht.

Functie-eisen

• De kandidaat heeft hbo-werk- en denkniveau, opgedaan via een opleiding of ruime ervaring in dit werkveld.
• De kandidaat heeft ruime relevante werkervaring met het ondersteunen van een bestuur of bestuurder.
• Ervaring binnen een gemeente of (semi-)overheid is een harde eis.
• De kandidaat is digitaal vaardig, is bekend met Outlook, iBabs, Zaaksysteem en Teams, of kan deze systemen snel eigen maken.
• De kandidaat werkt in ieder geval op woensdag of vrijdag.
• Een kandidaat die in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest, mag niet worden voorgesteld.
• Als de kandidaat in de afgelopen zes maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, moet vooraf worden vermeld voor welke opdracht en in welke periode dit was.
• De opdracht kan niet op zzp-basis worden ingevuld.
• Het cv moet in pdf-formaat en in het Nederlands worden aangeleverd.
• De screening moet zijn afgerond voordat de kandidaat start, inclusief de pre-employmentscreening en de VOG.
• De kandidaat moet bij de intake en op de startdatum beschikken over een geldig paspoort of een geldige identiteitskaart die ter controle kan worden overlegd.
• De persoonlijke motivatie moet onderbouwen dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.

Uren: 40

Over de werkgever

DC Engineers is dé intermediair voor overheidspersoneel. Uitgegroeid van specialisten in de inrichting van de openbare ruimte tot alle facetten binnen overheidsland. Bent u werkzaam binnen de overheid dan is DC Engineers geen onbekende naam voor u.

Vaardigheden

• Er is geen minimale opleiding vereist
• Je beheerst Nederlands