Bestuursassistent - Gemeente Utrecht

Incipias B.V.; Utrecht; Hybrid; EUR 40,000 - 57,000; Part time

Benefits offered by this job

CAO Gemeenten schaal 9

IKB 17,05% brutosalaris

Job summary

Gemeente Utrecht zoekt een Bestuursassistent ter ondersteuning van bestuurders binnen de afdeling Bestuursondersteuning op het Stadskantoor in Utrecht. Je werkt nauw samen met collega-bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs en bewaart het overzicht in een dynamische werkomgeving.

De opdrachtgever biedt een tijdelijke aanstelling ter vervanging van een zieke medewerker, met kans op verlenging.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau, verkregen via opleiding of ruime ervaring.
• Ruime relevante ervaring met ondersteuning van een bestuur/bestuurder; ervaring binnen een gemeente of (semi-)overheid is een harde eis.
• Digitaal vaardig; bekend met Outlook, iBabs, een zaaksysteem en Teams.
• Beschikbaar op woensdag of vrijdag.
• Organisatorisch sterk, proactief, stressbestendig en politiek sensitief.
• Teamspeler met een dienstverlenende instelling en positieve houding.

Responsibilities

• Beheren van de agenda's van één of meerdere bestuurders, met oog voor veranderende prioriteiten en tijdige beschikbaarheid van stukken.
• Optreden als eerste aanspreekpunt voor bestuurders, collega's, externe partners en inwoners en helder communiceren over afspraken en lopende zaken.
• Zelfstandig afhandelen van mailverkeer, met oog voor urgentie en vertrouwelijkheid.
• Signaleren van knelpunten in agenda's en werkprocessen en komen met praktische oplossingen.
• Bijdragen aan een soepel verlopend secretariaat en een positieve werksfeer binnen de afdeling Bestuursondersteuning.
• Flexibel inspringen waar nodig, ook bij wisselende werkdruk en veranderende opdrachten.

Skills

Bestuursondersteuning

Overheidservaring

Communicatieve vaardigheden

Stressbestendig

Politiek bewustzijn

Education

HBO-werk- en denkniveau

Tools

Outlook

iBabs

Zaaksysteem

Teams

Job description

Reageren kan tot 19 oktober 2026.

Over de functie

Voor onze opdrachtgever, de Gemeente Utrecht, zijn wij op zoek naar een Bestuursassistent. In deze rol ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces van de afdeling Bestuursondersteuning. Je werkt nauw samen met andere bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs om bestuurders optimaal te ondersteunen. Geen dag is hetzelfde: je schakelt soepel tussen verschillende taken en portefeuilles, bewaart het overzicht en zorgt voor rust en structuur, ook wanneer de werkdruk hoog is.

Wat ga je doen?

• Beheren van de agenda's van één of meerdere bestuurders, met oog voor veranderende prioriteiten en tijdige beschikbaarheid van stukken.
• Optreden als eerste aanspreekpunt voor bestuurders, collega's, externe partners en inwoners en helder communiceren over afspraken en lopende zaken.
• Zelfstandig afhandelen van mailverkeer, met oog voor urgentie en vertrouwelijkheid.
• Signaleren van knelpunten in agenda's en werkprocessen en komen met praktische oplossingen.
• Bijdragen aan een soepel verlopend secretariaat en een positieve werksfeer binnen de afdeling Bestuursondersteuning.
• Flexibel inspringen waar nodig, ook bij wisselende werkdruk en veranderende opdrachten.

Jouw profiel

• Je hebt hbo werk- en denkniveau, opgedaan via een afgeronde opleiding of door ruime ervaring in een vergelijkbare rol.
• Je hebt ruime relevante werkervaring met het ondersteunen van een bestuur of bestuurder; ervaring binnen een gemeente of (semi-)overheid is een harde eis.
• Je bent digitaal vaardig en bekend met systemen zoals Outlook, iBabs, een zaaksysteem en Teams, of je maakt je deze snel eigen.
• Je bent beschikbaar op in ieder geval woensdag of vrijdag.
• Je bent organisatorisch sterk, proactief, stressbestendig en politiek sensitief.
• Je bent een echte teamspeler met een dienstverlenende instelling, een positieve houding en een gezond gevoel voor humor.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende opdracht bij de Gemeente Utrecht, binnen de dynamische afdeling Bestuursondersteuning op het Stadskantoor.
• Een tijdelijke opdracht ter vervanging van een zieke medewerker, met optie tot verlenging.
• Een werkplek op de 20ste verdieping van het Stadskantoor in Utrecht, met mogelijkheid om 1 à 2 dagen per week thuis te werken.
• Een hecht en inclusief team dat diversiteit in achtergronden en ervaringen omarmt.
• Een aanstelling in schaal 9 (CAO Gemeenten), met een bruto maandsalaris bij fulltime tussen € 3.568 en € 5.096, aangevuld met een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het brutosalaris.
• Een opdracht voor 24 tot 32 uur per week, met startdatum zo spoedig mogelijk tot en met 31 december 2026.