Beleidsondersteuner Kabinet en Representatie

Yer; 's-Hertogenbosch; Hybrid; EUR 22,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

Salaris

Vakantiedagen

Vakantietoeslag

13e maand

Pensioenregeling

Overurenregeling

Contract of ZZP mogelijk

Uitdagingen ruimtelijk domein

Begeleiding

Coachingtraject

Job summary

Gemeente 's-Hertogenbosch zoekt een Beleidsondersteuner Kabinet en Representatie. Je ondersteunt het team Kabinet en Representatie bij administratieve en beleidsondersteunende werkzaamheden en speelt een cruciale rol bij Koninklijke Onderscheidingen en de representatielijst voor het college.

Je werkt in een team met een senior-adviseur Kabinetszaken en een adviseur Kabinetszaken en een medewerker Kabinetszaken.

Qualifications

• Ervaring met Djuma is een harde eis.
• Goede beheersing van Microsoft Office.
• Affiniteit met gemeentelijke processen en bestuurlijke besluitvorming.
• Ervaring binnen een gemeente of overheidsorganisatie is een sterke pre.
• Kennis van of ervaring met procedures rondom Koninklijke Onderscheidingen is een voordeel.
• Communicatief sterk.
• Zorgvuldig en gestructureerd.
• Bestuurlijk sensitief.
• In staat overzicht te creëren en te behouden.
• Toegankelijk en betrokken. Resultaatgericht en hands-on.
• Teamspeler die ook zelfstandig kan werken.
• Durft zaken te signaleren en bespreekbaar te maken.
• Ziet werk liggen en pakt dit proactief op.

Responsibilities

• Ondersteunen bij de behandeling en voorbereiding van aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen.
• Controleren en beoordelen van aanvragen op volledigheid en juistheid.
• Uitvoeren van administratieve en beleidsondersteunende werkzaamheden voor het college van burgemeester en wethouders.
• Wekelijks verwerken en actueel houden van de representatielijst.
• Contact onderhouden met aanvragers van Koninklijke Onderscheidingen, interne collega's en externe beoordelende instanties.
• Signaleren van knelpunten en actief bijdragen aan verbeteringen in processen.
• Ondersteunen van collega's tijdens een periode van hoge werkdruk en grote aantallen aanvragen.

Skills

Djuma

Microsoft Office

Communicatief sterk

Zorgvuldig

Teamspeler

Proactief

Tools

Djuma

Microsoft Office

Job description

Vacatures Beleidsondersteuner Kabinet en Representatie

Beleidsondersteuner Kabinet en Representatie

Gemeente 's-Hertogenbosch is op zoek naar een Beleidsondersteuner Kabinet en Representatie

6 dagen geleden is deze vacature geplaatst

Ben jij een georganiseerde en proactieve ondersteuner die graag werkt in een bestuurlijke omgeving? Vind je het leuk om administratieve processen zorgvuldig te beheren, overzicht te houden en samen met collega's resultaten te behalen? En ben jij de aangegeven periode parttime beschikbaar? Dan is Magnit voor Gemeente s’-Hertogenbosch op zoek naar jou! Wat ga je doen? Als Beleidsondersteuner Kabinet en Representatie ondersteun je het team Kabinet en Representatie bij administratieve en beleidsondersteunende werkzaamheden. Je speelt een belangrijke rol in het proces rondom Koninklijke Onderscheidingen en de administratieve verwerking van de representatielijst van het college van burgemeester en wethouders. Je werkt binnen een team bestaande uit een senior-adviseur Kabinetszaken, een adviseur Kabinetszaken en een medewerker Kabinetszaken. Samen met de medewerker Kabinetszaken vorm je een duo, waarbij dossiers zorgvuldig worden overgedragen en gezamenlijk worden afgerond. Goede afstemming en teamwork zijn daarbij essentieel.

Jouw werkzaamheden

• Ondersteunen bij de behandeling en voorbereiding van aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen.
• Controleren en beoordelen van aanvragen op volledigheid en juistheid.
• Uitvoeren van administratieve en beleidsondersteunende werkzaamheden voor het college van burgemeester en wethouders.
• Wekelijks verwerken en actueel houden van de representatielijst.
• Contact onderhouden met aanvragers van Koninklijke Onderscheidingen, interne collega's en externe beoordelende instanties.
• Signaleren van knelpunten en actief bijdragen aan verbeteringen in processen.
• Ondersteunen van collega's tijdens een periode van hoge werkdruk en grote aantallen aanvragen.

Hoe ziet een gemiddelde werkweek eruit?

Je bent vooral bezig met het verwerken, controleren en opvolgen van aanvragen. iedere aanvraag vraagt om een zorgvuldige beoordeling en onderzoek naar de volledigheid van de informatie. Daarnaast werk je samen met collega's aan de representatielijst van het college en ondersteun je bij diverse kabinetszaken. Op dit moment is er sprake van een piek in het aantal aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen. Daarom zoeken we iemand die snel kan schakelen, prioriteiten stelt en direct bijdraagt aan het behalen van resultaten. Wanneer ben je succesvol? Na drie maanden heb je je weg gevonden binnen de processen en het team. Je levert zichtbaar resultaat in de afhandeling van aanvragen, werkt effectief samen met collega's en draagt actief bij aan het verminderen van de werkvoorraad. Daarnaast signaleer je verbeterpunten, neem je initiatief en help je het team verder met jouw inzet en betrokkenheid. Kortom: Gemeente s’-Hertogenbosch zoekt een praktische en daadkrachtige ondersteuner die energie krijgt van samenwerken, zorgvuldig werkt en graag een belangrijke bijdrage levert binnen een bestuurlijke omgeving.

Over het bedrijf

Soms lijken de verhalen wel sprookjes. Maar bij gemeente 's-Hertogenbosch maken ze het ook echt waar. Als gemeente zijn ze op meerdere vlakken toonaangevend in Nederland en hebben ze nog veel uitdagende opgaven liggen voor de samenleving waar jij een belangrijke rol in kunt hebben. Ga echt samenwerken met collega’s, initieer en realiseer. Of je nu beleidsmedewerker bent, handhaver, verkeerskundige, projectleider, consulente of chauffeur afvalstoffendienst, ze werken allemaal samen aan een betere samenleving waarin de burgers van de gemeente de hoofdrol spelen.

Kennis en ervaring

• Ervaring met Djuma is een harde eis.
• Goede beheersing van Microsoft Office.
• Affiniteit met gemeentelijke processen en bestuurlijke besluitvorming.
• Ervaring binnen een gemeente of overheidsorganisatie is een sterke pre.
• Kennis van of ervaring met procedures rondom Koninklijke Onderscheidingen is een voordeel.
• Communicatief sterk.
• Zorgvuldig en gestructureerd.
• Bestuurlijk sensitief.
• In staat overzicht te creëren en te behouden.
• Toegankelijk en betrokken. Resultaatgericht en hands-on.
• Teamspeler die ook zelfstandig kan werken.
• Durft zaken te signaleren en bespreekbaar te maken.
• Ziet werk liggen en pakt dit proactief op.

Beschikbaarheid

• Het betreft een parttimefunctie van 20 uur per week, verdeeld over 2,5 werkdag. Voor een goede aansluiting op de werkzaamheden gaat de voorkeur uit naar beschikbaarheid op:
• Maandag;
• Dinsdag; Woensdagochtend (sterke voorkeur vanwege de verwerking van de representatielijst na het college);
• Donderdag.

De exacte invulling van de werkdagen is bespreekbaar.

Je werkt samen met een team enthousiaste collega’s binnen het ruimtelijk domein en mag daarbij rekenen op een goede balans tussen werk en privé. We belonen jouw inzet en prestaties bovendien met een aansprekend salaris en aantrekkelijke extra’s. Onze arbeidsvoorwaarden op een rij:

• Concurrerend vast salaris, afhankelijk van kennis en ervaring;
• 25 vakantiedagen en 8,33% vakantietoeslag;
• 7,55% 13e maand uitkering;
• Goede pensioenregeling;
• Extra-urenregeling: uitbetaling in salaris of tijd voor tijd;
• Bovenstaand geldt bij samenwerking op contract, ZZP is natuurlijk ook mogelijk;
• Doorlopend uitdagende opdrachten in het ruimtelijk domein;
• Intensieve en persoonlijke begeleiding;
• Kans op deelname aan een persoonlijk coachingstraject;