Baliemedewerker OK-bureau

InteraktContour; Utrecht; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Job summary

InteraktContour zoekt een receptioniste voor het OK-bureau van het UMC. Je start elke ochtend op een van drie locaties en verwelkomt patiënten bij de balie, controleert namen en geboortedata, en bewaakt planningen in HIX.

Je beheert de gezamenlijke mailbox en telefoons, past wijzigingen direct aan en stemt af met OK-planning om spoedpatiënten tijdig te plaatsen. Je ondersteunt bezoekers en co-assistenten bij registratie en houdt de workflow strak.

Qualifications

• HAVO/MBO werk- en denkniveau vereist.
• Kennis van medische terminologie is een plus.
• Ervaring met Outlook, Excel, Word en HIX.
• Stressbestendig en goed kunnen multitasken.

Responsibilities

• Ontvangst van patiënten bij de balie en begroeten.
• Controleren van namen, geboortedata en nuchterheidsstatus.
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en telefoons.
• Aanpassen van wijzigingen in HIX en afstemmen met OK-planning.
• Registratie van bezoekers en vragen van co-assistent beantwoorden.
• Backoffice: bijwerken van het sessierooster.

Skills

Gastvrij

Stressbestendig

Teamplayer

Multitasken

Initiatief tonen

Communicatief sterk

Education

HAVO/MBO niveau

Tools

Outlook

Excel

Word

HIX

Job description

Op het OK-bureau is geen dag hetzelfde. Jij bent het gezicht van het OK-complex van het UMC. Het gaat verder dan administratieve taken; het is een veelzijdige rol met impact.

Dit ga je doen

Je start je dag op een van de drie locaties: de dagbehandeling (F0), de receptie voor klinische patiënten (F4) of het Vascular Acces Service (C4 west). Bij aankomst zet je de computer aan en controleer je de eerste afspraken en schema’s. Al snel meldt zich de eerste patiënt bij de balie. Je heet hen welkom, vraagt naar naam en geboortedatum en controleert belangrijke zaken zoals de nuchterheidsstatus.

Gedurende de dag beheer je de gezamenlijke mailbox en beantwoord je telefoontjes van collega’s en afdelingen. Als er wijzigingen in het OK-programma zijn, pas je deze direct aan in HIX, zodat alles soepel verloopt. Wanneer spoedpatiënten worden aangemeld, stem je snel af met de OK-planning om iedereen op tijd op de juiste plek te krijgen.

Tussen de afspraken door help je bezoekers met registratie of een co-assistent met vragen over hun inschrijving. Ondertussen houd je het overzicht op de patiëntenstroom en zorg je ervoor dat alle administratieve taken correct worden uitgevoerd. Aan het einde van je werkdag trek je je terug naar de backoffice en werk je het sessierooster bij en zorg je dat alles klaarstaat voor de volgende dag.

Hier ga je werken

Je werkt in een klein, hecht team van zeven vaste collega’s. Samen zorgen jullie voor een hartelijke ontvangst van patiënten en bezoekers, efficiënte administratieve processen en ondersteuning van het OK-personeel.

De afdeling maakt deel uit van de divisie Vitale Functies en omvat drie locaties: de dagbehandeling (F0), receptie voor klinische patiënten (F4) en het Vascular Acces Service (C4 west).

Samen zijn wij de kracht om het bureau soepel te laten draaien en de beste service te bieden, zowel aan de patiënten en bezoekers als aan onze collega’s.

Dit neem je mee

Voor deze rol zoeken wij iemand die:

• Beschikt over een HAVO/MBO werk- en denkniveau.
• Kennis heeft van de medische terminologie.
• Ervaring heeft met Outlook, Excel, Word en HIX.
• Stressbestendig is en goed kan multitasken en prioriteiten stellen.
• Zowel een teamspeler is als zelfstandig kan werken en initiatief toont. Dat is belangrijk, omdat je in een klein team werkt waarbij je soms ook alleen zit en eigen initiatief verwacht wordt.
• Gastvrij, representatief en communicatief sterk is, passend bij jouw rol als visitekaartje van de afdeling.
• Flexibel en proactief omgaat met de afwisseling in contacten en werkzaamheden.

Met deze eigenschappen zorg je voor een soepel verloop van de werkzaamheden op het OK-bureau en draag je bij aan een fijne ervaring voor patiënten, bezoekers en collega’s.