Assistant Office Manager

Harborn; Rotterdam; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Part time

Benefits offered by this job

NS Business Card / 0,40 per km

Verjaardag vrij

€1.000 opleidingsbudget per jaar

Maandelijkse keynotes & workshops

Teamactiviteiten & borrels

Job summary

Harborn zoekt een Assistent Office Manager die nauw samenwerkt met de office manager. Je zorgt voor een prettige kantooromgeving, ondersteunt bij dagelijkse taken en helpt bij interne evenementen. Je werkt 24 uur per week, verdeeld over drie dagen, bij voorkeur maandag tot en met woensdag of donderdag.

Je leert elke dag bij en werkt in een dynamische tech-omgeving in Rotterdam. Een representieve houding en organisatorische skills zijn essentieel, en ervaring in een vergelijkbare kantoorrol is

Qualifications

• Mbo+ werk- en denkniveau is vereist.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Ervaring met kantooradministratie is een pré.
• Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
• Proactieve houding en zelfstandig kunnen werken.

Responsibilities

• Een verzorgde, gastvrije en representatieve kantooromgeving creëren en bezoekers welkom heten.
• Dagelijkse lunch regelen en tijdig klaarzetten.
• Keuken/vergaderruimtes schoon en uitnodigend houden.
• Bezoekers, collega's en leveranciers gastvrij ontvangen.
• Voorraad kantoor- en keukenbenodigdheden beheren en bestellingen plaatsen.
• Ondersteuning bij interne evenementen, zoals maandelijkse Harborrel.
• Relatiegeschenken en attenties organiseren en leveranciers aansturen.

Skills

Organisatie

Communicatieve vaardigheden

Proactief

Teamwork

Prioriteiten stellen

Education

Minimaal mbo+ werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Job description

Bij Harborn werken we met een passie voor technologie en digitale innovatie. Bij die innovatie hoort een kantoor waar alles klopt: gastvrij, verzorgd en tot in de puntjes geregeld.

Bij Harborn hebben we een vaste office manager die ervoor zorgt dat alles op kantoor soepel verloopt. Zij houdt het overzicht en is het aanspreekpunt voor collega’s, leveranciers en bezoekers. Nu we de afgelopen jaren flink zijn gegroeid, is de hoeveelheid werk simpelweg te veel geworden om alleen te doen. Daarom zoeken we jou als Assistent Office Manager.

Geen functie die je zelf vanaf de grond hoeft op te bouwen, maar een rol waarin je direct van waarde bent. Je biedt concrete ondersteuning aan onze office manager en zorgt er samen voor dat alles op kantoor goed geregeld is.

Je werkt 24 uur per week, verdeeld over drie dagen. Bij voorkeur op maandag, dinsdag en woensdag of donderdag, zodat we de week samen goed aftrappen en afronden.

Klaar om impact te maken? Wij kijken ernaar uit om jou te ontmoeten!Unieke campus op de Westblaak in Rotterdam

Ons kantoor is een plek waar creativiteit en technologie samenkomen. Midden in het hart van Rotterdam werken we in een omgeving die uitnodigt om te vernieuwen, samen te werken en te groeien. Bij Harborn vinden we persoonlijke ontwikkeling belangrijk. Je leert iedere dag bij, krijgt de ruimte om jezelf te ontwikkelen en werkt samen met collega’s die net als jij nieuwsgierig zijn en vooruit willen. Innovatie is bij ons dan ook geen loze term, maar iets wat we iedere dag in de praktijk brengen.

Ons kantoor is goed bereikbaar met het openbaar vervoer, met metrostation Beurs op loopafstand, en natuurlijk met de fiets. Je werkt midden in de stad, met leuke horeca om de hoek en de energie van Rotterdam altijd dichtbij.Werken bij Harborn moet je ervaren

Sinds 1999 bouwen wij aan de digitale wereld. Waar we ooit begonnen met websites, zijn we inmiddels uitgegroeid tot een full-service digital tech-agency met een indrukwekkend portfolio van meer dan 1.000 projecten. Ons team van 50+ tech-experts werkt aan innovatieve oplossingen: van geavanceerde bedrijfsapplicaties met AI tot robuuste en schaalbare back-end systemen.

Sinds 2024 zijn we onderdeel van EPSA Netherlands. Samen blinken we uit in kostenoptimalisatie, (operationele) transformaties en digitale en AI-oplossingen. In de drie pijlers Procurement, Business Transformation en Digital hebben we de echte sterspelers in hun niche in huis. We combineren een missie-kritische aanpak met een full-service mindset: spot on in analyses, ondernemend in oplossingen en met een sterke focus op groei.

Wat ga je doen?

Als Assistent Office Manager werk je nauw samen met onze office manager. Zij houdt het overzicht en bewaakt de grote lijnen; jij zorgt ervoor dat de dagelijkse zaken soepel verlopen en neemt werk uit handen wanneer het druk is.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Een verzorgde, gastvrije en representatieve kantooromgeving creëren waar collega's en bezoekers zich welkom voelen;
• De dagelijkse lunch verzorgen en ervoor zorgen dat alles op tijd klaarstaat;
• De keuken, pantry, vergaderruimtes en gezamenlijke ruimtes gedurende de dag schoon, netjes en uitnodigend houden;
• Bezoekers, collega's en leveranciers gastvrij ontvangen;
• De vaatvoorziening beheren en bijdragen aan een opgeruimde werkomgeving;
• Periodieke schoonmaakwerkzaamheden uitvoeren, zoals het reinigen van de koelkast, lades en andere keukenvoorzieningen;
• De voorraad kantoor- en keukenbenodigdheden beheren en tijdig nieuwe bestellingen plaatsen;
• Boodschappen en andere kantoorbenodigdheden inkopen;
• Relatiegeschenken, cadeaukaarten en andere attenties voor collega's en relaties organiseren;
• Ondersteuning bieden bij de organisatie van interne evenementen, personeelsactiviteiten en bijeenkomsten, waaronder de maandelijkse Harborrel;
• Facilitaire behoeften signaleren, leveranciers aansturen en meedenken over verbeteringen op kantoor;
• Collega's ondersteunen bij praktische vragen of verzoeken.

Wat breng je mee?

Je bent iemand die energie krijgt van organiseren, ontzorgen en het creëren van een prettige werkomgeving. Je ziet wat er moet gebeuren voordat iemand anders het opmerkt en houdt moeiteloos meerdere ballen tegelijk in de lucht. Je werkt graag samen, schakelt makkelijk en vindt het leuk om collega's te helpen. Omdat je er drie dagen per week bent, kun je goed prioriteiten stellen en zorg je ervoor dat alles wat aandacht nodig heeft goed wordt opgevolgd en overgedragen

Daarnaast beschik je over:

• Minimaal mbo+ werk- en denkniveau;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Een gastvrije, representatieve en servicegerichte instelling;
• Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail;
• Een proactieve houding en het vermogen om samen met de office manager prioriteiten te stellen én zelfstandig door te pakken;
• Goede communicatieve vaardigheden en plezier in samenwerken;
• Ervaring met Microsoft Office is een pré;
• Ervaring in een vergelijkbare facilitaire, hospitality- of office supportfunctie is een pré.

Wat bieden wij jou?

Wij bieden een fijne en gezellige werksfeer, met toffe maandelijkse Harborrels, ontbijt en lunch op kantoor en een prachtig nieuw kantoor in hartje Rotterdam.

Onze enthousiaste collega's zijn de sleutel tot ons succes. We zijn groot genoeg voor het echte werk, maar ook klein genoeg om persoonlijk en wendbaar te blijven. Je komt terecht in een organisatie waar je energie van krijgt en waar samenwerken, betrokkenheid en werkplezier centraal staan.

Daarnaast bieden wij jou een mooi totaalpakket van arbeidsvoorwaarden waaronder;

• Een contract voor 24 uur per week, verdeeld over drie dagen.
• Een uitstekend salaris, passend bij jouw kennis, ervaring en potentieel – er is ruimte voor groei als jij die meebrengt.
• NS Business Card, of liever op de fiets? Dan ontvang je €0,40 per km.
• Vrij op of rond je verjaardag – een cadeautje van ons!
• €1.000 opleidingsbudget per jaar om jezelf te blijven ontwikkelen.
• Maandelijkse keynotes & workshops over digitale innovatie.
• Teamactiviteiten & borrels in een inspirerend kantoor in hartje Rotterdam.

We zijn een werkgever met gelijke kansen en moedigen iedereen aan om te solliciteren, ongeacht persoonlijke kenmerken. Onze focus op 'samen groeien' omvat ieders unieke talenten en perspectieven.

Nog steeds enthousiast?