Office Manager

T & S Klimaattechniek B.V.; Woerden; On-site; EUR 33,000 - 41,000; Full time

Benefits offered by this job

25 vakantiedagen

13 adv-dagen

Job summary

T & S Klimaattechniek B.V. in Woerden zoekt een administratieve kracht voor drie dagen per week die het kantoor draaiende houdt. Techniek hoef je niet te kennen; jouw taak is de urenregistratie, factuurcontrole en het bijhouden van systemen zoals Syntess.

Je werkt van maandag tot vrijdag met maandag en vrijdag vastgelegd, 24 uur verdeeld over drie dagen. Je houdt de website bij, verwerkt inkoopfacturen en zorgt dat de kantoorvoorraad klopt. Start op jaarcontract met uitzicht op vaste aanstelling.

Qualifications

• MBO 3/4 en minimaal 5 jaar ervaring in een administratieve of ondersteunende rol.
• Je snapt hoe een bedrijf werkt en wat een factuur inhoudt.
• Je werkt nauwkeurig zonder voortdurende controle.
• Je durft mensen aan te spreken, ook bij de vijfde keer.
• Je weet hoe je met systemen omgaat en leert snel een nieuw pakket.
• Beschikbaar op maandag en vrijdag.

Responsibilities

• De urenregistratie van de monteurs: binnenhalen, controleren en verwerken; achteraan als ze niet indienen.
• De blackboxen in de bussen controleren en gegevens in de systemen nalopen.
• Nieuwe installaties aanmaken in Syntess zodat alles terug te vinden is.
• Inkoopfacturen inboeken; betalingen blijven bij een collega.
• De website en de werkenbij-site bijhouden: vacatures, teksten en nieuws.
• Het kantoor laten draaien: voorraad en bestellingen tot de bouwvakborrel.

Skills

Nauwkeurig werken

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO 3/4

Tools

Syntess

Job description

Als er op maandag niemand achter de uren aan zit, weet op vrijdag niemand wat er gefactureerd moet worden.

T&S Klimaattechniek in Woerden bouwt en onderhoudt koel- en klimaatinstallaties voor datacenters, retail en farmacie. Tien monteurs rijden dagelijks het land in. Het kantoor daarachter is bewust klein gehouden. Dat betekent dat wat jij doet, niemand anders doet.

Wij zoeken iemand voor drie dagen in de week die de administratie draaiende houdt en tegelijk zorgt dat het kantoor loopt. Techniek hoef je niet te kennen.

• De urenregistratie van de monteurs: binnenhalen, controleren en verwerken. En erachteraan als iemand ze niet op tijd indient;
• De blackboxen in de bussen controleren en de gegevens in de systemen nalopen;
• Nieuwe installaties aanmaken in Syntess, zodat alles wat wij plaatsen ook terug te vinden is;
• Inkoopfacturen inboeken. De betalingen zelf blijven bij een collega, jij zorgt dat de basis klopt;
• De website en de werkenbij-site bijhouden: vacatures, teksten en nieuws;
• Het kantoor laten draaien. Van de voorraad en de bestellingen tot de bouwvakborrel, die staat ook op jouw naam.

Het gaat ons om wat je ziet

Het meeste van dit werk is routine, en juist daarom valt op als er iets niet klopt. Een monteur die zijn uren niet heeft ingevuld. Een factuur die twee keer binnenkomt. Een installatie die nog nergens in het systeem staat. We verwachten niet dat je het allemaal zelf oplost. We verwachten wel dat je het ziet, dat je het meldt en dat je er achteraan gaat tot het geregeld is. Ook als iemand drie keer niet reageert.

Wat voor bedrijf dit is

Je rapporteert rechtstreeks aan Niels, onze directeur. Geen afdelingshoofd, geen overleg over een overleg. Zie je dat iets handiger kan, dan zeg je het en dan regelen we het.

Je komt in een bedrijf met vooral monteurs. De toon is direct, er wordt gelachen en er wordt hard gewerkt. Je hoeft geen verstand van koeltechniek te hebben. Je moet wel weten hoe je met deze mensen omgaat en wanneer je moet doorpakken.

Wat wij regelen

• €3.000 tot €3.700 bruto per maand op fulltime basis. Waar je start hangt af van je ervaring.
• 24 uur in drie dagen. Maandag en vrijdag liggen vast, want dat zijn de dagen waarop de week begint en wordt afgesloten. De derde dag kies je zelf.
• 25 vakantiedagen en 13 adv-dagen op fulltime basis, naar rato bij 24 uur. Pensioen via de CAO Technisch Installatiebedrijf;
• Je start op een jaarcontract en onze bedoeling is dat je blijft. Verlengen naar onbepaalde tijd is waar we op mikken, niet iets waar je jaren op wacht;
• Syntess ken je waarschijnlijk niet, dat is geen probleem. Dat leer je hier;
• Ruimte om de rol groter te maken. Wat je erbij pakt en aankunt, wordt van jou.

Wat je meeneemt

• MBO 3 of 4 en minimaal 5 jaar ervaring in een administratieve of ondersteunende rol. Dit is geen startersfunctie;
• Je snapt hoe een bedrijf werkt. Dat een factuur ergens vandaan komt, dat uren geld zijn en dat de deadline van een ander ook jouw deadline is;
• Je werkt nauwkeurig zonder dat iemand je hoeft te controleren;
• Je durft mensen aan te spreken, ook voor de vijfde keer;
• Je bent handig met systemen. Welk pakket je nu kent maakt minder uit dan hoe snel je een nieuw pakket oppakt;
• Beschikbaar op maandag en vrijdag.