Afdelingssecretaris VVH

Flits Interim; Zoetermeer; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

Gemeente Zoetermeer zoekt een proactieve en zelfstandige afdelingssecretaris die vier teammanagers ondersteunt bij tactische en strategische werkzaamheden. Je bereidt stukken voor, voert analyses uit en legt zo de basis voor beleids- en ontwikkeltrajecten.

Je werkt niet leidinggevend maar zorgt ervoor dat vraagstukken en plannen goed zijn voorbereid. De functie is ingebed in de gemeentelijke organisatie en vereist minimaal 3 jaar ervaring als secretaris binnen een overheidsorgaan en 1 jaar

Qualifications

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een overheidsorganisatie.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een gemeentelijke organisatie.
• Minimaal een afgeronde WO-bachelor opleiding.
• Beschikbaar per 7 september 2026 voor gemiddeld 24 uur per week.
• Ervaring met veiligheidsvraagstukken zoals openbare orde en bestuurlijke instrumenten.

Responsibilities

• Notities, adviezen en managementstukken opstellen over formatie, capaciteit, begroting en financiën.
• Ondersteunen bij personele vraagstukken door signalering, voorbereiding en voortgangsbewaking.
• Opzetten voor afdelings-, jaar-, team- en ontwikkelplannen maken.
• Verzamelen, analyseren en verwerken van managementinformatie.
• Strategische doelen vertalen naar concrete acties, plannen en rapportages.
• Voortgang, afspraken en deadlines bewaken.
• Ondersteunen bij verandertrajecten en organisatieontwikkeling.
• Fungeren als sparringpartner voor teammanagers.

Skills

Analytisch

Secretariservaring

Teamondersteuning

Education

WO bachelor

Job description

Functieomschrijving

Wij zoeken een proactieve en zelfstandige afdelingssecretaris die vier teammanagers ondersteunt bij tactische en strategische werkzaamheden. Je ontlast de teammanagers door voorbereidende werkzaamheden op te pakken, analyses uit te voeren, stukken te schrijven en de basis te leggen voor beleids- en ontwikkeltrajecten. Je bent geen leidinggevende en hebt geen personele verantwoordelijkheid, maar zorgt ervoor dat vraagstukken, plannen en gesprekken goed zijn voorbereid.

• Opstellen van notities, adviezen en managementstukken over onder meer formatie, capaciteit, begroting en financiën.
• Ondersteunen bij (personele) vraagstukken door signalering, voorbereiding en voortgangsbewaking.
• Maken van eerste opzetten voor afdelingsplannen, jaarplannen, teamplannen en ontwikkelplannen.
• Verzamelen, analyseren en verwerken van managementinformatie.
• Vertalen van strategische doelen naar concrete actiepunten, plannen en rapportages.
• Bewaken van voortgang, afspraken, deadlines en actiepunten.
• Ondersteunen bij verandertrajecten, teamontwikkeling en organisatieontwikkeling.
• Fungeren als sparringpartner voor de teammanagers op organisatorische en procesmatige vraagstukken.

De door opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden zijn ingebed in de organisatie van opdrachtgever en/of worden ook (deels of geheel) verricht door werknemer(s) die in loondienst bij opdrachtgever werkzaam zijn. Uit de volgende organisatorische afspraken en voorwaarden blijkt waarom dit het geval is.

• Opdrachtnemer neemt deel aan reguliere werkoverleggen;
• Opdrachtnemer legt verantwoording af aan de opdrachtgever of een leidinggevende;
• Er wordt gewerkt in team verband.

Functie-eisen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een overheidsorganisatie;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een gemeentelijke organisatie;

Pré / Wensen

• Minimaal een afgeronde WO-bachelor opleiding;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris op het vlak van veiligheid binnen een 100. 00+ gemeente;
• Aantoonbare werkervaring met grootstedelijke veiligheidsproblematiek, openbare orde, ondermijning, zorg & veiligheid en bestuurlijke instrumenten. Benoem per onderdeel duidelijk in het cv waar deze zijn opgedaan;
• Beschikbaar per 7 september 2026 voor gemiddeld 24 uur per week.

Competenties

Analytisch; Initiatiefrijk; Organisatiesensitief; Samenwerkingsgericht; Plannings- en organisatievermogen; Oordeelsvorming; Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid; Resultaatgerichtheid.

Over Gemeente Zoetermeer

Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!