Administratief medewerker

Westcoaching B.V.; Netherlands; Remote; EUR 29,000 - 41,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

Pensioen via PFZW

Reiskostenvergoeding

Job summary

Westcoaching B.V. zoekt een backoffice medewerker die administratieve en ondersteunende processen achter de schermen soepel laat verlopen. Je verbindt frontoffice, HR, finance en zorgcoördinatie door gestructureerd en nauwkeurig te werken.

Je beheert cliëntgegevens, verwerkt documenten en bewaakt deadlines. Er wordt gewerkt aan continue procesverbeteringen en documentbeheer binnen de backoffice.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar ervaring in een administratieve of backofficefunctie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Ervaring met digitale cliëntsystemen en MS Office.
• Ervaring met geautomatiseerde registratie- en planningssystemen is een pré.

Responsibilities

• Beheren en actualiseren van cliëntgegevens in het registratiesysteem, conform AVG en interne kwaliteitsnormen.
• Voorbereiden, controleren en verwerken van administratieve documenten zoals trajectdossiers, contracten en rapportages.
• Bewaken van administratieve deadlines en signaleren van ontbrekende of foutieve informatie.
• Ondersteunen van collega’s in zorg, HR en finance door het tijdig aanleveren van gegevens en signalen.
• Bijdragen aan procesverbeteringen en het actueel houden van handleidingen en werkprotocollen.
• Verzorgen van documentbeheer, archivering en voorraadbeheer binnen de backoffice.
• Meedenken in projectmatige verbeteringen en het testen en invoeren van nieuwe functionaliteiten in systemen.

Skills

Backoffice ervaring

Nauwkeurig

Teamwork

Procesgericht denken

Communicatie (NL)

Education

MBO-opleiding niveau 4 (administratief / officemanagement)

Tools

MS Office

Outlook

Word

Excel

Job description

Als medewerker backoffice bij Westcoaching vervul je een centrale en onmisbare rol in de ondersteuning van onze zorg- en begeleidingsprocessen. Je zorgt ervoor dat alle administratieve, organisatorische en ondersteunende processen achter de schermen soepel, zorgvuldig en tijdig verlopen. Dankzij jouw inzet kunnen collega’s in de uitvoering zich volledig richten op hun werk met jeugdigen en gezinnen.

Je bent verantwoordelijk voor het beheren, verwerken en bewaken van administratieve informatie rond cliënten, dossiers, trajecten en contracten. Daarbij fungeer je als verbindende schakel tussen verschillende afdelingen zoals frontoffice, HR, finance en zorgcoördinatie. Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en denkt actief mee over hoe processen slimmer of efficiënter ingericht kunnen worden.

• Beheren en actualiseren van cliëntgegevens in het registratiesysteem, conform AVG en interne kwaliteitsnormen.
• Voorbereiden, controleren en verwerken van administratieve documenten zoals trajectdossiers, contracten en rapportages.
• Bewaken van administratieve deadlines en signaleren van ontbrekende of foutieve informatie.
• Ondersteunen van collega’s in zorg, HR en finance door het tijdig aanleveren van gegevens en signalen.
• Bijdragen aan procesverbeteringen en het actueel houden van handleidingen en werkprotocollen.
• Verzorgen van documentbeheer, archivering en voorraadbeheer binnen de backoffice.
• Meedenken in projectmatige verbeteringen en het testen en invoeren van nieuwe functionaliteiten in systemen.

Jij brengt mee

• Afgeronde MBO-opleiding niveau 4, bij voorkeur administratief of officemanagement.
• Minimaal 2 jaar ervaring in een administratieve of backofficefunctie, bij voorkeur binnen zorg of maatschappelijke dienstverlening.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Ervaring met digitale (cliënten)systemen en MS Office (Outlook, Word, Excel).
• Ervaring met geautomatiseerde registratie- en planningssystemen is een pré.

Deze rol past bij je als je…

• graag achter de schermen het verschil maakt met goed georganiseerde processen;
• overzicht en structuur weet te behouden, ook bij drukte;
• nauwkeurig werkt en oog hebt voor het grotere geheel;
• verantwoordelijkheid neemt voor kwaliteit en continuïteit;
• energie krijgt van samenwerken met verschillende afdelingen;
• initiatief toont en verbetervoorstellen aandraagt;
• nieuwsgierig bent naar procesoptimalisatie en vernieuwing.

Arbeidsvoorwaarden (loondienst)

Screening: Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), diplomacheck en referentiecheck zijn standaard onderdeel van de procedure.

• Salaris: CAO Jeugdzorg schaal 6 (€ 2.630 – € 3.690 bruto p/m o.b.v. 36 uur, afhankelijk van ervaring).
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Pensioen via PFZW.
• Reiskostenvergoeding € 0,23/km woon–werk of OV-vergoeding.
• Verlof conform CAO (incl. zorg- en ouderschapsverlof).
• inzet op zzp-basis voor een afgesproken periode.