Adjunct-bestuurssecretaris

Albeda; Rotterdam; Hybrid; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

8,33% eindejaarsuitkering

laptop en mobiele telefoon

cafetariasysteem arbeidsvoorwaarden

fietsvergoeding

sportcontributie

scholing

Job summary

Albeda zoekt een energieke en gestructureerde collega die het college van bestuur optimaal kan adviseren en ondersteunen. Je werkt nauw samen met de bestuurssecretaris en haar team en bewaakt deadlines en kwaliteit van stukken.

In deze rol werk je aan de voorbereiding van besluitvorming, coördineer je acties en zorg je voor duidelijke communicatie tussen bestuur, directies en externe relaties. Een relevante HBO/academische achtergrond is vereist.

Qualifications

• Een HBO- of academisch werk- en denkniveau.
• Structuur, analyse en secuur werken.
• Communicatief sterk met interne en externe stakeholders.
• Affiniteit met mbo-onderwijs en studenten.
• Organisatiesensitief en digitaal vaardig.

Responsibilities

• Ondersteunt CvB-leden, maakt presentaties en notities.
• Redigeert beleidsdocumenten en adviezen voor besluitvorming.
• Beheert acties, follow-ups en planningen rondom vergaderingen.
• Begeleidt de voorbereiding en coördinatie van bestuurlijke overleggen.
• Zet onderwerpen uit voor het CvB en vormt de schakel tussen bestuur en directies.

Job description

Word jij blij als je zaken proactief, secuur en op tijd hebt voorbereid? Ben je goed in het stroomlijnen van werkzaamheden en processen? En wil je bijdragen aan het strategisch besluitvormingsproces van Albeda en meewerken aan de toekomst van het middelbaar beroepsonderwijs in de regio Rotterdam? Dan is dit jouw vacature!

Over Albeda | Albeda is een toonaangevende school in het middelbaar beroepsonderwijs (mbo) en volwasseneneducatie, met een sterke focus op het opleiden van vakmensen die een belangrijke rol spelen in de maatschappij. Wij bieden een breed scala aan opleidingen en begeleiden onze studenten in hun persoonlijke en professionele ontwikkeling. Albeda staat voor samenwerking, innovatie en maatschappelijke betrokkenheid en is diep geworteld in de regio Rotterdam-Rijnmond. Met 25 locaties in de regio zetten wij ons in om het beste uit onze studenten te halen, hen te verbinden met de arbeidsmarkt en hen klaar te stomen voor een duurzame toekomst.

Je komt te werken bij het Bestuursbureau van Albeda, waar je werkt met bevlogen collega’s die, ieder vanuit hun eigen expertise, het college van bestuur ondersteunen en adviseren. De lijnen zijn kort en de samenwerking is intensief. In totaal bestaat het Bestuursbureau uit 10 collega’s.

Wij zien je!

Wij zoeken een energieke, gestructureerd werkende collega, die in nauwe samenwerking met onze bestuurssecretaris en de bestuurssecretaresses het college van bestuur (CvB) optimaal kan adviseren en ondersteunen.

Wij werken samen!

Samen met de bestuurssecretaris zorg jij ervoor dat het bestuur ondersteund wordt en de besluitvormingsprocessen soepel verlopen. Met je collega’s draag je er zorg voor dat alles op rolletjes loopt, vergaderingen goed zijn voorbereid en dat stukken van goede kwaliteit zijn. Ook werk je onderwerpen uit voor het college van bestuur. Je bent op verschillende thema’s een verbindende schakel tussen bestuur en directies en je bereidt bestuurders voor op bestuurlijke overleggen.

Je werkt in een dynamische werkomgeving, waar geen dag hetzelfde is. In een gemiddelde week ben je onder andere druk met:

• Ondersteunen van de leden van het CvB - je zoekt zaken uit, signaleert, stemt af met collega’s en externe relaties, maakt presentaties en notities.
• Zorgen voor kwalitatieve documenten voor beleidsvoorbereiding en besluitvorming: redigeren van stukken en opstellen van advies- en instemmingsaanvragen.
• Afwikkelen van overleggen, zoals acties bijhouden en bijdragen aan of checken van de follow up.
• Het bieden van algemene ondersteuning, zoals het bewaken van deadlines, opstellen en bijhouden van planningen en termijnagenda’s, overzicht houden over dossiers, brieven opstellen, etc.
• Bewaken van de consistentie van beleidsdocumenten en advisering aan het CvB.
• Delen van besluiten en informatie binnen de organisatie.

De precieze verdeling van de werkzaamheden maken we in overleg met de algemene bestuurssecretaris en het bestuurssecretariaat.

Wij doen wat werkt!

In deze functie vorm je samen met de bestuurssecretaris en het bestuurssecretariaat een team dat het bestuur op diverse vlakken ondersteunt en adviseert. De lijnen zijn kort en je bent elkaars klankbord. We werken vanuit vertrouwen samen, in een werksfeer die zich kenmerkt door openheid, pragmatisme en relativering en ook vanuit eigen taakvolwassenheid en kunde.

Wij helpen elkaar!

Daarom zijn we op zoek naar iemand zoals jij. Wij zoeken een collega die:

• Een hbo- of academisch werk- en denkniveau heeft;
• Met plezier gestructureerd, analytisch en secuur werkt;
• Communicatief sterk is en met interne en externe stakeholders goed kan samenwerken. Je luistert goed, denkt proactief mee en schrijft helder;
• Affiniteit heeft met het (beroeps-)onderwijs en onze studenten;
• Organisatiesensitief is, gevoel heeft voor bestuurlijke verhoudingen, digitaal vaardig is en bij voorkeur werk- en beleidservaring heeft in een grote organisatie en een bestuurlijke omgeving.

Wij zijn overal!

Je komt te werken bij één van de meest duurzame mbo-instellingen van Nederland en daar zijn we trots op!
Je krijgt een veelzijdige functie in een dynamische en stimulerende werkomgeving bij Albeda, op onze hoofdlocatie aan de Rosestraat in Rotterdam. De functie is ingeschaald in schaal 10 met doorgroei naar 11, afhankelijk van je opleiding en ervaring.

Albeda biedt veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei via de Albeda Academie. Daarnaast profiteer je van aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals het cafetariasysteem waarmee je jouw arbeidsvoorwaardenpakket kunt afstemmen op jouw wensen. Denk aan vergoeding voor een (elektrische) fiets, sportcontributie of scholing. Bovendien organiseren we regelmatig personeelsactiviteiten. Ook faciliteren we je met een laptop en een mobiele telefoon. Je ontvangt 8% vakantiegeld en 8,33% eindejaarsuitkering. Je krijgt een aanstelling voor een jaar met daarna de mogelijkheid tot een vast dienstverband.

Albeda hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons innovatiever, creatiever en het werk leuker. Iedereen die zich herkent in het profiel wordt daarom uitgenodigd te solliciteren. Durf jij de stap naar ons te zetten?