Premises Maintenance Officer (800547)

International Committee of the Red Cross; México; Remote; MXN 180,000 - 240,000; Full time

Job summary

Comité Internacional de la Cruz Roja (CICR) en México busca un profesional administrativo con iniciativa y alto nivel de organización para gestionar documentación y trámites contables básicos.

La persona apoyará en la administración diaria, manejo de proveedores y cumplimiento de calendarios de pagos, servicios y mantenimiento, reportando directamente a la coordinación de Premises y Finanzas. Se valorará rigor, confidencialidad y trabajo en equipo.

Qualifications

• Licenciatura concluida, preferentemente en áreas económico-administrativas.
• Experiencia mínima de 2 años en administración o áreas similares.
• Conocimientos de paquetería Office (Word, Excel, Outlook).
• Inglés escrito y leído; valorado si es conversacional.
• Capacidad de gestión documental y trámites contables básicos.

Responsibilities

• Mantener actualizadas bases de datos, inventarios, expedientes y bitácoras.
• Preparar comprobaciones de caja chica y anticipos con documentos de respaldo.
• Llevar calendario de rentas, servicios y vencimientos, y presentar información a la gerencia.
• Revisar existencias y preparar pedidos de insumos.
• Redactar correos, minutas y reportes; apoyar en contabilidad y trámites administrativos.

Skills

Organización

Atención al detalle

Comunicación profesional

Gestión de múltiples tareas

Discreción

Iniciativa

Servicio al cliente

Integridad

Education

Licenciatura concluida (preferentemente en áreas económico-administrativas)

Tools

Office suite

Job description

• Mantener actualizadas las bases de datos, inventarios, expedientes físicos y digitales, bitácoras y controles del área.


• Preparar comprobaciones de caja chica y anticipos, reuniendo facturas, recibos y documentación de respaldo.


• Llevar el calendario de rentas, servicios y otros vencimientos; reunir la documentación de pago y presentar a la gerente la información completa para su revisión.


• Revisar existencias, solicitar cotizaciones y preparar pedidos de insumos de limpieza, café, cafetería y papelería, sujetos a aprobación.


• Organizar y actualizar calendarios de visitas, servicios, mantenimientos y actividades de oficinas y residencias.


• Actualizar resultado de planes de trabajo definidos por la gerente, dar seguimiento administrativo a tareas y fechas pendientes.


• Contactar a proveedores para solicitar información, coordinar citas y dar seguimiento a cotizaciones, servicios, facturas y reportes.


• Redactar correos, minutas, reportes y presentaciones; realizar tareas de archivo, escaneo, impresión y preparación de documentos.


• Brindar apoyo administrativo al área de Contabilidad en las actividades que le sean asignadas.


• Apoyar en el manejo y seguimiento de cuentas contables, de acuerdo con los procedimientos establecidos.


• Apoyar en las gestiones relacionadas con efectivo y operaciones bancarias, conforme a los procedimientos y autorizaciones correspondientes.


• Realizar actividades de facturación y dar seguimiento a la documentación correspondiente.


• Realizar trámites y diligencias administrativas ante compañías, bancos, dependencias gubernamentales, notarías, proveedores y otras instituciones.

Perfil del puesto

Buscamos a un profesional organizado, íntegro, confiable y con espíritu de equipo, que cuente con iniciativa y capacidad para gestionar documentación, realizar trámites contables y administrativos, organizar calendarios, dar seguimiento a proveedores y atender pendientes administrativos.

• Licenciatura concluida, preferentemente en áreas económico-administrativas. Se valorará contar con título profesional.


• Experiencia mínima de 2 años en administración o áreas similares.

Competencias Tecnicas

Paquetería office

Dependencias y organismos

Inglés (escrito y leído) conversacional es un plus

Es una posición administrativa, sin personal a cargo y sin funciones de gerencia. Reporta directamente a la coordinación del área de Premises para las actividades de esa área y a la Coordinación Regional Adjunta de Finanzas y Administración.

Competencias

• Organización y capacidad para gestionar y dar seguimiento a varias tareas simultáneamente.


• Atención al detalle en el manejo de documentos, cifras, fechas y registros.


• Comunicación clara y profesional, tanto oral como escrita.


• Capacidad para establecer prioridades e informar oportunamente sobre pendientes o retrasos.


• Discreción en el manejo de información confidencial.


• Iniciativa para identificar información faltante y dar seguimiento a los asuntos pendientes.


• Actitud de servicio y disposición para colaborar con proveedores y personal operativo.


• Honestidad e integridad en el desempeño de sus funciones.

El CICR está firmemente comprometido con la diversidad e inclusión, y en sus procesos de reclutamiento no hace distinción por raza, género, edad, religión, orientación sexual, identidad de género, expresión de género, y/o cualquier otra índole. Animamos a participar en nuestras convocatorias a todas las personas que cumplan con el perfil profesional solicitado