Auxiliar De Archivo

Trabajosdiarios; Xico; On-site; MXN 112,000 - 156,000; Full time

Job summary

Trabajosdiarios busca un auxiliar de gestión documental para apoyar la organización, clasificación y control de documentación física y digital en la empresa ZYXA, facilitando su consulta y conservación para las áreas correspondientes.

Entre las tareas se incluyen la digitalización, actualización de bases de datos, conservación de expedientes y elaboración de reportes de control documental, manteniendo siempre un inventario actualizado y un archivo organizado.

Responsibilities

• Recibir, clasificar y organizar documentación física y digital de las diferentes áreas.
• Integrar, ordenar y mantener actualizados los expedientes administrativos y operativos.
• Archivar documentos conforme a criterios y procedimientos de la empresa.
• Realizar captura y actualización de información en bases de datos y controles internos.
• Digitalizar documentos y mantener organizado el archivo electrónico.
• Localizar y proporcionar documentación solicitada por las áreas de la empresa.
• Controlar préstamo, consulta y devolución de expedientes y documentos.
• Verificar que expedientes estén completos e identificados.
• Mantener inventario actualizado de documentos y expedientes bajo resguardo.
• Proteger documentos para evitar pérdidas, deterioro o acceso no autorizado.
• Apoyar en la elaboración de reportes de control documental.
• Mantener el área de archivo ordenada y adecuada para conservación.

Job description

Apoyar en la organización, clasificación, resguardo y control de la documentación física y digital de ZYXA, facilitando su consulta, conservación y disponibilidad para las diferentes áreas de la empresa.

Actividades a realizar:

• Recibir, clasificar y organizar documentación física y digital de las diferentes áreas.
• Integrar, ordenar y mantener actualizados los expedientes administrativos y operativos.
• Archivar documentos de acuerdo con los criterios y procedimientos establecidos por la empresa.
• Realizar la captura y actualización de información en bases de datos y controles internos.
• Digitalizar documentos y mantener organizado el archivo electrónico.
• Localizar y proporcionar documentación solicitada por las diferentes áreas de la empresa.
• Controlar el préstamo, consulta y devolución de expedientes y documentos.
• Verificar que los expedientes se encuentren completos y correctamente identificados.
• Apoyar en la depuración y clasificación de documentación conforme a los periodos de conservación establecidos.
• Mantener un inventario actualizado de los documentos y expedientes bajo su resguardo.
• Resguardar la documentación procurando su conservación y evitando pérdidas, deterioro o acceso no autorizado.
• Apoyar en la elaboración de reportes relacionados con el control documental.
• Mantener el área de archivo ordenada y en condiciones adecuadas para la conservación de documentos.
• Colaborar con las áreas administrativas, de calidad, compras, almacén y recursos humanos en la gestión documental.