AE Project Administrator

Haskell Company; Ciudad de México; On-site; MXN 279,000 - 446,000; Full time

Job summary

Haskell es un empleador que ofrece un entorno de trabajo orientado a la excelencia y la inclusión. Buscamos un Administrador de Proyectos AE que coordine necesidades de proyecto, propuestas y soluciones para operaciones comerciales y gestión de personal.

Entre las responsabilidades se encuentran la elaboración de informes de gastos, mantenimiento de organigramas, revisión de hojas de tiempo y soporte a sistemas como EcoSys.

Qualifications

• Diploma de escuela secundaria; educación universitaria o certificación comercial aplicable preferible.
• Mínimo de tres años de experiencia en oficina/administrativa.
• Capacidad para manejar información confidencial.
• Buena organización y atención al detalle.
• Comunicación efectiva verbal y escrita.

Responsibilities

• Compila y crea informes de gastos una vez que los recibos están organizados y codificados para el reembolso.
• Actualiza y produce organigramas para la unidad de negocio asignada, proyectos y propuestas.
• Asiste en la revisión de hojas de tiempo y en la aprobación.
• Soporte de EcoSys para gerentes de ingeniería y diseño, incluida la configuración del proyecto y generación de informes.
• Formateo de especificaciones, compilación y corrección de diseño.
• Revisión final, compilación y envío de paquetes de proyecto para permisos, licitaciones y construcción.
• Preparar facturación y facturas internas y de clientes por servicios de diseño.
• Actualización de datos en Newforma y coordinación de documentos de construcción.

Skills

Organización

Atención al detalle

Comunicación verbal

Comunicación escrita

Trabajo en equipo

Education

Diploma de escuela secundaria

Tools

Microsoft Office

Excel

PowerPoint

Word

Job description

Descripción del trabajo

En Haskell, no solo te incorporas a una empresa; te unes a un lugar de trabajo de excelencia reconocido a nivel nacional, donde las perspectivas diversas y una mentalidad inclusiva impulsan resultados más sólidos. Ya sea que estés iniciando tu trayectoria, ampliando tu experiencia o liderando el camino, encontrarás una cultura fundamentada en la confianza, impulsada por la excelencia y diseñada para respaldar tus objetivos. Aquí tendrás la oportunidad, la flexibilidad y el sentido de pertenencia necesarios para desarrollar tu carrera a tu manera, al tiempo que generas un impacto real.

Alcance del Puesto

El Administrador de Proyectos AE trabaja en estrecha colaboración con el personal de arquitectura e ingeniería para coordinar adecuadamente las necesidades del proyecto, las propuestas y las soluciones de apoyo para las operaciones comerciales y la gestión eficiente del personal.

Responsabilidades del Trabajo

• Operaciones Comerciales:
  • Compila y crea informes de gastos una vez que los recibos están organizados y codificados para el reembolso.
  • Actualiza y produce organigramas para la unidad de negocio asignada, proyectos y propuestas según sea necesario.
  • Asiste en la revisión de hojas de tiempo (verificando la exactitud y los proyectos, números de cuenta apropiados, etc.) y en la aprobación.

• • Soporte de EcoSys para los gerentes de ingeniería y diseño, incluyendo la configuración del proyecto, la entrada de datos y la generación de informes.
• Operaciones de Proyectos:
  • Formateo de especificaciones, compilación, corrección de estilo, coordinación y actualización.
  • Formateo, compilación, corrección y actualización de análisis de diseño.
  • Revisión final, compilación y envío/distribución de paquetes de proyecto para Permiso, Licitación, Construcción, etc.
  • Preparar facturación cuando se solicite y facturas internas y facturas de clientes por servicios de diseño únicamente.
  • Preparación de la documentación para Órdenes de Campo, Adendas, etc.
  • Recibir, fechar y coordinar y distribuir eficientemente todos los materiales relacionados con documentos de construcción.
  • Actualizar Newforma con los datos demográficos del contrato e información adicional.

• • Registrar las horas dedicadas a prospectos sin números de proyecto y emitir solicitudes de Comprobante de Diario de Costo de Trabajo según sea necesario.

• Administración de la Construcción:
  • Crear y modificar todos los documentos relacionados para el propietario y el contratista.
  • Recibir, fechar y coordinar y distribuir eficazmente todo el material relacionado con la Administración de la Construcción.
  • Procesar Reportes de Campo, Listas de Pendientes, notas de reuniones OAC y todo otro material relacionado con la CA.

• Servicios de Personal:
  • Mantener un calendario de eventos del personal para registrar nuevas contrataciones, salidas, promociones, etc. dentro de la unidad de negocios.
  • Ayudar con la configuración de nuevos empleados (configuración de estación de trabajo con suministros apropiados, placas de identificación, teléfono, computadora, solicitudes de tecnología de usuario, tarjetas de presentación, etc.)
  • Programar reuniones y reservar salas de conferencia. Solicitar comidas para reuniones cuando se requiera. Responsable de preparar las salas de conferencia con la tecnología y los recursos apropiados, así como de la preparación y limpieza de comidas en reuniones y salas de conferencia.

• • Actualizar la hoja de cálculo de personal del proyecto según sea necesario y distribuir el informe de fechas objetivo generado en la Reunión de Personal de AE.

• Servicios Administrativos:
  • Realiza un alcance completo de aplicaciones de procesamiento de textos y hojas de cálculo, así como documentos que contienen datos financieros o estadísticos o terminología científica, técnica o legal. Capaz de crear presentaciones usando PowerPoint u otro software aplicable.
  • Recopila y compila datos de varias fuentes de información.
  • Procesa el correo y paquetes salientes. Recibe el correo entrante de la oficina de correos y lo distribuye al personal según corresponda.
  • Ordenar y mantener suministros de oficina para la unidad presupuestaria asignada.

Educación/Experiencia

Se requiere diploma de escuela secundaria; se prefiere algo de educación universitaria o certificación comercial aplicable. Un mínimo de tres años de experiencia en oficina/administrativa.

Conocimientos, Habilidades, Licencias, Certificaciones, etc.

• Buenas habilidades organizativas; atención al detalle.
• Mantener la información confidencial.
• Competente en Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
• Comunicarse efectivamente de manera verbal y escrita.
• Proveer, así como llevar a cabo, instrucciones detalladas verbales y escritas de manera independiente.
• Colaborar con otros para lograr los objetivos organizacionales; identificar y resolver problemas.
• Usar el pensamiento lógico o racional para resolver problemas; tomar decisiones basadas en el juicio personal.
• Realizar cálculos matemáticos (fracciones, decimales, porcentajes, estadísticos) según sea necesario.
• Capacidad para entender y ejecutar la visión y los valores de la empresa: Equipo, Excelencia, Servicio y Confianza.

Competencias Clave

• Responsabilidad: Aceptar la responsabilidad que resulta en la anticipación/prevención de áreas problemáticas derivadas de acciones y la resolución de problemas dentro y fuera del departamento/organización.
• Enfoque en el Cliente: Prioriza el servicio a clientes internos y externos; se enfoca en superar las expectativas del cliente, no solo en cumplirlas; reconoce y valora a todas las partes interesadas clave; aplica y desarrolla habilidades de excelencia en el servicio.
• Comunicación Efectiva: Escucha para comprender y valorar, fomenta la retroalimentación abierta; se expresa de manera clara y efectiva individualmente y en reuniones pequeñas y grandes; considera a la audiencia al preparar mensajes y al elegir los canales de comunicación apropiados; crea y fomenta canales de comunicación abiertos.
• Ejecución/Empoderamiento: Demuestra la capacidad de obtener resultados; maneja demandas competitivas en un entorno de ritmo rápido con resultados efectivos; identifica y crea soluciones de contingencia para garantizar la ejecución oportuna.
• Aprendizaje y Desarrollo: Aprender nuevas habilidades y aumentar las capacidades es una alta prioridad; toma medidas para abordar las necesidades de desarrollo en sí mismo y en otros, si corresponde; identifica brechas y oportunidades de aprendizaje para asegurar una competencia técnica completa en el trabajo; asume la responsabilidad de su propio desarrollo y mejora de habilidades.

Valores

• Equipo: Colaborar y demostrar respeto por los miembros del equipo, socios y todos con quienes hacemos negocios; comunicación abierta.
• Excelencia: Buscar la calidad y la seguridad; ejecutado al mejor nivel; creativo e innovador; dedicado a la mejora continua.
• Servicio: Apasionado por el servicio al cliente interno y externo y hacia la comunidad; y crea valor superior.
• Confianza: Altos estándares de ética y responsabilidad personal; transparencia; credibilidad; equidad

Factores ambientales y/o requisitos físicos

Al desempeñar las funciones de este trabajo, este puesto requiere tener habilidades deambulativas ordinarias suficientes para visitar otras ubicaciones; y la capacidad de estar de pie, caminar, agacharse, arrodillarse, ponerse en cuclillas y manipular (levantar, cargar, mover) pesos ligeros a medianos de 10 a 50 libras. Se requiere buena coordinación mano-ojo, destreza en brazos, manos y dedos, incluida la capacidad de agarrar, y agudeza visual para usar un teclado, operar equipos y leer información de aplicaciones/formularios. El asociado con frecuencia se requiere que se siente, alcance con las manos y brazos, hable y escuche.

Haskell hará ajustes razonables en cumplimiento con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1990 y la Ley de Enmiendas de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 2008. La descripción del trabajo será revisada periódicamente a medida que cambien las funciones y responsabilidades según la necesidad del negocio. Las funciones esenciales y marginales del trabajo están sujetas a modificación.

Haskell es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades (mujeres/minorías/veteranos protegidos/personas con discapacidades) y un lugar de trabajo libre de drogas.