Order Management Specialist

VDA Group; Pordenone; Vor Ort; EUR 28.000 - 38.000; Vollzeit

Zusammenfassung

VDA Telkonet in Italia cerca un Order Management Specialist per seguire l’intero flusso dall’acquisizione all’evasione degli ordini, coordinando Sales, Project Management, Supply Chain e Finance. La posizione richiede esperienza in gestione ordini, forte precisione dati e ottima comunicazione in inglese.

La sede di lavoro è Pordenone; orario full-time. Costituiscono titolo preferenziale conoscenze CRM e progetti nel settore Hospitality o tecnologico.

Qualifikationen

• Esperienza in ruoli di Order Management, Customer Service, Sales Operations o gestione delle commesse.

Aufgaben

• Ricevere ordini di acquisto e contratti dalla rete Sales e dalle società del Gruppo, verificandone completezza, correttezza e conformità alle linee guida aziendali
• Aprire e configurare i progetti nel CRM, in base alla tipologia di commessa
• Inserire ed elaborare gli ordini nei sistemi aziendali in modo accurato e tempestivo
• Creare e aggiornare le anagrafiche dei clienti e degli asset
• Monitorare l’avanzamento dell’ordine lungo tutte le fasi del processo, verificando il rispetto delle tempistiche concordate
• Individuare ritardi, informazioni mancanti e possibili criticità, coordinando le azioni necessarie con le funzioni coinvolte
• Collaborare con Warehouse e Supply Chain per pianificare spedizioni e ritiri, verificando l’allineamento tra ordine, disponibilità e date previste
• Predisporre e controllare la documentazione necessaria alla spedizione
• Gestire modifiche, aggiornamenti e variazioni dell’ordine, mantenendo dati e registrazioni completi e affidabili
• Fornire al cliente aggiornamenti puntuali sullo stato dell’ordine, in coordinamento con il Project Manager di riferimento
• Gestire eventuali anomalie relative a ordini, spedizioni, fatturazione o prodotti, monitorandole fino alla risoluzione
• Collaborare con Finance per gli aspetti relativi alla fatturazione e alla chiusura economica dell’ordine
• Contribuire al miglioramento dei processi di Order Management, individuando inefficienze e proponendo soluzioni operative.

Kenntnisse

Excel

Data accuracy

Communication

English fluency

Organizational skills

CRM usage

Ausbildung

Diploma o laurea in discipline economiche, linguistiche, gestionali o affini

Tools

Microsoft Office

CRM software

Jobbeschreibung

ORDER MANAGEMENT SPECIALIST

Sede: Pordenone, Italia

VDA Telkonet è un gruppo internazionale specializzato nello sviluppo di soluzioni tecnologiche per il settore Hospitality.

Per il potenziamento del team siamo alla ricerca di un/una Order Management Specialist che segua il processo di acquisizione ed evasione degli ordini, assicurando accuratezza delle informazioni, rispetto delle tempistiche e coordinamento tra le diverse funzioni coinvolte. La risorsa, inserita nel dipartimento Operations Delivery & Support e a riporto dell’Order Management Manager, accompagnerà ogni ordine dalla ricezione della documentazione commerciale fino alla spedizione e alla chiusura del processo, mantenendo un contatto costante con Sales, Project Management, Supply Chain e Finance.

Principali responsabilità

• Ricevere ordini di acquisto e contratti dalla rete Sales e dalle società del Gruppo, verificandone completezza, correttezza e conformità alle linee guida aziendali;
• Aprire e configurare i progetti nel CRM, in base alla tipologia di commessa;
• Inserire ed elaborare gli ordini nei sistemi aziendali in modo accurato e tempestivo;
• Creare e aggiornare le anagrafiche dei clienti e degli asset;
• Monitorare l’avanzamento dell’ordine lungo tutte le fasi del processo, verificando il rispetto delle tempistiche concordate;
• Individuare anticipatamente ritardi, informazioni mancanti e possibili criticità, coordinando le azioni necessarie con le funzioni coinvolte;
• Collaborare con Warehouse e Supply Chain per pianificare spedizioni e ritiri, verificando l’allineamento tra ordine, disponibilità della merce e date previste;
• Predisporre e controllare la documentazione necessaria alla spedizione;
• Gestire modifiche, aggiornamenti e variazioni dell’ordine, mantenendo dati e registrazioni completi e affidabili;
• Fornire al cliente aggiornamenti puntuali sullo stato dell’ordine, in coordinamento con il Project Manager di riferimento;
• Gestire eventuali anomalie relative a ordini, spedizioni, fatturazione o prodotti, monitorandole fino alla risoluzione;
• Collaborare con Finance per gli aspetti relativi alla fatturazione, alla situazione creditizia del cliente e alla chiusura economica dell’ordine;
• Contribuire al miglioramento dei processi di Order Management, individuando inefficienze e proponendo soluzioni operative.

Requisiti

• Esperienza in ruoli di Order Management, Customer Service, Sales Operations, Back Office Commerciale o gestione delle commesse;
• Diploma o laurea in discipline economiche, linguistiche, gestionali o affini;
• Buona padronanza di Microsoft Office, in particolare Excel;
• Precisione nella gestione dei dati e della documentazione;
• Buona capacità di comunicazione con clienti e stakeholder interni;
• Conoscenza fluente della lingua inglese, scritta e parlata, per il confronto con clienti, fornitori e colleghi internazionali;
• Approccio proattivo, organizzazione e orientamento alla qualità del servizio.

Costituiscono titolo preferenziale

• Esperienza nella gestione di ordini relativi a prodotti tecnologici, elettronici o configurabili;
• Esperienza in aziende organizzate per progetti o commesse;
• Capacità di analizzare i flussi operativi e proporre interventi di semplificazione e miglioramento;
• Conoscenza del settore Hospitality o delle soluzioni tecnologiche per hotel.

Cosa offriamo

• Inserimento in un gruppo internazionale e in continua evoluzione;
• Opportunità di acquisire una conoscenza trasversale dei processi aziendali;
• Orario di lavoro: full-time.
• Sede di lavoro: Pordenone, Italia.
• Salary Range: RAL 28.000€ - 38.000€