Facilities Specialist

Epson Europe B.V.; Milano; On-site; EUR 30,000 - 40,000; Full time

Job summary

Un'azienda tecnologica è alla ricerca di un Facilities Associate per il loro ufficio di Milano. Il candidato ideale avrà almeno 2-3 anni di esperienza in un ruolo amministrativo e sarà coinvolto nella gestione degli spazi di lavoro, delle risorse e nell'organizzazione di eventi. È richiesta una buona conoscenza di SAP e Microsoft Office, insieme a eccellenti capacità interpersonali. Questa è un'opportunità per contribuire a un ambiente di lavoro collaborativo e dinamico.

Qualifications

• Esperienza in aziende multinazionali richiesta.
• Conoscenza della normativa Salute e Sicurezza sarà considerata un vantaggio.
• Patente di guida necessaria.

Responsibilities

• Supportare il team Facilities nella creazione di NTPO tramite SAP.
• Preparare le sale per corsi di formazione e riunioni.
• Mantenere le aree di stoccaggio Facilities e gestione degli asset.
• Controllare forniture per ufficio e gestione della flotta auto.
• Monitorare e documentare le attività di viaggio.

Skills

Capacità di rispettare le scadenze

Ottime capacità interpersonali

Buona conoscenza di Microsoft Office

Fluente in italiano e inglese

Education

Almeno 2-3 anni di esperienza amministrativa

Tools

SAP

Microsoft Excel

Job description

Si prega di notare che si tratta di un contratto a tempo determinato di 12 mesi

Come Facilities Associate presso Epson Italia, sarai il cuore pulsante del nostro vivace ufficio di Milano, garantendo che tutto funzioni senza intoppi ogni giorno. Dalla coordinazione di eventi interni al supporto dei colleghi in sede, dalla gestione dei corrieri all’avvio e chiusura della sala demo, fino al monitoraggio degli spazi di lavoro – avrai un ruolo fondamentale nel creare un ambiente accogliente e funzionale dove tutti in Epson possano prosperare.

Le tue responsabilità:

• Supportare il team Facilities nella creazione di NTPO tramite SAP, fornendo backup agli altri membri del team, elaborando con precisione fatture e ordini di acquisto per garantire il pagamento puntuale dei servizi acquisiti.
• Preparare le sale per corsi di formazione, riunioni, eventi locali, ecc., assicurandosi che siano disponibili e allestite secondo le esigenze dei clienti.
• Mantenere le aree di stoccaggio Facilities per garantire il controllo sicuro e corretto degli asset/inventario aziendali.
• Controllare la cancelleria e le forniture per ufficio, ordinando, stoccando e distribuendo gli articoli approvati.
• Gestire l’amministrazione della flotta auto, fornendo report richiesti da management, HR locale e dipartimenti finanziari. Supportare nuovi contratti di leasing e la restituzione/smaltimento dei veicoli.
• Supportare l’amministrazione dei viaggi, monitorando e documentando l’attività per garantire report accurati. Fornire supporto locale per iniziative di viaggio, hotel e servizi preferiti.
• Garantire l’uso corretto dei servizi postali e di corriere, controllando le fatture e allocando correttamente i costi ai dipartimenti interni.
• Amministrare il processo Stock Warrant / Internal Order per l’acquisizione di prodotti Epson, seguendo le procedure operative.
• Gestire le assegnazioni dei parcheggi, i registri e supportare le esigenze di parcheggio per visitatori e altri uffici.
• Mantenere aggiornato il sito SharePoint Facilities, assicurandosi che tutte le informazioni siano archiviate correttamente e disponibili.
• Supportare i sistemi di sicurezza dell’edificio, amministrare i badge e mantenere l’integrità dei dati.
• Gestire lo smaltimento dei rifiuti, inclusi quelli riservati e i programmi di riciclaggio.
• Supportare tutte le iniziative locali in materia di Salute e Sicurezza.
• Collaborare con il team Facilities nella preparazione di budget e previsioni, verificando l’accuratezza e segnalando eventuali discrepanze o preoccupazioni.
• Supportare i programmi di gestione degli asset e dell’inventario per garantire registri accurati. Supportare la registrazione di nuovi asset e lo smaltimento secondo le procedure finanziarie.
• Gestire i dettagli assicurativi locali e le richieste di risarcimento.
• Essere punto di contatto per distributori automatici, catering, ospitalità e forniture gratuite a supporto del business.
• Garantire la disponibilità di servizi di archiviazione documentale locale per l’azienda.
• Amministrare l’elenco dei Key Holders locali, garantendo dati aggiornati. Supportare il programma di apertura e chiusura della sede, mantenendo registri accurati delle procedure e dei log.

Requisiti richiesti:

• Capacità di rispettare le scadenze concordate
• Almeno 2-3 anni di esperienza amministrativa, preferibilmente in ambito Facilities
• Esperienza in aziende multinazionali e comprensione dell’ambiente internazionale
• Conoscenza della normativa Salute e Sicurezza sarà considerata un vantaggio
• Esperienza con SAP / SAP BW altamente desiderata
• Buona conoscenza di Microsoft Office, in particolare Excel
• Ottime capacità interpersonali e di comunicazione scritta e verbale
• Fluente in lingua locale (italiano) e inglese, scritto e parlato
• Patente di guida

Siamo interessati a conoscerti anche se non soddisfi tutti i requisiti elencati, ma ti identifichi con il nostro brand e la nostra passione per l’innovazione.

La nostra eredità

Aspiriamo a essere un’azienda indispensabile, riconosciuta a livello globale per il nostro impegno verso la trasparenza, la soddisfazione del cliente e la sostenibilità. Rispettiamo l’individualità promuovendo il lavoro di squadra, e ci impegniamo a offrire valore unico attraverso soluzioni innovative e creative.

Il nostro impegno per l’ambiente

Tutti abbiamo un ruolo nel costruire un futuro migliore. Per Epson, essere sostenibili significa prestare attenzione a ogni aspetto dell’organizzazione – dalla più piccola lampadina alla più grande fabbrica. Questo alimenta la nostra innovazione, guida la nostra crescita, motiva il nostro personale e ci permette di contribuire alla società.

Le nostre persone

Crediamo che una cultura sana, valori forti, lavoro di squadra e il contributo di persone diverse ci aiutino a puntare all’eccellenza.

Il nostro brand

Classificato da Clarivate Analytics come uno dei Top 100 Global Innovator per sette anni consecutivi.