Executive Support & Operations Coordinator (Stage)

Unimatic; Bardi; In loco; EUR 8100 - 9700; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Rimborso spese €800/mese

Buoni pasto

Smart working

Ambiente dinamico

Descrizione del lavoro

UNIMATIC cerca un Executive Support & Operations Coordinator da inserire nel team di Milano in stage. Il ruolo offre supporto trasversale alla Direzione e ai reparti, coordinando attività operative, back office e flussi di lavoro tra team interni, collaboratori e partner esterni.

Le responsabilità includono gestione agende, eventi e viaggi, preparazione di presentazioni e documentazione, oltre al supporto grafico con Adobe Creative Suite (Photoshop, Illustrator, InDesign) e gestione dati con

Competenze

• Gestione attività di back office e coordinamento operative.
• Ottima organizzazione e gestione priorità; precisione e metodo.
• Disponibilità a stage e supporto alla Direzione e ai reparti.

Mansioni

• Supporto alla Direzione nelle attività quotidiane e gestione agende.
• Organizzazione di appuntamenti, eventi e viaggi di lavoro.
• Coordinamento meeting e gestione forniture per la sala riunioni.
• Gestione comunicazioni con partner e contatti esterni.
• Archivio e organizzazione documentale, digitale e cartacea.
• Aggiornamento di database, tabelle e report con Numbers e altre su strumenti Apple.
• Preparazione di presentazioni e materiali aziendali.
• Supporto operativo nei materiali grafici destinati a presentazioni e progetti.

Conoscenze

Organizzazione e coordinamento

Attenzione al dettaglio

Proattività

Capacità di lavorare in autonomia

Buone capacità comunicative

Inglese fluente

Strumenti

Adobe Photoshop

Adobe Illustrator

Adobe InDesign

Apple Numbers

Apple Pages

Apple Keynote

Microsoft Office

Descrizione del lavoro

Executive Support & Operations Coordinator (stage) UNIMATIC•Muggiò, Italy

Descrizione dell’offerta di lavoro

UNIMATIC è alla ricerca di un/una Executive Support & Operations Coordinator da inserire nel proprio team presso la sede di Milano.

La figura avrà un ruolo trasversale a supporto della Direzione e dei diversi reparti aziendali, contribuendo al coordinamento delle attività operative, organizzative e di back office e garantendo un flusso di lavoro efficiente tra team interni, collaboratori e partner esterni.

Il ruolo prevede inoltre attività di supporto grafico operativo, per le quali è richiesta una buona padronanza dei principali strumenti della Adobe Creative Suite.

Responsabilità principali

• Supporto alla Direzione nelle attività quotidiane, con l'obiettivo di ottimizzare le comunicazioni interne, il flusso operativo e le attività di back office aziendale.
• Gestione e organizzazione di agende, appuntamenti, eventi e viaggi di lavoro.
• Coordinamento delle attività organizzative relative a meeting e appuntamenti aziendali.
• Supervisione dell'ordine e della preparazione della sala riunioni, inclusa la gestione delle eventuali forniture necessarie.
• Gestione e filtraggio delle comunicazioni con partner, collaboratori e potenziali contatti esterni.
• Monitoraggio delle caselle di posta elettronica di riferimento, con particolare attenzione alle comunicazioni relative a progetti attivi o in fase di sviluppo.
• Archiviazione e organizzazione, sia digitale sia cartacea, della documentazione rilevante per l'azienda.
• Gestione, organizzazione e aggiornamento dei contatti aziendali e dei database sulle piattaforme utilizzate internamente.
• Creazione, gestione e aggiornamento di database, tabelle, report e file operativi tramite Apple Numbers, con capacità di organizzare e strutturare i dati in modo chiaro e funzionale.
• Aggiornamento periodico delle schede e della documentazione relativa ai progetti speciali in fase di sviluppo.
• Coordinamento delle task condivise, monitoraggio delle scadenze e gestione dei reminder relativi alle attività giornaliere e settimanali.
• Supporto nel follow-up delle attività assegnate ai diversi interlocutori interni ed esterni.
• Sviluppo, formalizzazione e aggiornamento di procedure e protocolli operativi interni, con l'obiettivo di rendere i processi aziendali più efficienti e strutturati.
• Preparazione, aggiornamento e adattamento di presentazioni, documenti e materiali aziendali.
• Supporto operativo nella gestione e nell'adattamento di materiali grafici e visuali, destinati a presentazioni, progetti speciali, comunicazioni interne ed esterne e altre esigenze aziendali.
• Utilizzo della Adobe Creative Suite, in particolare:
• Photoshop per modifica, adattamento e ritocco di immagini, scontorni e preparazione di contenuti;
• Illustrator per gestione e modifica di elementi grafici e file vettoriali;
• InDesign per impaginazione e aggiornamento di presentazioni, documenti, cataloghi, brochure e materiali editoriali.

Requisiti – Profilo ideale

• Ottime capacità organizzative, gestionali e di coordinamento.
• Precisione, attenzione al dettaglio e capacità di lavorare con metodo.
• Capacità di individuare e gestire le priorità, sia nelle comunicazioni sia nei progetti.
• Ottima conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata.
• Buona padronanza del pacchetto Microsoft Office e degli strumenti Apple, con particolare riferimento ad Apple Numbers, Pages e Keynote.
• Buona conoscenza di Numbers per Mac, con capacità di creare e gestire fogli di lavoro, database, tabelle, filtri, formule e organizzazione strutturata dei dati.
• Buona conoscenza dei principali strumenti digitali di lavoro, archiviazione e collaborazione.
• Buona padronanza della Adobe Creative Suite, in particolare Photoshop, Illustrator e InDesign, con capacità di intervenire autonomamente su materiali grafici esistenti e realizzare semplici elaborati a supporto delle esigenze aziendali.
• Forte senso di responsabilità, affidabilità e riservatezza.
• Approccio proattivo e orientato alla risoluzione dei problemi.
• Capacità di adattarsi rapidamente a contesti, interlocutori e priorità differenti.
• Capacità di lavorare in autonomia, mantenendo al tempo stesso un costante coordinamento con il team.
• Attitudine a gestire contemporaneamente attività operative, organizzative e relazionali.
• Buone capacità comunicative e predisposizione a interfacciarsi con interlocutori interni ed esterni. xysqume

Sede di lavoro: Milano

Tipologia di inserimento: Stage curriculare o extracurriculare.

Retribuzione: È previsto un rimborso spese, con modalità definite in base alla tipologia di stage

Questa posizione è in 360 Payment solutions.Riassunto dell'opportunità da parte della.L’opportunità prevede rimborso spese di € 800/mese, buoni pasto, smart working e un ambiente dinamico in forte ...