Assistente back-office

De Lama SpA; San Martino Siccomario; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

De Lama SpA è alla ricerca di una risorsa per il team Back Office commerciale. La figura si occuperà di gestione ordini, supporto commerciale, fatturazione, logistica e documentazione export in collaborazione con i diversi reparti.

Si richiede conoscenza di export, gestione di documenti commerciali e conoscenza dei codici IVA, oltre a una buona padronanza degli strumenti informatici e dell’inglese.

Qualifications

• Conoscenza dei codici IVA e delle principali casistiche amministrativo-contabili.
• Familiarità con export e documentazione commerciale e doganale.
• Gestione ordini, fatturazione e documentazione di commessa.
• Buona conoscenza della lingua inglese per documentazione commerciale e export.
• Ottima padronanza dei principali strumenti informatici.

Responsibilities

• Gestione ordini tramite gestionale e monitoraggio fino all’evasione.
• Predisposizione e gestione documentazione commerciale (fatture pro-forma, documenti di trasporto).
• Gestione pratiche di export, incassi e solleciti di pagamento.
• Controllo mensile delle milestone da fatturare e verifica pratiche doganali e Dual Use.

Skills

Codici IVA

Export documentation

Order management

English proficiency

IT skills

Attention to detail

Teamwork

Administrative organization

Education

Formazione in ambito amministrativo

Tools

Gestionali/ERP

Job description

De Lama è alla ricerca di una nuova risorsa da inserire nel team Back Office commerciale.

La persona selezionata sarà coinvolta nelle attività di gestione ordini, supporto commerciale, fatturazione, logistica e documentazione export, collaborando con i diversi reparti aziendali per garantire il corretto avanzamento delle commesse.

Principali mansioni

La risorsa si occuperà delle attività amministrative, commerciali e logistiche legate alla gestione degli ordini, delle commesse e della documentazione aziendale, con particolare riferimento a:

• Ricezione, inserimento, gestione e monitoraggio degli ordini tramite gestionale aziendale, fino alla relativa evasione;
• Predisposizione e gestione della documentazione commerciale, tra cui conferme d’ordine, fatture pro-forma, documenti di trasporto, documentazione doganale e altra documentazione correlata;
• Elaborazione delle fatture relative ad avanzamento lavori, spedizioni e invio merce;
• Controllo mensile delle milestone intermedie da fatturare per avanzamento lavori;
• Verifica degli interventi di installazione, validazione, manutenzione ordinaria e straordinaria, con controllo di giornate, materiali e attività ai fini dell’eventuale fatturazione;
• Gestione dei rapporti con spedizionieri, corrieri e trasportatori, inclusa l’organizzazione delle spedizioni e la richiesta di vettori;
• Aggiornamento e gestione delle anagrafiche di clienti, agenti e fornitori, inclusi ragione sociale, sedi, Partita IVA, contatti e dati amministrativi;
• Gestione di Extra PO e Change Orders, con adeguamento degli ordini su commessa, gestione delle relative tranche di pagamento, passaggio a produzione e integrazioni documentali;
• Controllo mensile dei solleciti di pagamento;
• Verifica mensile di bolle doganali e CMR;
• Controllo e invio semestrale dei report relativi alle esportazioni Dual Use verso Paesi compresi nella AGN;
• Gestione delle pratiche Dual Use e della relativa documentazione.

Requisiti:

• Formazione in ambito amministrativo, economico o gestionale;
• Conoscenza delle principali attività amministrative legate alla gestione di ordini, fatturazione e documentazione di commessa;
• Familiarità con le pratiche di export e con la relativa documentazione commerciale e doganale;
• IMPORTANTE: Conoscenza dei codici IVA e delle principali casistiche amministrativo-contabili;
• IMPORTANTE: Gradita conoscenza di pratiche relative a leasing, pagamenti, incassi e solleciti;
• Buona conoscenza della lingua inglese, in particolare per la gestione di documentazione commerciale, amministrativa e di export;
• Buona padronanza dei principali strumenti informatici;
• Precisione, attenzione al dettaglio e capacità di organizzare le attività nel rispetto delle scadenze;
• Attitudine al lavoro in team e al confronto con interlocutori interni ed esterni.

Sede di lavoro:

San Martino Siccomario

Contratto:

tempo indeterminato

La ricerca rispetta il d.lgs. 198/2006 ed è aperta a persone di qualsiasi orientamento o espressione di genere.