Purchasing Staff Mandarin

PT. Zhisheng Pacific Trading (Mixue); Jakarta Pusat; On-site; IDR 55,800,000 - 89,280,000; Full time

Job summary

PT. Zhisheng Pacific Trading (Mixue) sedang mencari Administrator Pengadaan untuk membantu pembuatan Purchase Order, penyusunan draft kontrak supplier, serta pengajuan pembayaran kepada supplier.

Peran ini juga mencakup koordinasi dengan tim internal seperti keuangan, gudang, PPIC, dan operasional untuk memastikan kelancaran proses pengadaan. Berpengalaman dalam pengelolaan PO, kontrak, dan pelaporan PO akan sangat dihargai.

Responsibilities

• Administrasi Pembuatan PO (采购订单制作与管理) – berdasarkan kebutuhan yang telah disetujui, membuat dan mengeluarkan PO dengan data yang lengkap dan akurat.
• Pembuatan Draft Kontrak Supplier (供应商合同草案编制) – menyiapkan draf kontrak kerja sama dengan supplier sesuai perjanjian, serta mengoordinasikan proses review dan persetujuan.
• Pengajuan Pembayaran Supplier (供应商付款申请) – menyiapkan berkas pembayaran, termasuk faktur dan dokumen pendukung, lalu memantau proses pembayaran bersama tim keuangan.
• Koordinasi Tim Internal (内部团队协调) – bekerja sama dengan bagian keuangan, gudang, PPIC, dan operasional untuk kelancaran proses pengadaan.
• Monitoring Kedatangan PO (采购订单到货跟进) – mengikuti status pesanan, rencana pengiriman, estimasi tiba, serta menindaklanjuti keterlambatan pengiriman.
• Pelaporan PO (采购订单报告) – membuat dan memperbarui laporan PO, termasuk status pesanan, kedatangan aktual, Outstanding PO, serta masalah selama pengadaan.
• Pencarian Vendor dan Material Baru (新供应商及新材料开发) – mencari dan menilai vendor serta material baru, mengumpulkan harga, spesifikasi, kualitas, lead time untuk evaluasi pengadaan.

Job description

1. Administrasi Pembuatan PO（采购订单制作与管理）
根据已批准的采购需求制作并签发采购订单（PO），确保采购订单数据完整、准确。

2. Pembuatan Draft Kontrak Supplier（供应商合同草案编制）
根据采购协议准备供应商合作合同草案，并协调合同审核及审批流程。

3. Pengajuan Pembayaran Supplier（供应商付款申请）
准备并提交供应商付款文件，包括发票及相关支持文件，并与财务团队跟进付款进度。

4. Koordinasi Tim Internal（内部团队协调）
与财务部、仓库部、生产计划与物料控制部门（PPIC）及运营团队协调，确保采购流程顺利进行。

5. Monitoring Kedatangan PO（采购订单到货跟进）
跟踪订单状态、发货计划及预计到货时间，并与供应商及相关部门跟进延迟交货问题。

6. Pelaporan PO（采购订单报告）
编制并更新采购订单报告，包括订单状态、实际到货情况、未完成订单（Outstanding PO）及采购过程中遇到的问题。

7. Pencarian Vendor dan Material Baru（新供应商及新材料开发）
根据公司需求寻找并筛选潜在供应商及新材料，收集价格、规格、质量、供应情况及交货周期（Lead Time）等信息，作为采购评估与决策依据。