Project Administration Lead

PT Media Bersama Sukses; Surabaya ꦱꦸꦫꦧꦪ; On-site; IDR 55,800,000 - 89,280,000; Full time

Job summary

PT Media Bersama Sukses mengundang kandidat berpengalaman untuk mengisi posisi ADMIN PROJECT. Peran ini fokus pada administrasi proyek yang teliti dan analitis.

Tugas meliputi pengelolaan dokumen, pembuatan project tracker, koordinasi lintas tim, serta pemantauan jadwal, pengiriman, dan progress proyek.

Kualifikasi mencakup minimal D3/S1 teknik terkait, 2 tahun pengalaman, mahir Excel dan AutoCAD, serta kemampuan membaca spesifikasi produk.

Qualifications

• Pendidikan minimal D3/S1 Teknik Elektro, Teknik Sipil, Teknik Mesin, atau jurusan terkait.
• Pengalaman minimal 2 tahun sebagai ADMIN PROJECT.
• Menguasai administrasi Microsoft Excel dan AutoCAD.
• Memiliki kemampuan membaca spesifikasi produk, serta mampu bekerja dengan deadline.

Responsibilities

• Melakukan administrasi dan pengelolaan dokumen proyek secara rapi, lengkap, dan terstruktur.
• Membantu menyiapkan dokumen proyek seperti quotation, PO, WO, BoQ, invoice, Berita Acara, laporan pekerjaan, dan dokumen pendukung lainnya.
• Melakukan input, update, dan monitoring data proyek mulai dari tahap awal hingga proyek selesai.
• Membuat dan memperbarui project tracker untuk memonitor status, progress, timeline, dan kebutuhan proyek.
• Berkoordinasi dengan tim Project, Sales, Technical/Engineering, Finance, Purchasing, Warehouse, vendor, dan customer terkait kebutuhan administrasi proyek.
• Membantu memastikan kebutuhan material, perangkat, dokumen, dan administrasi proyek tersedia sesuai jadwal.
• Melakukan follow-up terkait PO, pengadaan barang, pengiriman, jadwal pekerjaan, instalasi, dan penyelesaian proyek.
• Menyiapkan dokumen administrasi untuk kebutuhan kick-off meeting, progress meeting, serah terima pekerjaan, dan closing project.
• Membuat notulen meeting, mencatat action item, serta melakukan monitoring terhadap tindak lanjut pekerjaan.
• Membantu membuat dan mengumpulkan Progress Report serta dokumen pendukung pekerjaan proyek.
• Melakukan pengarsipan dokumen proyek, baik secara hardcopy maupun softcopy, sesuai sistem yang berlaku.
• Memastikan dokumen proyek telah lengkap dan sesuai sebelum diserahkan kepada customer maupun internal perusahaan.
• Membantu proses administrasi tender dan pengadaan yang berkaitan dengan proyek.
• Melakukan monitoring terhadap deadline dan milestone proyek serta menginformasikan kepada pihak terkait apabila terdapat keterlambatan.
• Menyusun laporan administrasi dan rekapitulasi proyek secara berkala untuk kebutuhan internal perusahaan.
• Menjaga komunikasi dan koordinasi administratif dengan customer, vendor, dan tim internal selama proses pelaksanaan proyek.
• Mendukung Project Manager/Project Coordinator dalam memastikan administrasi dan dokumentasi proyek berjalan akurat, lengkap, dan tepat waktu.

Skills

Analisis data

Teliti

Education

D3/S1 Teknik Elektro, Teknik Sipil, Teknik Mesin, atau jurusan terkait

Tools

Microsoft Excel

AutoCAD

Job description

PT Media Bersama Sukses mengundang kandidat berpengalaman untuk mengisi posisi ADMIN PROJECT. Peran ini fokus pada administrasi proyek yang teliti dan analitis.

Tugas meliputi pengelolaan dokumen, pembuatan project tracker, koordinasi lintas tim, serta pemantauan jadwal, pengiriman, dan progress proyek.

Kualifikasi mencakup minimal D3/S1 teknik terkait, 2 tahun pengalaman, mahir Excel dan AutoCAD, serta kemampuan membaca spesifikasi produk.