Program Assistant

Yayasan Kehati; Jakarta Utara; On-site; IDR 66,960,000 - 100,440,000; Full time

Job summary

Yayasan Kehati membuka posisi staf dukungan Program untuk membantu Direktur Program dan Wakil Direktur Program dalam administrasi, korespondensi, logistik, dan pelaporan program.

Anda akan mengatur rapat, menyusun surat, mengelola berkas, memantau anggaran, dan berkoordinasi dengan pemangku kepentingan eksternal maupun internal. Persyaratan: S1, minimal 1 tahun pengalaman, fasih Indonesia dan Inggris, serta mahir Microsoft Office.

Qualifications

• Memiliki gelar Sarjana (S1) di bidang relevan.
• Memiliki pengalaman kerja minimal 1 tahun di dukungan program/operasional dan administrasi.
• Mahir berbahasa Indonesia dan Inggris (lisan dan tulisan).
• Memiliki keterampilan organisasi, komunikasi, dan interpersonal yang sangat baik.
• Memiliki kompetensi kuat dalam administrasi dan pengelolaan data.
• Menguasai Microsoft Office dengan sangat baik.

Responsibilities

• Membantu Direktur Program dan Wakil Direktur Program dalam administrasi Direktorat Program.
• Mengatur penjadwalan rapat, korespondensi, dan penyusunan draf surat.
• Menyusun logistik rapat dan risalah Minutes of Meeting (MoM).
• Mengatur persiapan perjalanan dinas dan anggaran terkait.
• Mengurus pengadaan perlengkapan kantor serta pengarsipan dokumen BAF.
• Menyusun laporan perjalanan dinas Back-to-Office Report (BTOR) dan laporan keuangan.
• Dukungan audit keuangan dan koordinasi dengan Tim Keuangan serta HR.

Skills

Bahasa Inggris

Bahasa Indonesia

Organisasi & Koordinasi

Komunikasi interpersonal

Administrasi data

Pengelolaan dokumen

Education

Sarjana (S1) bidang Administrasi/Akuntansi/Ilmu Sosial

Tools

Microsoft Office

Job description

Membantu Direktur Program dan Wakil Direktur Program dalam administrasi Direktorat Program termasuk Program Blue Abadi Fund (BAF).

Bertanggung jawab atas tugas-tugas kesekretariatan dan administrasi, termasuk namun tidak terbatas pada:

• Penjadwalan rapat dan korespondensi,
• Penyusunan draf surat dan pengaplikasian tanda tangan elektronik e-sign pada surat yang telah disetujui oleh Direktur Program atau Wakil Direktur Program,
• Penyiapan logistik dan penyusunan risalah rapat Minutes of Meeting/MoM pada rapat-rapat Program,
• Pengadaan perlengkapan kantor, dan

Mengatur persiapan perjalanan dinas untuk Direktur Program, Wakil Direktur Program, dan Tim BAF, termasuk namun tidak terbatas pada:

• Penyusunan anggaran dan pengajuan uang muka advance,
• Pemesanan transportasi & akomodasi,
• Koordinasi dengan pemangku kepentingan eksternal,

Mengatur persiapan lokakarya/kegiatan, termasuk namun tidak terbatas pada:

• Penyusunan anggaran dan pengajuan uang muka advance,
• Pemesanan transportasi, paket rapat meeting package, dan akomodasi,
• Koordinasi dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal,
• Penyiapan logistik (perlengkapan kantor, cenderamata), dan
• Penyusunan Laporan Perjalanan Dinas Back-to-Office Report/BTOR (berkolaborasi dengan Manajer Program) serta laporan keuangan.

Mengelola pemantauan anggaran bulanan BAF, mengkonsolidasikan data dengan Tim Keuangan, dan membagikan laporan pemantauan anggaran BAF untuk laporan pengeluaran kepada Wakil Direktur Program.

Di bawah pengawasan Direktur Program dan Wakil Direktur Program, membantu proses perekrutan Tenaga Ahli (Technical Assistant/TA), mengajukan permohonan Surat Perjanjian Kerja (SPK) ke bagian SDM (HR), dan mengajukan pembayaran Tenaga Ahli ke bagian Keuangan.

Memfasilitasi proses pengadaan untuk Tim BAF dengan menjalankan peran staf pengadaan, termasuk namun tidak terbatas pada mengirimkan undangan penjelasan lelang aanwijzing, menyiapkan logistik aanwijzing, menyusun evaluasi penawaran, dan mengirimkan pengumuman pemenang lelang.

Memberikan dukungan dalam audit keuangan (internal dan eksternal), termasuk penyiapan dokumen untuk audit internal, eksternal, dan donor.

Bertanggung jawab atas pengarsipan dokumen BAF serta pengelolaan GDrive dan Shared-Drive BAF.

Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Direktur Program dan Wakil Direktur Program.

Kualifikasi :

Berpendidikan minimal Sarjana (S1) semua jurusan, diutamakan jurusan Administrasi, Akuntansi, Ilmu Sosial, atau bidang lain yang relevan.

Memiliki pengalaman kerja minimal 1 tahun di bidang dukungan program/operasional dan administrasi.

Mahir berbahasa Indonesia dan Inggris (kemampuan menyimak dan menulis).

Memiliki keterampilan organisasi, komunikasi, dan interpersonal yang sangat baik.

Memiliki kompetensi yang kuat dalam bidang administrasi dan pengelolaan data.

Wajib menguasai Microsoft Office dengan sangat baik.

Pernyataan mana di bawah ini yang paling mendeskripsikan hakmu bekerja di Indonesia?

Berapa tahun pengalaman kerjamu sebagai Asisten Program?

Kualifikasi mana yang kamu miliki?

Apakah kamu memiliki pengalaman Manajemen Dokumen?