Part Sales Admin (Pekanbaru)

PT Daya Kobelco Construction Machinery Indonesia; Kota Pekanbaru; On-site; IDR 60,000,000 - 90,000,000; Full time

Job summary

PT Daya Kobelco Construction Machinery Indonesia mencari staf administrasi bagian spare parts untuk menyiapkan quotation, memeriksa ketersediaan stok, dan membuat Sales Order melalui SAP agar proses pengeluaran parts dan invoicing berjalan lancar.

Kandidat memiliki minimal 1 tahun pengalaman administrasi, mampu dokumentasi dengan akurasi, berkomunikasi baik dengan customer maupun internal, serta siap bekerja dengan target dan tekanan pekerjaan.

Qualifications

• Memiliki kemampuan administrasi, dokumentasi, dan pengolahan data yang baik.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan customer maupun internal.
• Teliti dan memiliki perhatian tinggi terhadap akurasi dokumen, terutama kesesuaian PO, SO, dan invoice.

Responsibilities

• Menyiapkan quotation spare parts sesuai kebutuhan customer secara cepat, tepat, dan akurat.
• Memberikan informasi ketersediaan stock spare parts kepada customer setelah konfirmasi dengan PSE atau Service Team
• Melakukan pengecekan dan pencocokan antara Quotation dan Purchase Order (PO) customer sebagai dasar proses penjualan
• Membuat Sales Order (SO) melalui SAP berdasarkan PO yang diterima untuk mendukung proses pengeluaran parts dan invoicing
• Meningkatkan monitoring dan follow-up terhadap Sales Order yang masih pending approval agar dapat diproses tepat waktu
• Mengumpulkan dan memastikan kelengkapan dokumen dari proses order hingga Delivery Note (DN) untuk kebutuhan invoicing
• Menyusun laporan quotation, Sales Order, dan outstanding SO secara berkala kepada Part Supervisor
• Berkoordinasi dengan customer, Part Sales Engineer, Service Team, Warehouse, dan internal terkait untuk memastikan proses order spare parts berjalan lancar

Skills

Administrasi

Koordinasi

Komunikasi

Dokumentasi

Pengolahan data

SAP

Tools

SAP

Job description

Menyiapkan quotation spare parts sesuai kebutuhan customer secara cepat, tepat, dan akurat

Memberikan informasi ketersediaan stock spare parts kepada customer setelah melakukan konfirmasi dengan PSE atau Service Team

Melakukan pengecekan dan pencocokan antara Quotation dan Purchase Order (PO) customer sebagai dasar proses penjualan

Membuat Sales Order (SO) melalui sistem SAP berdasarkan PO yang diterima untuk mendukung proses pengeluaran parts dan invoicing

Melakukan monitoring dan follow-up terhadap Sales Order yang masih pending approval agar dapat diproses tepat waktu

Mengumpulkan dan memastikan kelengkapan dokumen dari proses order hingga Delivery Note (DN) untuk kebutuhan invoicing

Menyusun laporan quotation, Sales Order, dan outstanding SO secara berkala kepada Part Supervisor

Berkoordinasi dengan customer, Part Sales Engineer, Service Team, Warehouse, dan internal terkait untuk memastikan proses order spare parts berjalan lancar

Memiliki pengalaman minimal 1 tahun di bidang administrasi

Menguasai dan terbiasa menggunakan SAP, menjadi nilai tambah

Memiliki kemampuan administrasi, dokumentasi, dan pengolahan data yang baik

Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan customer maupun internal

Teliti dan memiliki perhatian tinggi terhadap akurasi dokumen, terutama kesesuaian PO, SO, dan invoice

Mampu bekerja dengan target, deadline, dan tekanan pekerjaan