Executive Assistant

Brightlands; Aceh; Presencial; IDR 859 191 000 - 1 151 913 000; Tempo parcial

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Telefoon en laptop van de zaak

Thuiswerk- en reiskostenvergoeding

Aantrekkelijke pensioenregeling

30 verlofdagen op parttime basis

Resumo da oferta

Brightlands Data & AI Campus in Heerlen zoekt een Executive Assistant als rechterhand van de CEO. Je bewaakt het bestuurlijke ritme, zorgt dat afspraken binnen de organisatie en met aandeelhouders en de Raad van Commissarissen worden opgevolgd, en laat routinetaken waar mogelijk door AI-tools afhandelen zodat de CEO tijd houdt voor de belangrijkste besluiten.

Je bent een sleutelspeler in ons team: organisatorisch sterk, nauwkeurig en discreet, met ervaring in Microsoft 365, SharePoint en Teams,

Qualificações

• Minimaal vijf jaar ervaring als executive of management assistant.
• Ervaring met AI-tools zoals Copilot, ChatGPT of Claude is een pré.
• Goede kennis van Microsoft 365, SharePoint en Teams.
• Ubindung tussen Nederlands en Engels in woord en geschrift.
• Discretie en betrouwbaar handelen in een Directie-omgeving.

Responsabilidades

• Beheer de cycli van bestuurlijke overleggen: planning, stukken, notulen en agenda's.
• Volg actielijsten en zorg dat afspraken worden opgevolgd.
• Beheer agenda van de CEO en voer eerste aanspreekpunten afhandelingen uit.
• Onderhoud contact met aandeelhouders, commissarissen en bestuurssecretariaten.
• Regel reizen, declaraties en administratieve verwerking van overeenkomsten.
• Zet AI-tools in voor routinetaken en verbeter werkprocessen.

Conhecimentos

Executive assistant ervaring

AI-tools bekendheid

Microsoft 365 vaardig

Nederlands & Engels vloeiend

Ferramentas

Copilot

ChatGPT

Claude

SharePoint

Teams

Descrição da oferta de emprego

Brightlands Data & AI Campus

Kruimelpad

• Brightlands
• Data & AI Campus
• Brightlands Data & AI Campus
• Executive Assistant

Ben jij iemand die altijd doet wat je zegt, overzicht houdt waar anderen het kwijtraken en energie krijgt van dingen afronden? Zie je AI als een belangrijke tool om dingen voor elkaar te krijgen en niet als bedreiging? Word dan de rechterhand van onze CEO en zorg dat onze organisatie op ritme draait.

Wie zijn wij?

Brightlands is de naam waaronder Limburg grenzen verlegt. Vanuit vier campussen, met zo'n vierhonderd bedrijven, zestienduizend medewerkers en veertienduizend studenten, werken we aan oplossingen voor de grote vraagstukken van deze tijd, van gezondheid tot digitalisering.

De Brightlands Data & AI Campus in Heerlen is het Limburgse innovatiehart voor data en kunstmatige intelligentie, en een van de zeven nationale AI-hubs van Nederland. In co‑creatie met partners innoveren, ontwikkelen, testen en implementeren we AI‑oplossingen in zorg, mkb, publieke organisaties en cybersecurity: van pilot naar praktijk. Samen met onder meer Universiteit Maastricht, Zuyd Hogeschool en Vista College investeren we in talent, onderzoek en allianties.

Brightlands Limburg is door het Intelligent Community Forum uitgeroepen tot slimste regio. En we kijken nadrukkelijk over de grens: in de Crossborder AI Valley werken we samen met digitalHUB Aachen en Corda Campus in Hasselt, als Nederlandse poort naar Europa.

Op de campus in Heerlen werken we met een klein team van een twintigtal collega's. En we passen zelf toe wat we uitdragen: AI zit in hoe we dagelijks werken. Limburg vernieuwt zonder grenzen.

Jouw rol

Als Executive Assistant ben je de rechterhand van de CEO. Je zorgt dat het bestuurlijke ritme strak loopt en dat afspraken binnen de organisatie en met onze stakeholders zoals onze aandeelhouders en de Raad van Commissarissen, worden opgevolgd. Het routinewerk laat je zoveel mogelijk door AI-tools doen, zodat jij tijd hebt voor overzicht, kwaliteit en opvolging.

Je bent geen assistent die alleen uitvoert, je vormt een sleutelrol in ons team. Je bent de spil die ervoor zorgt dat besluiten worden uitgevoerd en maakt het medemogelijk dat de CEO zijn tijd aan de juiste dingen kan besteden.

Wat ga je doen?

Bestuurlijk ritme

• Je bewaakt de cyclus van deze overleggen: planning, agenda‑uitvraag, stukken en notulen.
• Je controleert stukken op volledigheid en kwaliteit voordat ze bij de CEO of het bestuur komen, en stuurt ze terug als ze niet goed zijn.
• Je laat notulen, actielijsten en agenda's door AI‑tools opstellen en zorgt dat deze kloppen en op tijd gedeeld worden.

Opvolging van afspraken

• Je houdt de actielijsten bij van teamoverleggen en spreekt collega's aan als iets blijft liggen.

Agenda, correspondentie en poortwachter

• Je beheert de agenda van de CEO en beschermt zijn tijd voor wat echt telt.
• Je beoordeelt binnenkomende vragen en mail op prioriteit, handelt zelf af wat kan en leidt de rest naar de juiste collega.
• Je onderhoudt contact met aandeelhouders, commissarissen, partners en hun bestuurssecretariaten.

Organisatie en administratie

• Je regelt werkbezoeken, reizen, declaraties en de administratieve verwerking van overeenkomsten.
• Je hebt een hands‑on aanpak in het regelen van zaken.
• Je beheert vertrouwelijke documenten en archieven.

Slim werken met AI

• Je bent proactief in het inzetten van AI‑tools en agents voor het routinewerk en verbetert continu hoe we werken.

Wie ben jij?

• Minimaal vijf jaar ervaring als executive of management assistant, met relevante ervaring bijvoorbeeld als bestuurssecretaresse.
• Je krijgt energie van structuur, planning en processen die kloppen.
• Je ziet de fouten die anderen over het hoofd zien.
• Je maakt liever iets goed af dan dat je iets nieuws begint: dat wat jij oppakt, wordt afgerond.
• Standvastig en tactvol: je spreekt collega's aan op afspraken en bent een sparringpartner die ook de CEO scherp houdt.
• Je werkt al met AI‑tools zoals Copilot, ChatGPT of Claude, of je bent er aantoonbaar nieuwsgierig naar.
• Digitaal sterk in Microsoft 365, SharePoint en Teams.
• Uitstekend Nederlands en Engels in woord en geschrift; Duits is een pré, gezien onze samenwerking met Duitsland en België.
• Je bent discreet en betrouwbaar.

Wat bieden wij?

Een sleutelrol dicht op de directie, in het hart van de AI-ontwikkeling in Limburg, met veel ruimte om je werk slim en met AI in te richten. Je werkt in een klein team met korte lijnen, waarin ieders bijdrage telt.

• Een jaarcontract voor 24 tot 32 uur per week, met uitzicht op verlenging.
• Een bruto maandsalaris tussen € 3.804,- en € 5.100,- op fulltime basis, afhankelijk van ervaring (exclusief 8% vakantiegeld).
• 30 verlofdagen op fulltime basis, plus zes extra vrije dagen: carnavalsmaandag en carnavalsdinsdag, Goede Vrijdag of het Suikerfeest, Bevrijdingsdag, de dag na Hemelvaart en Oudjaarsdag.
• Flexibele werktijden en een thuiswerk- en reiskostenvergoeding.
• Een telefoon en laptop van de zaak.
• Een aantrekkelijke pensioenregeling.