Community Development Officer (PENEMPATAN SURABAYA)

Universitas Ciputra; Surabaya ꦱꦸꦫꦧꦪ; On-site; IDR 66,960,000 - 100,440,000; Full time

Job summary

Universitas Ciputra membuka lowongan untuk posisi pendukung Abdimas yang bertugas mengelola administrasi, dokumentasi, dan data program Abdimas secara tertib dan sistematis di lingkungan LPPM. Peran ini menjadi penghubung antara dosen/tim pelaksana, program studi, mitra masyarakat, dan stakeholder eksternal, memastikan ketersediaan dokumen untuk pelaporan, evaluasi, akreditasi, dan pelaporan institusi.

Pendidikan minimal Sarjana, dengan pengalaman di administrasi, manajemen proyek, maupun

Qualifications

• Pengalaman atau kemampuan mengelola administrasi program Abdimas.
• Kemampuan menyusun data dan dokumentasi program Abdimas.
• Keterampilan koordinasi dengan berbagai pihak terkait.

Responsibilities

• Mengelola administrasi dan dokumentasi program Abdimas secara tertib.
• Mengumpulkan dan menyampaikan data serta laporan secara tepat waktu.
• Mendukung koordinasi pelaksanaan program Abdimas dengan unit terkait.
• Mengarsipkan materi pendukung dan publikasi kegiatan Abdimas.
• Menjaga kelengkapan dokumen untuk akreditasi dan evaluasi.

Skills

Administrasi

Koordinasi

Dokumentasi

Data management

Education

Sarjana

Job description

1. TUJUAN JABATAN

Mendukung pengelolaan dan pelaksanaan program Pengabdian kepada Masyarakat (Abdimas) melalui pengelolaan administrasi, data, dokumentasi, koordinasi, dan dukungan operasional secara tertib dan sistematis.

Posisi ini menjadi penghubung antara LPPM, dosen/tim pelaksana, program studi, mitra masyarakat, dan stakeholder eksternal, serta memastikan ketersediaan data dan dokumen untuk kebutuhan pelaporan, monitoring, evaluasi, akreditasi, standardisasi, dan kebutuhan kelembagaan.

2. TANGGUNG JAWAB UTAMA

• KRA 1 – Administrasi dan Dokumentasi Program Abdimas
  KRA: Tersedianya administrasi dan dokumentasi program Abdimas yang tertib, lengkap, dan mudah diakses.
  KPI: Kelengkapan dokumen, ketepatan waktu administrasi, kemudahan akses dokumen, dan minimnya kesalahan administrasi.
• KRA 2 – Pengelolaan Data dan Informasi Abdimas
  KRA: Tersedianya data program, mitra, kegiatan, dan luaran Abdimas yang akurat dan terstruktur.
  KPI: Data terbarui, mudah diakses, dan dapat memenuhi kebutuhan pelaporan, evaluasi, akreditasi, serta kebutuhan institusi secara tepat waktu.
• KRA 3 – Dukungan Pelaksanaan Program Abdimas
  KRA: Terlaksananya dukungan administratif dan operasional program Abdimas secara efektif.
  KPI: Kebutuhan program terpenuhi, koordinasi dengan pihak terkait berjalan baik, dan tindak lanjut pekerjaan dilakukan tepat waktu.
• KRA 4 – Dokumentasi, Publikasi, dan Diseminasi
  KRA: Tersedianya dokumentasi dan materi publikasi yang menggambarkan pelaksanaan, luaran, dan dampak program Abdimas.
  KPI: Kegiatan terdokumentasi dengan baik dan materi publikasi/diseminasi tersedia sesuai kebutuhan.
• KRA 5 – Monitoring, Evaluasi, dan Dampak Program
  KRA: Tersedianya data dan dokumentasi yang mendukung monitoring dan evaluasi program Abdimas.
  KPI: Perkembangan program, luaran, dan dampak kegiatan dapat dihimpun dan terdokumentasi dengan baik.
• KRA 6 – Akreditasi, Standardisasi, dan Kebutuhan Kelembagaan
  KRA: Tersedianya data dan bukti pendukung kegiatan Abdimas untuk kebutuhan akreditasi, standardisasi, audit, dan pelaporan institusi.
  KPI: Dokumen pendukung lengkap, mudah ditelusuri, dan dapat disediakan tepat waktu.

3. KEWENANGAN

• Mengelola dan menindaklanjuti administrasi rutin program Abdimas.
• Meminta dan melakukan follow-up data/dokumen kepada pihak terkait.
• Mengelola data, dokumen, dan arsip program Abdimas.
• Melakukan koordinasi administratif dan teknis untuk kegiatan yang telah disetujui.
• Menentukan prioritas pekerjaan berdasarkan urgensi dan deadline.
• Melakukan dokumentasi kegiatan dan pengelolaan materi pendukung program.

4. HUBUNGAN KERJA

Internal:

• Dosen/tim pelaksana Abdimas, Program Studi/Kaprodi, Koordinator Pengabdian kepada Masyarakat, Tim LPPM, dan unit terkait di universitas — untuk koordinasi program, administrasi, data, dokumentasi, monitoring, pelaporan, dan luaran Abdimas.

Eksternal:

• Mitra masyarakat, UMKM, komunitas, pemerintah, institusi pendidikan, organisasi/NGO, vendor, dan mitra kerja sama — untuk koordinasi pelaksanaan program, kebutuhan administratif, pengumpulan data, dokumentasi, monitoring, dan kegiatan kolaboratif.

5. TANTANGAN

• Mengelola kebutuhan administrasi dan pelaporan Abdimas yang dinamis dan terkadang mendadak.
• Menjaga ketelitian dan ketepatan waktu dalam pengelolaan data, dokumen, laporan, dan pertanggungjawaban kegiatan.
• Menangani beberapa program Abdimas secara bersamaan dengan prioritas yang dapat berubah.
• Berkoordinasi dengan mitra masyarakat dan stakeholder yang memiliki karakter serta kebutuhan yang beragam.
• Beradaptasi dengan program, hibah Abdimas, kerja sama, dan peluang kolaborasi baru.
• Menghimpun dan mendokumentasikan proses, luaran, perubahan, serta dampak program Abdimas untuk kebutuhan evaluasi dan pelaporan.

Pendidikan minimal Sarjana. Fresh graduate maupun kandidat yang telah memiliki pengalaman kerja dapat melamar.

Pengalaman di bidang administrasi, project management, community development, social development, event management, organisasi, maupun bidang terkait menjadi nilai tambah.

Pengalaman dalam organisasi kemahasiswaan, kepanitiaan, kegiatan sosial, pemberdayaan masyarakat, atau kegiatan yang melibatkan koordinasi dengan berbagai pihak dapat dipertimbangkan sebagai pengalaman yang relevan.

Pengalaman berinteraksi langsung dengan masyarakat, komunitas, UMKM, organisasi sosial, maupun stakeholder eksternal menjadi nilai tambah.

Pengalaman dalam penyusunan dokumen, pengelolaan data, penyusunan laporan, dokumentasi kegiatan, maupun pengelolaan administrasi program menjadi nilai tambah.

Pengalaman membuat konten visual, dokumentasi foto/video, pengelolaan media sosial, atau publikasi kegiatan menjadi nilai tambah.