Admin Operasional

Voltus Express; Surabaya ꦱꦸꦫꦧꦪ; Sur place; IDR 44 640 000 - 78 120 000; Plein temps

Résumé du poste

Voltus Express di Surabaya mencari petugas administrasi logistik untuk mengelola, menyusun, dan mengarsipkan dokumen pengiriman serta mendukung operasional harian.

Tugas mencakup scan, penyimpanan dokumen fisik dan digital, pemantauan sopir, pencatatan biaya operasional, dan penyusunan laporan harian. Kandidat akan bekerja dengan Microsoft Excel untuk mencatat biaya, status pengiriman, dan rekapitulasi. Memastikan data akurat dan mudah diakses.

Qualifications

• Pengalaman dasar dalam administrasi logistik atau dokumen pengiriman.

Responsabilités

• Mengelola, menyusun, dan mengarsipkan dokumen pengiriman.
• Melakukan scan, print, fotokopi, serta penyimpanan dokumen fisik dan digital.
• Memastikan dokumen pengiriman lengkap, rapi, dan mudah ditemukan.
• Mengelola file Microsoft Excel untuk pencatatan pengiriman, biaya operasional, uang jalan, dan laporan harian.
• Membuat rekapitulasi pengiriman, status barang, biaya operasional, dan bukti pengiriman.
• Memastikan data yang diinput akurat, lengkap, dan sesuai dengan dokumen pendukung.
• Memantau aktivitas sopir dari persiapan keberangkatan hingga pengiriman selesai.
• Berkoordinasi dengan sopir, pelanggan, dan tim terkait untuk kendala pengiriman.
• Mencatat waktu keberangkatan, kedatangan, pickup, dan penyelesaian pengiriman.
• Mencatat dan merekap uang jalan sopir, biaya tol, parkir, bongkar muat, bahan bakar, serta biaya operasional lainnya.
• Melaporkan selisih biaya atau pengeluaran yang tidak disertai bukti kepada atasan.
• Berkoordinasi dengan tim operasional untuk kesiapan kendaraan dan jadwal pengiriman.

Connaissances

Koordinasi operasional

Administrasi dokumen

Pencatatan biaya

Layanan pelanggan

Outils

Microsoft Excel

Description du poste

Mengelola, menyusun, dan mengarsipkan dokumen pengiriman, seperti surat jalan, resi, tanda terima, dan dokumen pendukung lainnya.

Melakukan scan, print, fotokopi, serta penyimpanan dokumen fisik dan digital.

Memastikan dokumen pengiriman lengkap, rapi, dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.

Mengelola file Microsoft Excel untuk pencatatan pengiriman, biaya operasional, uang jalan, dan laporan kegiatan harian.

Membuat rekapitulasi pengiriman, status barang, biaya operasional, dan bukti pengiriman.

Memastikan data yang diinput akurat, lengkap, dan sesuai dengan dokumen pendukung.

3. Pemantauan Operasional Sopir

Memantau aktivitas sopir mulai dari persiapan keberangkatan, proses pickup, perjalanan, bongkar muat, hingga pengiriman selesai.

Berkomunikasi dengan sopir untuk memperoleh pembaruan posisi kendaraan dan status pengiriman.

Memastikan sopir melaporkan kendala operasional, keterlambatan, kerusakan barang, atau masalah selama perjalanan.

Mencatat waktu keberangkatan, kedatangan, pickup, dan penyelesaian pengiriman.

Berkoordinasi dengan sopir, pelanggan, dan tim terkait untuk membantu penyelesaian kendala pengiriman.

4. Administrasi Biaya Operasional

Mencatat dan merekap uang jalan sopir, biaya tol, parkir, bongkar muat, bahan bakar, serta biaya operasional lainnya.

Mengumpulkan dan memeriksa bukti pengeluaran operasional.

Membantu proses pertanggungjawaban uang jalan dan pencocokan biaya dengan laporan sopir.

Melaporkan selisih biaya atau pengeluaran yang tidak disertai bukti kepada atasan.

5. Koordinasi Pengiriman

Berkoordinasi dengan tim operasional untuk memastikan kesiapan kendaraan, sopir, dokumen, dan jadwal pengiriman.

Memastikan informasi alamat pickup, alamat tujuan, kontak penerima, dan instruksi pengiriman tercatat dengan benar.

Memantau status barang yang belum terkirim, belum dibongkar, atau belum memiliki bukti penerimaan.

Membantu koordinasi apabila terjadi perubahan jadwal, penambahan muatan, atau kendala di lokasi pelanggan.

6. Pelaporan dan Tugas Administratif Lainnya

Membuat laporan operasional harian dan rekapitulasi pengiriman.

Memperbarui daftar pengiriman yang masih berjalan, selesai, tertunda, atau bermasalah.

Menyampaikan laporan dan kendala operasional kepada atasan secara berkala.

Melaksanakan tugas administrasi dan operasional lainnya sesuai arahan atasan.