高管助理 Executive Assistant

Pan American Jet Ltd.; Hong Kong; On-site; HKD 279,000 - 469,000; Full time

Job summary

Pan American Jet Ltd. 在香港招聘高级行政助理/私人助理，负责为公司高层统筹国内外出差、交通与住宿、签证及接待等全流程事宜。你将主导高端商务接待的筹备、场地协调、议程规划与现场支持，确保专业、保密且高效的对接质量。

该职位还需跟进境内外合同、资金及银行事务，撰写中英文公務文件与PPT，协助董事会及股东大会相关事务。具备1–3年高层助理经验、优秀英语/粤语/普通话能力及良好执行力者优先。

Qualifications

• 硕士及以上学历，相关领域尤佳。
• 具备1–3年企业高层私人助理或高级行政助理经验。
• 普通话、粤语流利，英语听说读写能力优秀，能独立处理国际商务沟通情境。
• 高度保密意识、情绪稳定、执行力强，具备差旅及国际出差能力。

Responsibilities

• 统筹多家高管的国内外出差、交通、住宿、签证及接待等全流程安排。
• 主导高端商务接待的筹备、场地协调、议程规划及现场支持。
• 合约与协议全流程跟进、文件签署、流转及结案管理，严格把控时点。
• 银行及主体事务处理、账户开立、变更、注销及台账维护。
• 中英文对外文书撰写与修订，优化对外公务文件及商务PPT。
• 协助董事会、股东大会等相关事宜及费用结算、付款流程跟进。
• 统一管理集团主体档案及子公司信息，跨部门协调落地相关事务。
• 协助高管日常私人事务、紧急联系与差旅安排，保持隐私边界。
• 高效完成临时交办的专案、商务运作及主体支援任务，展现责任与结果导向。

Skills

沟通能力

执行力

保密意识

跨境沟通能力

英语表达能力

Education

硕士及以上学历

相关专业：工商管理/行政管理/国际关系/语言文学

Tools

办公软件（Word/Excel/PowerPoint）

文档管理与协作工具

Job description

一、崗位職責

• 統籌高管各項行程，包括國內外商務出差之全程跟進，涵蓋交通、住宿、簽證、當地接待等全流程安排，並具備即時應變能力，靈活調整突發行程。
• 主導客戶、戰略合作夥伴之高端商務接待，包括會晤籌備、場地協調、議程規劃、現場支援及宴請安排，確保專業、穩健且具禮儀高度的對接品質。
• 合約管理：跟進境內外各類合約、協議全流程，推動文件簽署、流轉及結案管理，嚴格把控時間節點，杜絕逾期、漏辦問題。
• 銀行與主體事務：負責多家公司主體的銀行帳戶開立、變更、註銷、額度調整等對公事務；負責各主體業務單據整理、歸檔、台帳維護。
• 跨境商務文書：獨立撰寫、修訂中英文合作計劃書，優化業務 PPT、整理對外公務文件，確保資料規範、準確、按時交付。
• 上市主體行政財務支援：協助公司相關事務，包含董事會會議、董事培訓、股東大會籌備支援；跟進費用結算、付款流程、股東借款用印等相關事務。
• 集團主體運營維護：整理會議紀錄、保險續約跟進、董事會事務配合、持股清單維護；統一管理各子公司檔案及業務資料。
• 跨部門協調：對接財務、業務等各部門，推動各公司層級事務落地，同步進度、解決執行問題。
• 適度協助處理高管生活相關私人事務（如日程協調、禮品安排、緊急聯絡支援等），始終秉持高度尊重與保密原則，恪守個人隱私邊界。
• 高效完成高管臨時交辦之各類專案或商務運營、公司主體相關支援任務，展現責任感、主動性與結果導向思維。

二、工作要求

• 碩士及以上學歷，主修工商管理、行政管理、國際關係、語言文學等相關領域尤佳。
• 具備 1 至 3 年企業高層（董事長／CEO／集團總裁級）私人助理或高階行政助理實務經驗。
• 精通普通話、粵語，並具備流利英語聽說讀寫能力，能獨立應對國際商務溝通情境。
• 高度保密意識與職業分寸感，情緒穩定、情商出眾、執行力強。
• 可配合加班及隨行出差（含海外），具備獨立應對差旅實務之能力。