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Résumé du poste
Une institution de recherche biomédicale recherche un assistant pour gérer l'accueil et les dossiers des personnels. Le candidat idéal a une formation en assistanat, avec une solide expérience dans des missions similaires. Compétences requises incluent la maîtrise du pack Office, d'excellentes qualités relationnelles, ainsi qu'une adaptabilité et rigueur élevées. Anglais C1 exigé. Poste basé à Boulogne-Billancourt dans un cadre multiculturel.
Prestations
Qualifications
- Expérience réussie sur des missions similaires.
- Gestion des dossiers et accueil des nouveaux arrivants.
- Archivage et relations avec divers secrétariats.
Responsabilités
- Gérer les demandes et échanges de personnels accueillis.
- Accompagner les nouveaux arrivants dans leurs démarches.
- Rédiger et envoyer les documents nécessaires aux interventions.
Connaissances
Formation
Outils
L'Institut Pasteur conduit des recherches biomédicales de pointe et avant-gardistes depuis plus de 130 ans.
Sur notre campus de 5 hectares en plein Paris (15è arrondissement), dans un environnement multiculturel et stimulant, 3000 personnes collaborent pour répondre aux ambitions de l'Institut Pasteur.
- Unité Biochimie Membranaire et Transport
- Laboratoire Biomédecine computationelle des systèmes
- Unité Immunologie humorale
- Dossiers des personnels accueillis : demandes initiales avec échanges pour demander et obtenir les différents documents nécessaires selon chaque situation, réponses aux questions et précisions demandées, relances, vérification de l'adéquation des documents reçus avec la demande initiale, DAR d'accueil, liaison avec les services RH de l'IP, etc.).
- Accueil des nouveaux arrivants : réalisation de la photo de badge si nécessaire, accompagnement pour l'ouvertures des droits informatiques, retrait des blouses
- Ordres de mission pour les différents membres des Unités
- Notes de frais de remboursement et soldes de mission
- Commandes sur le portail Coupa des fournitures de bureau et des prestations traiteur pour évènements scientifiques avec réception des prestations
- Archivage des bons de livraison
- Rédaction et envoi des documents nécessaires à la réalisation des interventions des services techniques de travaux et maintenance
- Relations avec les secrétariats des Départements de rattachement des 3 unités pour diverses demandes de recensement ou autre
De formation en assistanat, vous avez une première expérience réussie sur des missions similaires.
Maîtrise de l'outil informatique (pack office)
Rigueur, organisation, réactivité, adaptabilité,
Bonnes qualités relationnelles,
Savoir travailler en équipe et être à l'écoute.
Anglais C1
- L' Institut Pasteur s'engage à offrir un environnement de travail inclusif et respectueux. Nous accueillons toutes les candidatures répondant aux critères du poste, en valorisant la diversité sous toutes ses formes et les parcours variés.
- Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités sur le campus)
- Engagements RSE forts, et initiatives des collaborateurs encouragées
- Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport
- Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias
* Le salaire de référence se base sur les salaires cibles des leaders du marché dans leurs secteurs correspondants. Il vise à servir de guide pour aider les membres Premium à évaluer les postes vacants et contribuer aux négociations salariales. Le salaire de référence n’est pas fourni directement par l’entreprise et peut pourrait être beaucoup plus élevé ou plus bas.