Un.e secrétaire de département

Nantes Université; Nantes; On-site; EUR 29,000 - 36,000; Full time

Job summary

Le département PEIP de Nantes Université recherche un secrétaire administratif pour assurer le secrétariat et la gestion pédagogique et administrative. Vous accueillerez les étudiants et le personnel, gérerez les dossiers et les documents administratifs, et contribuerez à la coordination avec les services transverses.

Vous serez formé et intégré à une équipe dynamique sur les campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon, avec une mission d’appui organisationnel et administratif au

Qualifications

• Formation et/ou qualification : Bac/ bac +2 en gestion administrative.
• Expérience souhaitée : 1 an.

Responsibilities

• Accueillir, informer, orienter dans leurs démarches les étudiants, les personnels enseignants, les visiteurs.
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...).
• Gérer et traiter les informations orales (téléphone…) et écrites (courriers, messagerie…).
• Être l’interface avec les services transversaux administratifs de l’école
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
• Assurer l’organisation des réunions et des conseils de département : planification, convocations, et préparation des documents
• Rédiger les comptes rendus et en assurer la diffusion après validation par le responsable de département
• Etablir le planning des contrôles et des surveillances
• Gérer les conventions de stages

Education

Bac/ bac +2 en gestion administrative

Job description

À propos de nous

Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose

À propos de nous

Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes.

Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.

Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.

Mission

Le département Peip (Parcours élève-ingénieurs Polytech) accueille des étudiants de Bac + 1 à Bac + 2 dans un parcours de préparation aux spécialités d'ingénierie. Ce département dispose de ses propres personnels mais s'appuie aussi largement sur les enseignants-chercheurs des différentes spécialités de l'École, et majoritairement sur la Faculté des sciences durant la première année du parcours. Le département Peip se place donc dans un échange permanent avec un très grand nombre d'acteurs. Sa mission est de former des élèves-ingénieurs pouvant intégrer la quasi-totalité des formations de spécialités du réseau Polytech. Cela comprend une formation scientifique et technique relativement large et de haut niveau mais également une introduction aux différentes problématiques de l'entreprise et du rôle de l'ingénieur dans la société. Enfin, le département joue également le rôle de découverte des spécialités afin d'accompagner les élèves dans leur choix de poursuite d'études.

Missions

Assurer le secrétariat du département PEIP, la gestion pédagogique et administrative.

Activités principales

Secrétariat Du Département

• Accueillir, informer, orienter dans leurs démarches les étudiants, les personnels enseignants, les visiteurs.
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
• Gérer et traiter les informations orales (téléphone…) et écrites (courriers, messagerie…)
• Être l’interface avec les services transversaux administratifs de l’école
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
• Assurer l’organisation des réunions et des conseils de département : planification, convocations, et préparation des documents
• Rédiger les comptes rendus et en assurer la diffusion après validation par le responsable de département

Gestion Pédagogique – Relations Avec Les Élèves

• Saisir et effectuer le suivi quotidien des emplois du temps
• Assurer le suivi des absences et en tenir informés les responsables pédagogiques
• Saisir les notes et préparer les jurys, effectuer l’édition des bulletins de notes
• Etablir le planning des contrôles et des surveillances
• Gérer les conventions de stages

Gestion administrative - relations avec les personnels enseignants et le bureau des rémunérations des enseignants :

• Enseignants permanents : prévision des charges avec les responsables pédagogiques d’année, bilan des charges et transmission pour mise en paiement
• Intervenants extérieurs : constitution du dossier administratif, prévision des charges, suivi des heures effectuées, bilan des charges et transmissions pour mise en paiement

Profil

• Formation et/ou qualification : Bac/ bac +2 en gestion administrative
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1 an

Référence de l'offre : 1od7lwgqrj