UN(E) CHARGÉ.E DE PRODUCTION

Orchestre philharmonique de Strasbourg; Strasbourg; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail possible (après prise de

Résumé du poste

Orchestre philharmonique de Strasbourg recherche un(e) assistant(e) de production pour assurer le suivi administratif et logistique des concerts de la saison à Strasbourg et en tournée. Vous serez l’interface avec les agents d’artistes et gérerez les contrats, budgets, et plannings.

Vous coordonnerez les déplacements, l’hébergement et les prestations techniques, et vous assurerez le bon déroulement des concerts en coordination avec la responsable de production et les équipes internes.

Qualifications

• Formation BAC+3 minimum dans le domaine du spectacle vivant ou de l’administration de la culture.
• Expérience de 2 ans minimum sur des fonctions similaires.
• Permis B apprécié.
• Intérêt marqué pour la musique classique.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif lié aux artistes invités et à leur engagement (contrats, conventions, facturation).
• Préparer et suivre les feuilles de route et les dossiers de production.
• Organiser l’accueil logistique des artistes (hébergement, transport) et les répétitions.
• Gérer la logistique des déplacements et tournées en France et à l’étranger, en conformité avec le règlement interne.

Connaissances

Analyse et synthèse

Rédaction

Anglais

Autonomie

Organisation

Formation

BAC+3 en spectacle vivant ou administration culturelle

Outils

Pack Office

Spaiectacle

OPAS

Description du poste

Sous l’autorité de la responsable de production, il-elle assure le suivi administratif et logistique des concerts de la saison de l’Orchestre, à Strasbourg, en déplacement et en tournée.

Activités principales

Assurer le suivi administratif lié aux artistes invités lors de chaque production :

• Être l’interface des agents d’artistes en amont et en aval de leur venue, concernant le traitement administratif et comptable de leur engagement
• Préparer les contrats et conventions en lien avec la responsable de production et gérer leur suivi dans le circuit de signature
• Préparer les feuilles de route des artistes
• Alimenter les logiciels Spaiectacle et OPAS avec les données relatives aux artistes invités
• Créer et/ou tenir à jour les tableaux de suivi
• Contribuer à l’alimentation du budget production

Assurer l’organisation logistique des productions à Strasbourg :

• Préparer l’accueil logistique (hébergement, transport, accompagnement) des artistes invités (chef-fes, solistes, chœurs, orchestres, etc. ) en lien avec leurs agents et assurer leur accueil physique lors des productions
• Organiser certaines répétitions spécifiques (chant-piano) en lien avec les chef-fes d’orchestre
• Contribuer à la bonne circulation des informations en interne autour du séjour des artistes, notamment auprès de la régie et du pôle communication
• Gérer la préparation et l’installation des loges (tenue des stocks de catering et des équipements)
• Coordonner certaines prestations de services externes (ménage, sécurité, pressing, etc.)

Assurer l’organisation logistique des déplacements et tournées de l’Orchestre :

• En lien avec la responsable de production, préparer la logistique des déplacements et tournées de l’Orchestre en France et à l’étranger (voyages, hébergement, demandes de visas, etc.) en conformité avec le Règlement intérieur de l’Orchestre
• Coordonner avec les lieux d’accueil (festivals, tourneurs, etc.) la logistique sur place (transports locaux, catering, loges, besoins artistiques particuliers, etc.)
• Rédiger les feuilles de route des musiciens de l’Orchestre ainsi que des chef-fes et solistes
• Être présent-e sur certains déplacements et tournées, avec la responsable de production ou en autonomie, pour s’assurer de leur bon déroulement, fluidifier la coordination sur place et répondre aux éventuels aléas de dernière minute

Dans le cadre de ces activités, effectuer diverses formalités administratives (ordres de service, ordres de mission, DPAE, fiches prévisionnelles d'accueil des intervenants, demande de devis et suivi des factures, classement et archivage des dossiers, etc.). Effectuer les déclarations SACEM/SACD à l’issue de chaque trimestre.

Activités secondaires

• Participer à l’organisation et au bon déroulement de certains des concours d’entrée à l’Orchestre
• Demander les disponibilités des artistes
• Assurer des missions administratives ponctuelles auprès du directeur musical et artistique
• En cas d’absence de l’assistant-e de direction, assurer la mission de responsable informatique usager en lien avec le service informatique de l’Eurométropole dans la cadre de la convention
• Formation bac +3 minimum dans le domaine du spectacle vivant ou de l’administration de la culture
• Expérience de 2 ans minimum sur des fonctions similaires
• Permis B apprécié
• Compétences techniques :
• Capacités d’analyse et de synthèse
• Capacités rédactionnelles
• Pratique de l’anglais
• Maîtrise des outils informatiques (Pack Office, Spaiectacle, OPAS…)
• Compétences organisationnelles :
• Sens de l’organisation, rigueur et méthode
• Capacité à anticiper, gérer les priorités et respecter les délais
• Capacité à rendre compte de son activité
• Aptitude à travailler efficacement, y compris dans des situations d’urgence
• Compétences générales :
• Qualités relationnelles alliées à une obligation de discrétion, sens du travail en équipe
• Sens de la diplomatie
• Autonomie et capacité à prendre des initiatives adaptées
• Intérêt marqué pour la musique classique
• Poste à temps complet, horaires variables, travail occasionnel en soirée, le dimanche et les jours fériés, déplacements en France et à l’étranger
• Organisation du temps de travail à 35 heures sans RTT ou 37 heures avec 12 jours de RTT
• Type de recrutement : fonctionnaire ou, à défaut, contractuel de droit public (CDD d’une durée de 3 ans, reconductible une fois, puis CDI), catégorie B
• Avantages liés au poste :
• Télétravail possible (une fois passée la période de prise de poste) avec versement forfait télétravail
• Participation de l’Orchestre aux frais de transport et versement possible d’un forfait mobilité durable
• Participation de l’Orchestre possible à la couverture mutuelle et à la prévoyance
• Prestations d’action sociale proposées par le CNAS
• Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs