Un(e) Assistant administratif (F/H)

Ville de Saint-Malo; Châteauneuf-d'Ille-et-Vilaine; Sur place; EUR 18 000 - 24 000; Plein temps

Résumé du poste

La Ville de Saint-Malo, Direction de la Communication et des Relations Internationales, recrute un Assistant administratif (F/H) pour assurer l’accueil des usagers et le secrétariat du service protocole.

Vous participerez à l’organisation et à la communication autour des évènements, gérerez le logiciel GMA et contribuerez au suivi des dossiers et activités comptables en soutien à la Responsable. Horaires variables en soirée, week-ends et jours fériés.

Qualifications

• Niveau BAC ou équivalent et formation en secrétariat/accueil et gestion/organisation de réceptions.
• Formation protocolaire et logiciel comptabilité.
• Expérience sur poste similaire souhaitée.

Responsabilités

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers.
• Organiser et communiquer autour des évènements (invitation, gestion des dossiers).
• Assurer le secrétariat du service protocole et le suivi des dossiers.
• Participer aux actions du service Protocole et assister les opérations comptables.

Connaissances

Accueil usagers

Secrétariat

Organisation

Rédaction

Gestion des appels

Discrétion

Relationnel

Gestion du temps

Formation

BAC

Formation Secrétariat & protocole

Outils

GMA

Description du poste

Recrute pour sa Direction de la Communication et des Relations Internationales

Un(e) Assistant administratif (F/H)

Adjoints administratifs territoriaux

Activités

Accueil physique et téléphonique des usagers

• Assurer l’accueil des usagers du service lors des événements protocolaires ou événementiels
• Gérer les appels téléphoniques
• Assurer le secrétariat du service protocole

Organisation et communication autour d’évènements

• Élaborer des cartons d’invitation, gérer les envois et retour d’invitations, référent Wimi
• Mettre à jour et gérer des fichiers invitations
• Suivre des dossiers à caractère évènementiel

Organisation pratique du service

• Gérer le logiciel GMA
• Gérer le stationnement
• Participer aux actions du Service Protocole (cérémonies patriotiques et autres événements de relations publiques)
• Assister la Responsable pour les opérations comptables

Profil, expérience, formation

• Niveau BAC
• Formation Secrétariat, accueil et gestion/organisation de réceptions, formation protocolaire et logiciel comptabilité
• Expérience sur poste similaire souhaitée

Savoir-faire :

• Bonne connaissance de la situation géographique des Directions et des services de la Mairie
• Maitrise des outils de bureautique et connaissance de la micro-informatique
• Maitrise des techniques de filtrage et transmission d’appels
• Connaissance sur la préparation et l’organisation de manifestations
• Connaissance des règles protocolaires
• Qualités rédactionnelles

Savoir-être :

• Initiative et sens de l’organisation
• Disponibilité
• Créativité pour les invitations
• Qualités relationnelles et maitrise de soi lors de public difficile
• Discrétion

Horaires avec amplitudes variables en soirée, week-end et jours fériés

Personne à contacter pour obtenir des compléments d'information

Yannick Macé

Conseiller en recrutement et transition professionnelle