Assistant.e en gestion administrative et financière F/H

Université de Lorraine; Vandœuvre-lès-Nancy; On-site; EUR 12,000 - 18,000; Part time

Job summary

Université de Lorraine recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) chargé(e) de la gestion administrative, financière et de l’organisation d’événements liés à la vie scientifique du laboratoire.

Les missions incluent l’organisation d’événements et déplacements, l’appui aux procédures de sciences ouvertes, la gestion des dossiers financiers et la production de tableaux de bord. Contrat du 1er janvier au 31 août 2027, poste à 50% et travail sur site à Vandœuvre-lès-Nancy.

Qualifications

• Formation CAP/BEP Secrétariat-Gestion ou équivalent.
• Connaissances souhaitées en finances publiques, rédaction de documents, accueil et relationnel.
• Maîtrise des outils bureautiques et des bases de données.

Responsibilities

• Organisation des événements et déplacements (séminaires, colloques, congrès, soutenances de thèse et HDR), logistique et suivis des inscriptions.
• Gestion des sciences ouvertes et dépôt des publications dans l’application dédiée.
• Gestion financière: dossiers, achats, crédits, virements, tableaux de bord et extraits des SI.
• Appui administratif général: commandes de consommables, archivage et circulation de l’information.

Skills

Finance publique

Rédaction de documents

Accueil téléphonique

Réseaux professionnels

Outils bureautiques

Rapport et synthèse

Travail en équipe

Education

CAP/BEP Secrétariat-Gestion ou équivalent

Job description

Vous assurerez la gestion administrative, financière et l'organisation des événements liés à la vie scientifique et institutionnelle du laboratoire.

Vos missions principales :

• Organisation des événements et déplacements : mise en œuvre de séminaires, colloques, congrès, soutenances de thèse et HDR, gestion des demandes et devis, suivi des inscriptions, logistique (salles, matériels, accès numériques, traiteurs), accueil des participants, gestion des financements, commandes et coûts, organisation des déplacements via le logiciel dédié, alimentation des bases de données.

• Gestion des sciences ouvertes : appui aux chercheurs pour le dépôt des publications dans l'application dédiée, mise en œuvre de procédures adaptées en lien avec le/la référent.e qualité et la direction.

• Gestion financière : instruction des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, utilisation des applications dédiées (bons de commande/achats, réservations de crédits, prestations internes, virements de fonds), alimentation de bases de données et tableaux de bord, extractions depuis les systèmes d'information.

• Appui administratif général : élaboration et contrôle des actes de gestion, gestion des commandes de consommables, circulation de l'information avec les services internes et partenaires externes, accompagnement des interlocuteurs dans leurs démarches, classement et archivage.

Profil recherché :

• Formation de type CAP/BEP Secrétariat‑Gestion ou équivalent, idéalement complétée par une expérience en environnement public ou universitaire.

• Connaissances souhaitées en finances publiques, techniques d'élaboration de documents, communication, accueil téléphonique et physique, environnement et réseaux professionnels.

• Maîtrise des outils bureautiques

• Compétences opérationnelles : savoir enregistrer et classer des documents, rédiger des rapports, rendre compte de son activité, travailler en équipe.

• Qualités personnelles : rigueur et fiabilité, réactivité, sens relationnel, respect de la confidentialité, autonomie et sens du service.

  Contrat du 1er janvier au 31 août 2027. Poste à 50%.

  Les candidatures sont attendues pour le 16 novembre au plus tard.