Stagiaire Chef de Projet F/H

Vinci Concessions; Nanterre; Sur place; EUR 42 000 - 62 000; Plein temps

Résumé du poste

Vinci Concessions recherche un assistant polyvalent pour accompagner les phases Préparation et Consultation, Exécution et Suivi, puis Mise en Service d’un projet. Vous contribuerez à constituer les dossiers, suivre les appels d’offres et vérifier la conformité des documents.

Vous assurerez le suivi administratif et financier, rédigerez des comptes-rendus et partagerez les rapports d’avancement. Rigoureux, vous coordonnez avec MOE/AMO et bureaux de contrôle et respectez les procédures Voltix.

Responsabilités

• Assistance à la contractualisation d'études préparatoires à la conception et construction : contribution à la préparation des dossiers pour les levés topographiques, bornages, études géotechniques, diagnostics, etc., et soutien à la contractualisation du coordinateur SPS et du bureau de contrôle.
• Assistance aux appels d'offres : préparation et suivi des appels d'offres pour les entreprises externes (MOE, AMO, Bureau de contrôle), incluant la compilation des éléments pour la revue du contenu des prestations
• Assistance au suivi de la conception réalisée par les bureaux d'études et vérification de la bonne application de la charte de construction Voltix.
• Soutien à la préparation des Dossiers de Consultation d'Entreprises (DCE) : aide à la compilation des documents et au suivi de leur élaboration.
• Appui à la préparation de chantier : assistance pour les demandes d'autorisations nécessaires et support administratif (permission de voierie, …).
• Soutien aux négociations : préparation des éléments et des synthèses pour les négociations des offres et des budgets.
• Suivi documentaire des validations : assistance au suivi des validations des documents d'exécution lors du lancement des phases travaux.
• Identification et surveiller le chemin critique ainsi que les potentiels retards.
• Contribution à la préparation des rapports d'avancement destinés à la direction interne et aux investisseurs.
• Assistance au suivi des opérations travaux : support pour le suivi des aspects contractuels et financiers des opérations travaux.
• Rédaction des comptes-rendus de réunion en français ou en anglais.
• Appui à la revue des rapports d'avancement hebdomadaires et mensuels des entreprises.
• Assistance au suivi de la performance des contractants (planning, qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement - HSE).
• Soutien à la préparation de la documentation nécessaire au raccordement au réseau et à la mise en service.
• Suivi de la facturation et traitement des EM.
• Mise à jour régulière du tableau de suivi financier en fonction des commandes et des EM.
• Mise à jour régulière de l'annuaire des contacts
• Concourt aux activités de gestion documentaire des projets.
• Tenue à jour des registres de documents et des listes de diffusion.
• Assistance au suivi qualité et aux contrôles de conformité.
• Harmonisation des dénominations dans les différents outils existants
• Organisation et classement des documents dans l'arborescence.
• Duplication et adaptation des contrats types

Description du poste

Phase Préparation et Consultation

• Assistance à la contractualisation d'études préparatoires à la conception et construction : contribution à la préparation des dossiers pour les levés topographiques, bornages, études géotechniques, diagnostics, etc., et soutien à la contractualisation du coordinateur SPS et du bureau de contrôle.
• Assistance aux appels d'offres : préparation et suivi des appels d'offres pour les entreprises externes (MOE, AMO, Bureau de contrôle), incluant la compilation des éléments pour la revue du contenu des prestations
• Assistance au suivi de la conception réalisée par les bureaux d'études et vérification de la bonne application de la charte de construction Voltix.
• Soutien à la préparation des Dossiers de Consultation d'Entreprises (DCE) : aide à la compilation des documents et au suivi de leur élaboration.
• Appui à la préparation de chantier : assistance pour les demandes d'autorisations nécessaires et support administratif (permission de voierie, …).
• Soutien aux négociations : préparation des éléments et des synthèses pour les négociations des offres et des budgets.

Phase Exécution et Suivi

• Suivi documentaire des validations : assistance au suivi des validations des documents d'exécution lors du lancement des phases travaux.
• Identification et surveiller le chemin critique ainsi que les potentiels retards.
• Contribution à la préparation des rapports d'avancement destinés à la direction interne et aux investisseurs.
• Assistance au suivi des opérations travaux : support pour le suivi des aspects contractuels et financiers des opérations travaux.

Rédaction des comptes-rendus de réunion en français ou en anglais.

Phase Mise en Service

• Appui à la revue des rapports d'avancement hebdomadaires et mensuels des entreprises.
• Assistance au suivi de la performance des contractants (planning, qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement - HSE).
• Soutien à la préparation de la documentation nécessaire au raccordement au réseau et à la mise en service.

2. Optimisation du Suivi Administratif et Financier

Suivi de la facturation et traitement des EM.

Suivi Budgétaire

Mise à jour régulière du tableau de suivi financier en fonction des commandes et des EM.

Gestion des Contacts

Mise à jour régulière de l'annuaire des contacts

Qualité et Documentation

• Concourt aux activités de gestion documentaire des projets.
• Tenue à jour des registres de documents et des listes de diffusion.
• Assistance au suivi qualité et aux contrôles de conformité.

3. Amélioration des Processus et Outils Internes

• Harmonisation des dénominations dans les différents outils existants
• Organisation et classement des documents dans l'arborescence.
• Duplication et adaptation des contrats types