Stagiaire archivage et digitalisation H/F

Nous Recrutons; Contamine-sur-Arve; Sur place; EUR 12 000 - 19 000; Plein temps

Résumé du poste

Le CHAL recherche un(e) étudiant(e) en formation administrative pour assurer l’archivage des dossiers des praticiens hospitaliers et digitaliser les archives sous format numérique, en lien avec la direction des affaires médicales. Vous participez à la gestion documentaire, recensez et inventoriez les archives, mettez à jour les tableaux de suivi et améliorez l’organisation des documents.

Vous respectez la confidentialité et les procédures internes, travaillez en équipe et développez vos

Qualifications

• Étudiant(e) en formation administrative, secrétariat, gestion documentaire, gestion des organisations ou domaine équivalent.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Sens de l’organisation et de la méthode
• Rigueur et capacité d’analyse
• Respect de la confidentialité
• Aptitude au travail en équipe
• Autonomie et sens des responsabilités.

Responsabilités

• Archivage : Tri des dossiers administratifs, classement et réorganisation des archives papier et électronique, préparation et conditionnement des documents destinés à l’archivage ou à la destruction, mise à jour du tableau de suivi, étiquetage et référencement des dossiers.
• Gestion documentaire: recensement et inventaire des archives, mise à jour des tableaux de suivi, amélioration de l’organisation documentaire.
• Digitalisation: numérisation de documents administratifs, classement électronique des documents, indexation et contrôle de la qualité des fichiers numérisés.
• Respect de la réglementation: application des règles de confidentialité, respect des procédures internes de conservation des documents, sensibilisation aux obligations liées à la protection des données.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Capacité d’analyse

Respect de la confidentialité

Esprit d’équipe

Autonomie

Formation

Formation administrative/secrétariat/gestion documentaire

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

A propos de nous

Le CHAL est l’établissement de référence de son territoire de santé.

C’est un établissement neuf, construit sur un nouveau site et mis en service en 2012.

Il dispose d’une large gamme de spécialités médicales et chirurgicales ainsi que d’un plateau technique étoffé.

L’offre de soins est complète avec:

– des domaines de compétence spécialisés: médecine nucléaire (3 gamma caméras, 1 TEPSCAN), aide médicale à la procréation…

– des services de grand technicité, uniques sur le bassin genevois: réanimation, unité neuro-vasculaire, unité de soins intensifs de cardiologie, hémodialyse…

– une diversité des modes d’hospitalisation: hôpital de jour, hôpital de semaine, hospitalisation à domicile, RAC…

Votre mission, si vous l’acceptez

Missions principales: Assurer l’archivage des dossiers des praticien hospitaliers en lien avec la direction des affaires médicales ainsi que la digitalisation de ses dossiers sous un format numérique.

La Direction des Affaires Médicale et de la Recherche est composée de:

– Une directrice des Affaires Médicales et de la Recherche

– Un attaché d’administration hospitalière

– Quatre gestionnaires

Archivage :

• Tri des dossiers administratifs
• Classement et réorganisation des archives papier et de l’électroClass
• Préparation et conditionnement des documents destinés à l’archivage ou à la destruction
• Mise à jour du tableau de suivi
• Étiquetage et référencement des dossiers.

Gestion documentaire:

• Participation au recensement et à l’inventaire des archives
• Mise à jour des tableaux de suivi des archives
• Participation à l’amélioration de l’organisation documentaire.

Digitalisation:

• Numérisation de documents administratifs ;
• Classement électronique des documents ;
• Indexation et contrôle de la qualité des fichiers numérisés ;

Respect de la réglementation:

• Application des règles de confidentialité ;
• Respect des procédures internes de conservation des documents ;
• Sensibilisation aux obligations liées à la protection des données.

Le profil idéal

• Étudiant(e) en formation administrative, secrétariat, gestion documentaire, gestion des organisations ou domaine équivalent ;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ;
• Sens de l’organisation et de la méthode ;
• Rigueur et capacité d’analyse ;
• Respect de la confidentialité ;
• Aptitude au travail en équipe ;
• Autonomie et sens des responsabilités.

Salaire :

Expérience : Tous niveaux d’expérience