Archiviste / encadrant du service des archives H/F

Nous Recrutons; Contamine-sur-Arve; Sur place; EUR 26 000 - 28 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Parkings gratuits

Mobilité interne et formation

Crèche

Amicale du personnel, conciergerie, CG

Restaurant du personnel

Primes d’intéressement aux projets

Forfait mobilité durable

Santé au travail

Compte Epargne Temps

Résumé du poste

Le Centre Hospitalier Alpes Léman recrute un responsable des archives médicales et administratives pour piloter une équipe de 12 professionnels et mettre en œuvre la politique d’archivage papier et numérique.

Vous assurez la collecte, le classement, la conservation et la mise à disposition des dossiers, avec veille réglementaire et collaboration avec les services et la Direction Qualité-Gestion des risques. CDI et conditions attractives.

Qualifications

• Diplôme d’archiviste ou expérience significative dans le milieu archivistique.
• Maîtrise du cadre réglementaire et des procédures de gestion des archives publiques.
• Maîtrise de l’outil informatique et aisance rédactionnelle.

Responsabilités

• Proposer et mettre en œuvre la politique d’archivage des archives médicales et administratives hospitalières, en animant une équipe composée de 12 professionnels.
• Organiser la collecte, le classement et la conservation des dossiers médicaux et archives médicales et administratives
• Structurer la mise à disposition des documents archivés aux services demandeurs
• Veiller à répondre dans les délais impartis aux demandes de communication de dossier médical exprimées par les patients ou leurs ayants droits, dans le respect de la réglementation en vigueur
• Concourir à la transmission des dossiers médicaux saisis sur réquisition
• Organiser l’élimination des dossiers médicaux, archives médicales et administratives selon la règlementation en vigueur, ainsi que le versement des archives historiques en coordination avec les Archives Départementales
• Organiser le versement annuel interne au sein du service des archives centrales
• Valider la liste des dossiers des patients décédés en lien avec le service de Gestion Administrative des Patients, selon la procédure en vigueur et à l’appui de la base INSEE
• Opérer la veille réglementaire dans le domaine de référence
• Sensibiliser les services et agents en formation aux bonnes pratiques archivistiques
• Tenir à jour les procédures archivistiques et le cas échéant, en rédiger de nouvelles, en articulation avec le service Qualité-Gestion des risques, pilote du système de gestion documentaire de l’établissement
• Elaborer les tableaux de gestion communs au GHT Léman Mt-Blanc avec le groupe de travail constitué et en concertation avec les Archives Départementales
• Intégrer le groupe de travail mobilisé pour le déploiement d’un Système d’Archivage Electronique (SAE), au sein de l’établissement de santé
• Gérer le planning du service et la planification des congés annuels

Connaissances

Management

Réglementation

Informatique

Apprentissage continu

Milieu hospitalier

Formation

Diplôme d’archiviste

Description du poste

A propos de nous

Le Centre Hospitalier Alpes Léman (CHAL) est un établissement récent, situé entre lacs et montagnes, ouvert en février 2012 de 450 lits et places de médecine, chirurgie et obstétrique.

Très dynamique, le CHAL a enregistré depuis son ouverture une croissance d’activité tous secteurs confondus de 25%. 2000 personnes y travaillent dont 200 médecins et internes.

Le CHAL est établissement support du GHT Léman Mont Blanc qui couvre le territoire nord de la Haute Savoie pour une population de 500 000 habitants.

Votre mission, si vous l’acceptez

MISSIONS PRINCIPALES

Proposer et mettre en œuvre la politique d’archivage, papier et numérique, des archives médicales et administratives hospitalières, en animant une équipe composée de 12 professionnels.

• Organiser la collecte, le classement et la conservation des dossiers médicaux, archives médicales et administratives
• Structurer la mise à disposition des documents archivés aux services demandeurs
• En collaboration avec l’assistante de direction en charge des Relations avec les Usagers :
  • Veiller à répondre dans les délais impartis aux demandes de communication de dossier médical exprimées par les patients ou leurs ayants droits, dans le respect de la réglementation en vigueur
  • Concourir à la transmission des dossiers médicaux saisis sur réquisition
• Organiser l’élimination des dossiers médicaux, archives médicales et administratives selon la règlementation en vigueur, ainsi que le versement des archives historiques en coordination avec les Archives Départementales
• Organiser le versement annuel interne au sein du service des archives centrales
• Valider la liste des dossiers des patients décédés en lien avec le service de Gestion Administrative des Patients, selon la procédure en vigueur et à l’appui de la base INSEE
• Opérer la veille réglementaire dans le domaine de référence
• Sensibiliser les services et agents en formation aux bonnes pratiques archivistiques
• Tenir à jour les procédures archivistiques et le cas échéant, en rédiger de nouvelles, en articulation avec le service Qualité-Gestion des risques, pilote du système de gestion documentaire de l’établissement
• Elaborer les tableaux de gestion communs au GHT Léman Mt-Blanc avec le groupe de travail constitué et en concertation avec les Archives Départementales
• Intégrer le groupe de travail mobilisé pour le déploiement d’un Système d’Archivage Electronique (SAE), au sein de l’établissement de santé
• Gérer le planning du service et la planification des congés annuels

EQUIPE, ENVIRONNEMENT

Le service des archives médicales est composé de 13 professionnels.

Il a pour mission la gestion et la conservation de 535 000 dossiers patients, représentant 4 900 mètres linéaires d’archives.

Vous travaillerez en lien avec le responsable des secrétariats médicaux, l’assistante de direction « Relation avec les usagers », le médecin responsable du DIM et le cadre supérieur de santé chargé du développement du Dossier Patient Informatisé.

Liaison hiérarchique: Directrice Qualité-Gestion des risques

CONDITIONS PARTICULIERES DE TRAVAIL

37h30 hebdomadaire du lundi au vendredi

Recrutement en CDI, mutation ou détachement

Poste accessible aux contractuels et titulaires (grade d’Adjoint des cadres hospitaliers)

25 CA, 15 RTT et 2 Congés Hors saison

Prise de poste souhaitée: dès que possible

Conditions particulières:

– Travail devant un écran

– Manutention et port de charge

– Travail en position debout

– Travail en lumière artificielle

AVANTAGES

• # Etablissement moderne
• # Parkings gratuits
• # Politique de mobilité interne et de formation
• # Crèche
• # Amicale du personnel, conciergerie, CGOS
• # Restaurant du personnel
• # Primes d’intéressement aux projets collectifs
• # Forfait mobilité durable
• # Service interne de santé au travail
• # Compte Epargne Temps

Le profil idéal

Connaissances, compétences et aptitudes requises :

Diplôme d’archiviste ou expérience significative dans le milieu archivistique

-Savoir-faire :

Management d’équipe

Connaissance du cadre réglementaire et des procédures de gestion des archives publiques

Maîtrise de l’outil informatique

Goût pour l’acquisition de nouvelles compétences

La connaissance du milieu hospitaliser serait un plus

-Savoir être :

Sens de l’analyse

Méthode, Rigueur, organisation et adaptabilité

Aisance rédactionnelle

Qualités relationnelles

Aptitude à communiquer

Salaire : De 2318 à 2500 € (Euros) par mois

Expérience : Tous niveaux d’expérience