STAGE – Assistant.e administratif.ve événementiel et formations

Fundraisers; Paris; Híbrido; EUR 7800 - 12.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Indemnité de stage conventionné

50% du titre de transport

Descripción de la vacante

Association Française des Fundraisers (AFF) recherche un assistant.e administratif.ve événementiel et formations en stage conventionné. Vous serez intégré.e à l’équipe formation et interviendrez sur le soutien logistique et administratif des formations et des évènements, avec une collaboration transversale sur les adhérents et le CRM.

Localisation Paris 9e, stage de 5/6 mois, 35 heures par semaine, rémunération selon grille officielle et 50% du titre de transport.

Formación

• Minimum Bac+3 (école de gestion, commerce ou administration).
• Excel et pack Office requis.
• Grande polyvalence et sens des priorités.
• Travail en équipe et aisance relationnelle souhaités.
• Appétence pour le digital et l’IA.
• Bonne capacité à communiquer et à accompagner les adhérents.

Responsabilidades

• Informer les adhérents et participants: gestion de la boîte info, standard, emails et accueil lors des évènements.
• Participer à la logistique des évènements, en digital et en présentiel.
• Contribuer à l’organisation et à l’accueil sur l’ensemble des évènements (conférences, vœux, etc.).
• Suivi administratif des adhérents et participants, inscription et facturation.
• Soutenir la gestion administrative et financière des adhésions et évènements.
• Améliorer les processus et mettre en place des outils plus automatisés.
• Rédiger les conventions de partenariat et mettre à jour les tableaux de bord.

Conocimientos

Rigueur

Polyvalence

Travail en équipe

Aisance relationnelle

Sens des priorités

Digital et IA

Educación

Bac+3 en gestion/commerce/administration

Herramientas

Excel

Pack Office

Sugar CRM

Descripción del empleo

Rejoignez l’Association Française des Fundraisers (AFF) et faites partie d’une aventure humaine et inspirante !

L’AFF est bien plus qu’une association : c’est une véritable communauté de professionnels passionnés par la générosité et le mécénat. Notre mission ? Accompagner les collecteurs de fonds des organismes d’intérêt général dans le développement de leurs compétences en collecte de fonds pour changer le monde, qu’ils agissent dans les domaines du social, de l’humanitaire, de la culture, de l’enseignement supérieur ou encore de la recherche.

Avec nous, c’est tout un écosystème qui s’anime : formations enrichissantes, événements captivants, partages d’expériences entre pairs, et une multitude de temps forts pour propager des pratiques innovantes et solidaires. Depuis 5 ans, nous portons également le Giving Tuesday, la journée dédiée à la générosité sous toutes ses formes, un mouvement qui résonne partout en France.

Nos 1 350 adhérents ne sont pas que des membres : ils sont au cœur de notre mission. À Paris et en région, grâce à des groupes et clubs animés par des bénévoles passionnés, nous bâtissons ensemble une association dynamique, riche d’échanges et de projets collectifs.

Aujourd’hui, dans le cadre du développement de nos activités, nous recherchons notre Assistant.e administratif.ve événementiel et formations. Ce stage transverse vous plongera au cœur de nos projets et vous permettra de collaborer avec toutes nos équipes, avec un focus particulier sur notre service formation.

Vous êtes curieux(se), polyvalent(e) et aimez donner du sens à votre quotidien ? Rejoignez une équipe soudée, dynamique et à taille humaine (13 personnes), prête à accueillir votre énergie et vos idées !

Les formations pour les montées en compétences des fundraisers sont dispensées tout au long de l’année

• 110 journées de formation en 2026

Les prochains évènements sont:

• La conférence Grands donateurs, le 17 novembre 2026
• Les vœux de l’AFF, le 21 janvier 2027
• La conférence ESR, les 9 et 10 mars 2027

MISSIONS

Soutien à la relation adhérents et à l’organisation d’évènements

L’assistance aux évènements s’appuie sur une relation quotidienne avec les adhérents, les participants et les apprenants. Vous contribuez à leur bonne information et les accompagnez tout au long de leurs interactions avec l’AFF.

Missions :

• Informer les adhérents et les participants : gestion de la boîte info, du standard, des e-mails et accueil lors des évènements.
• Participer à la logistique des évènements, en digital (Swapcard, Zoom ou autres plateformes) et en présentiel.
• Contribuer à l’organisation et à l’accueil sur l’ensemble des évènements de l’association (conférence Grands do les 17 novembre, les vœux en janvier 2027…).

Appui à la gestion administrative des évènements avec l’équipe

• Assurer le suivi administratif des adhérents, acheteurs et participants, de l’inscription à la facturation.
• Soutenir la gestion administrative et financière des adhésions et des évènements (séminaires, conférences, petits-déjeuners, rencontres interprofessionnelles).
• Participer à l’amélioration des process et à la mise en place d’outils plus automatisés.
• Aider à la rédaction des conventions de partenariat liées aux évènements.
• Mettre à jour les tableaux de bord et rapports de suivi.
• Réaliser des tâches administratives courantes.

Appui à la gestion administrative et logistique des formations avec l’équipe

• Aider à l’accueil des apprenants et des formateurs, sur place et par téléphone.
• Participer à la gestion des inscriptions et les dossiers de formation (conventions, convocations, feuilles d’émargement, attestations, etc.).
• Aider à l’organisation de sessions : planification, réservation des salles, préparation du matériel et des supports pédagogiques.
• Aide au suivi des présences et absences et veiller à la conformité des dossiers.
• Mettre à jour les bases de données et les outils de suivi (tableaux de bord, plannings, indicateurs qualité).

Missions liées à la gestion du CRM :

Vous êtes un appui dans la gestion du CRM pour faire vivre la base de données, l’enrichir en lien avec le pilotage stratégique et les évènements de l’AFF!

L’AFF a besoin d’appui dans la gestion de la base de données (Sugar CRM) et celle de l’espace client en ligne (site web interfacé avec CRM):

• Aider au maintien en qualité et l’enrichissement de la base de données des contacts et comptes, en relation avec les différentes activités de l’association (formation, événementiel: séminaire, secteur culture et collectivités, animation de réseau) et du service communication.
• Faire vivre quotidiennement la base : actions de qualification et de restructuration des données.
• Aider sur la gestion du site internet en lien avec le CRM.

L’équipe de l’AFF est à taille humaine (13 personnes) et a à cœur d’accompagner les stagiaires, les soutenir dans leur montée en compétences en leur donnant des missions polyvalentes et transverses.

Les missions sont amenées à évoluer (autonomie croissante, analyse de données etc..) si le ou la stagiaire souhaite être plus impliqué(e).

Nous recherchons une personne curieuse, dynamique, rigoureuse, partageant les valeurs de l’AFF (lien social, solidarité et partage, engagement, éthique, ouverture), ayant le sens du service, et souhaitant travailler dans le secteur de l’intérêt général.

L’esprit équipe est une qualité recherchée pour travailler au sein de cette équipe dynamique et engagée!

FORMATION

• Minimum Bac+3 (école de gestion, commerce, d’administration…)

PROFIL, COMPETENCES ET EXPERIENCE

• Rigueur
• Excel et outils numériques, pack office
• Grande polyvalence
• Sens des priorités
• Travail en équipe
• Appétence pour le digital, l’IA
• Aisance relationnelle et goût du contact

MODALITES DU STAGE

• Stage conventionné (35 heures, temps plein)
• Début : à partir d’octobre – à définir avec le/a stagiaire – jusqu’en février/mars
• Durée: 5/6 mois
• Localisation : Paris 9ème
• Rémunération : Indemnité de stage conventionné
• Avantages : 50% du titre de transport