Senior Executive Assistant to MD — Strategic Partner & PMO

Doctolib; Paris; Hybride; EUR 60 000 - 90 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle prise en charge 100%

Congés 25 jours + RTT

Télétravail partiel 2 jours/sem

Tickets restaurant

Résumé du poste

Doctolib France recherche un(e) Executive Assistant pour accompagner le Managing Director France et ses leadership teams, afin d'optimiser son temps et d'accélérer l'impact du business. Vous coordonnez les échanges entre les fonctions clés, préparez les réunions stratégiques, suivez les actions et contribuez à des projets transverses PMO, dans un environnement dynamique et en forte croissance.

Ce poste offre une exposition directe aux décisions les plus impactantes pour la France et nécessite

Qualifications

• Disposez d'au moins 5 ans d'expérience en tant qu'Executive Assistant auprès de leaders senior (C-level, Managing Director) dans des environnements complexes, dynamiques et en forte croissance
• Ayez un sens aigu du business : vous comprenez les priorités stratégiques, distinguez l'urgent de l'important et savez connecter chaque sujet à l'impact business
• Maîtrisez la coordination multi-stakeholders : vous gérez plusieurs interlocuteurs simultanément avec fluidité, professionnalisme et diplomatie, à tous les niveaux de séniorité
• Êtes proactif(ve) et orienté(e) solutions : vous anticipez les problèmes avant qu'ils surviennent, trouvez des solutions rapidement et apportez structure et sérénité dans des situations mouvantes
• Savez avancer en autonomie, aller vers les bonnes personnes pour collecter l'information et faire avancer les sujets sans attendre qu'on vous les confie
• Faites preuve d'une grande intelligence émotionnelle et adaptez votre communication avec tact, clarté et justesse selon les interlocuteurs
• Maîtrisez l'anglais à l'écrit et à l'oral

Responsabilités

• Piloter et optimiser la gestion de l'agenda du MD (priorisation, arbitrage, construction d'une 'time matrix' efficace alignée avec les priorités business)
• Coordonner les échanges entre les équipes Sales, Customer Care, Growth, Marketing et les autres fonctions clés, en assurant la fluidité des sujets et des décisions
• Préparer et orchestrer les réunions clés (comités de direction, business reviews, all-hands, points stratégiques avec des interlocuteurs internes et externes de haut niveau)
• Assurer le suivi des actions et des next steps issus des réunions importantes et s'assurer que rien ne reste en suspens
• Anticiper les sujets critiques, résoudre les problèmes rapidement et apporter de la structure dans des situations à haute vélocité
• Gérer l'ensemble des sujets administratifs du MD (notes de frais, déplacements, outils internes, validations)
• Organiser et coordonner les événements d'équipe (team meetings, offsites, séminaires) pour la France leadership team
• Soutenir ponctuellement les N-1 du MD sur des besoins d'organisation ou de coordination ad hoc
• Contribuer à des projets transverses stratégiques en tant que PMO, sur des chantiers à fort impact pour l'organisation France

Connaissances

Executive Assistant

Anglais

Multi-stakeholders

Autonomie

Description du poste

Doctolib France recherche un(e) Executive Assistant pour accompagner le Managing Director France et ses leadership teams, afin d'optimiser son temps et d'accélérer l'impact du business. Vous coordonnez les échanges entre les fonctions clés, préparez les réunions stratégiques, suivez les actions et contribuez à des projets transverses PMO, dans un environnement dynamique et en forte croissance.

Ce poste offre une exposition directe aux décisions les plus impactantes pour la France et nécessite