Secrétaire technique H/F - EC20653

Departement de Vendee; La Roche-sur-Yon; Sur place; EUR 21 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Departement de Vendee recherche une assistante administrative pour le laboratoire afin d'assurer le traitement administratif et la relation clients, l'accueil téléphonique et physique des usagers et partenaires, ainsi que la gestion des demandes d'analyses et de facturation.

Vous enregistrerez les dossiers dans le système LIMS, réaliserez le scan et l'archivage, et suivrez les réclamations dans l'outil qualité, contribuant ainsi au bon fonctionnement administratif et opérationnel du laboratoire.

Responsabilités

• Assurer le traitement administratif et la relation clients.
• Assurer l'accueil téléphonique du laboratoire.
• Assurer l'accueil physique des usagers, partenaires et prestataires.
• Gérer les boîtes de messagerie génériques du service : réception, analyse, orientation et suivi des demandes.
• Répondre aux sollicitations de premier niveau et orienter les interlocuteurs vers les services compétents.
• Gérer les demandes d'analyses :
• Réceptionner les demandes d'analyses et les échantillons.
• Vérifier la conformité des demandes et des échantillons selon les procédures en vigueur.
• Enregistrer les dossiers dans le système informatique du laboratoire (LIMS).
• Réaliser le scan et l'archivage numérique des documents.
• Assurer l'étiquetage et la traçabilité des échantillons.
• Réaliser les opérations de facturation :
• Éditer et transmettre les rapports d'analyses aux clients par courrier ou voie dématérialisée.
• Créer les comptes clients dans le logiciel métier.
• Éditer les avis des sommes à payer et les factures.
• Effectuer les opérations de rapprochement administratif et préparer les envois.
• Enregistrer et suivre les réclamations clients dans l'outil qualité.
• Participer au traitement des actions correctives liées aux réclamations.
• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques.

Description du poste

• Assurer le traitement administratif et la relation clients :
• Assurer l'accueil téléphonique du laboratoire.
• Assurer l'accueil physique des usagers, partenaires et prestataires.
• Gérer les boîtes de messagerie génériques du service : réception, analyse, orientation et suivi des demandes.
• Répondre aux sollicitations de premier niveau et orienter les interlocuteurs vers les services compétents.
• Gérer les demandes d'analyses :
• Réceptionner les demandes d'analyses et les échantillons.
• Vérifier la conformité des demandes et des échantillons selon les procédures en vigueur.
• Enregistrer les dossiers dans le système informatique du laboratoire (LIMS).
• Réaliser le scan et l'archivage numérique des documents.
• Assurer l'étiquetage et la traçabilité des échantillons.
• Réaliser les opérations de facturation :
• Éditer et transmettre les rapports d'analyses aux clients par courrier ou voie dématérialisée.
• Créer les comptes clients dans le logiciel métier.
• Éditer les avis des sommes à payer et les factures.
• Effectuer les opérations de rapprochement administratif et préparer les envois.
• Enregistrer et suivre les réclamations clients dans l'outil qualité.
• Participer au traitement des actions correctives liées aux réclamations.
• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques.