Secrétaire services VPT

CAPSO; Bron; Sur place; EUR 18 000 - 25 000; Plein temps

Résumé du poste

CAPSO recherche une secrétaire polyvalente pour accueillir les familles et assurer les tâches administratives quotidiennes au sein du service. Vous gérerez le courrier, la rédaction de documents, et contribuerez au suivi RH et financier.

Le poste implique des activités de facturation, gestion des achats et archivage, avec une bonne organisation et discrétion requises. Formation initiale adaptée et expérience souhaitable.

Qualifications

• Formation de niveau V à III en secrétariat ou équivalent.
• Rigueur et sens de l’organisation; confidentialité.
• Bonne aisance relationnelle et goût du travail administratif.

Responsabilités

• Accueil et communication: accueillir les familles, répondre au téléphone et tri des courriels.
• Gestion du courrier et des documents: traitement courrier, rédaction de courriers et comptes rendus.
• Suivi de gestion et RH: formalités liées aux embauches/départs et suivi administratif du personnel.
• Gestion des achats et relations fournisseurs: suivre stocks, demandes de devis, commandes et contrats.
• Finance/comptabilité: facturation fournisseurs et clients, suivi des paiements et des rejets Chorus.
• Classement/archivage: suivi et archivage des documents papier et numériques.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Aisance relationnelle

Déontologie

Formation

CAP/BEP secrétariat

Bac Pro secrétariat/comptabilité

BTS secrétariat

Outils

Chorus

Description du poste

La secrétaire a pour mission :

Accueil et communication :

Accueillir les familles au sein du service, répondre aux appels téléphoniques, trier et répondre aux courriels.

Gestion du courrier et des documents :

Traiter le courrier (arrivée et départ), rédiger des courriers courants, les comptes rendus de réunion

Enregistrer les nouvelles demandes de visite en présence d’un tiers

Contrôler les calendriers de visites avant envoi aux partenaires externes

Relire et apporter les corrections orthographiques des écrits (notes, rapports) avant envoi aux partenaires externes.

Suivi de gestion

Ressources humaines :

En lien avec le service RH de l’association, réaliser les formalités liées aux embauches et aux départs (DPAE, contrats…), assurer le suivi administratif des dossiers du personnel du service (remontée mensuelle des éléments variables de paie), assurer le suivi administratif des dossiers de médecine du travail (organisation des visites médicales, mise à jour des données salariés…)

Gestion des achats / relations fournisseurs :

Suivre l’état des stocks de fournitures de bureau, recenser les besoins du service, établir les demandes des devis, passer les commandes auprès des fournisseurs, suivre les contrats fournisseurs, coordonner les interventions techniques

Finance / comptabilité :

Facturation fournisseurs: Réceptionner, vérifier, enregistrer et transmettre les factures au service comptabilité

Facturation clients: Etablir la facturation mensuelle pour le dépôt sous Chorus des pièces par le service comptabilité, assurer le suivi de la facturation, relancer les financeurs, traiter les rejets Chorus, remonter les données chiffrées à la direction du service, participer à la compilation des données du rapport d’activité annuel.

Classement / archivage :

Assurer le suivi, le classement et l’archivage des documents et dossiers administratifs physiques et numériques.

Cette fonction est accessible directement à partir de formation de niveau V (CAP, BEP spécialisé en secrétariat) IV (baccalauréat professionnel option secrétariat, comptabilité, secrétariat, C.F.P.A…) et III (BTS secrétariat) de la formation initiale ou continue.

Connaissance et compétence

• - Sensibilisation à la déontologie et la confidentialité
• - Rigueur, sens de l’organisation et des priorités
• - Aisance relationnelle