Secrétaire scolaire

Urogec Idf; Paris; Hybrid; EUR 28,000 - 35,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle

Accès à la cafétéria scolaire

6 semaines de congés payés

Jours de RTT

Job summary

Urogec Idf recherche un(e) secrétaire scolaire pour un CDI à temps plein. Vous aurez la responsabilité de gérer des tâches administratives relatives aux élèves et à leurs familles, tout en maintenant une communication efficace avec divers interlocuteurs.

Le candidat idéal aura une maîtrise du logiciel Charlemagne, des compétences en secrétariat et une expérience d'au moins 2 ans. Le poste offre des avantages tels qu'une mutuelle et 6 semaines de congés payés.

Qualifications

• Expérience demandée : 2 ans minimum en Secrétariat élèves et familles.
• Confidentialité exigée.

Responsibilities

• Effectuer les tâches de secrétariat et administratives en lien avec les élèves.
• Gérer la base de données des élèves.
• Accueillir les visiteurs et prendre en charge leurs demandes.
• Filtrer et transmettre les communications téléphoniques.
• Rédiger des courriers et formaliser des réunions.

Skills

Maîtrise du logiciel Charlemagne

Techniques de secrétariat

Qualités relationnelles

Rigueur et organisation

Outils bureautiques

Tools

Word

Excel

Job description

Dans un Etablissement scolaire privé sous contrat, polyvalent du second degré et supérieur. Situé dans le 19ème arrondissement. Ouvert et dynamique, vous aspirez à la diversité de vos missions. Souriant, rassurant, vous serez la première image de l’établissement.

Responsabilités

• Prendre en charge et effectuer les tâches de secrétariat et activités administratives scolaires en lien avec les élèves et leurs familles : dossiers de préinscriptions/inscriptions, inscriptions aux examens, bourses, dossiers scolaires, conçtions de stage, convocations, prises de réunion. (liste non exhaustive)
• Gérer la base de données des élèves (saisir les nouvelles informations et mettre à jour les données).
• Accueillir et prendre en charge les visiteurs (interlocuteurs internes et externes).
• Recevoir, orienter, filtrer/transmettre les communications téléphoniques.
• Reformuler les demandes et orienter vers l'interlocuteur qualifié/adapté pour apporter la réponse.
• Prendre connaissance du courrier et assurer sa diffusion et son envoi.
• Traiter en autonomie des problèmes simples liés à la fonction occupée.
• Rédiger des courriers ou notes pour formaliser les réunions ou répondre à des demandes selon les besoins du service.

Votre profil

• Maitrise du logiciel Charlemagne Administratif exigé.
• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative.
• Avoir des qualités relationnelles et le sens de l’équipe.
• Savoir appliquer des modalités d’accueil.
• Avoir une attitude et une posture représentative de l’établissement.
• Avoir une bonne maîtrise de l’orthographe et connaissance des normes rédactionnelles.
• Connaître les méthodes de classement et d’archivage.
• Avoir beaucoup de rigueur et d’organisation.
• Savoir rendre compte de son travail et respecter les procédures internes.
• Maîtriser les outils et logiciels bureautiques (Word/Excel).

Modalités : CDI temps plein, 5 jours par semaine en planning annualisé.

Avantages

• mutuelle
• accès à la cafétiré scolaire
• 6 semaines de congés payés
• jours de RTT réparties sur les vacances scolaires parisiennes

Expérience demandée : 2 ans minimum en Secrétariat élèves et familles

Confidentialité exigée