Secrétaire Polyvalent H/F

Ville de Versailles; Versailles; In loco; EUR 18.000 - 23.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Ville de Versailles recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir la direction sécurité et les services dans l’organisation du travail et le suivi des dossiers. Vous assurerez l’accueil téléphonique et physique des usagers, la gestion des rendez-vous et la rédaction de supports variés.

Le poste implique le suivi comptable et budgétaire, le réapprovisionnement des stocks et la mise en place d’indicateurs d’activité. Expérience en secrétariat souhaitée et Bac +2 exigé.

Competenze

• Expérience en assistanat / secrétariat souhaitée.
• Capacité à gérer l'accueil et le filtrage des appels.
• Compétences en rédaction et suivi des dossiers administratifs.

Mansioni

• Accueillir, filtrer et orienter les interlocuteurs et gérer les rendez-vous.
• Assurer le suivi des dossiers et diffuser les éléments nécessaires.
• Réaliser le secrétariat: courrier, comptes rendus et rapports.
• Gérer le suivi comptable et budgétaire: bons de commande, livraisons, factures, recouvrements.
• Gérer les stocks et le matériel et assurer leur réapprovisionnement.
• Mettre en place et suivre des indicateurs d'activité et tableaux de bord.

Conoscenze

Accueil téléphonique

Organisation du travail

Rédaction de courriers

Gestion des dossiers

Suivi budgétaire

Formazione

Bac +2

Strumenti

Logiciels métiers

Descrizione del lavoro

Créée au XVIIème siècle, la Ville de Versailles est mondialement connue pour son château et son parc. Véritable ville-jardin, la cité royale possède un cadre unique, mélange harmonieux de quartiers historiques préservés et de nombreux espaces naturels. Idéalement située à 17 kilomètres de Paris, elle bénéficie d'une accessibilité remarquable grâce à son réseau de 5 gares et de 3 autoroutes. Ses nombreuses écoles offre une qualité d'enseignement très appréciée des jeunes et des familles. Avec plus de 1300 commerces, elle bénéficie d'une consommation de proximité dynamique qui participe activement à son animation et à la qualité de son cadre de vie. Avec près de 140 métiers, la Ville de Versailles emploie 1800 agents et recrute 270 personnes par an dans de très nombreux domaines d'activités : urbanisme-architecture, espaces verts, affaires culturelles, éducation-petite enfance, sécurité, services techniques...

Missions principales :

• Assistance à la directrice de la sécurité et aux responsables de service dans l'organisation du travail : Accueillir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ; informer les interlocuteurs et les diriger, le cas échéant, vers le bon contact
• Assurer le suivi des dossiers : centraliser les retours d'information et diffuser les éléments nécessaires
• Organiser et assurer l'accueil physique des usagers et des visiteurs (gestion des rendez-vous)
• Réalisation de travaux de secrétariat :
  • Réceptionner, enregistrer, trier et diffuser le courrier de la direction et des services, en assurer le suivi jusqu'à son archivage
  • Analyser les sollicitations et rédiger les réponses aux usagers (courriers, courriels, etc.)
  • Rédiger, saisir et mettre en forme différents supports (courriers, tableaux, comptes rendus, rapports, etc.)
  • Assurer le suivi comptable et budgétaire : préparation budgétaire, émission des bons de commande, contrôle des livraisons, validation des factures, élaboration, mise en signature et diffusion des états de recouvrement
  • Gérer les stocks de matériels et fournitures, assurer leur réapprovisionnement et traiter les demandes (mobilier, DSIN, bons de travaux, etc.)
  • Mettre en place et suivre des indicateurs d'activité à l'aide de tableaux de bord statistiques
  • Rédiger des notes à usage interne et externe
• Manifestations (dérogation à l'arrêté préfectoral portant sur le bruit et demandes de tirs de feux d'artifice) :
  • Réceptionner, analyser et traiter les demandes : enregistrement, rédaction, mise en signature, légalisation et notification des arrêtés municipaux d'autorisation
  • Assurer la mise à jour des tableaux de suivi des manifestations et le suivi global des événements récurrents organisés sur la commune
• Gestion administrative des mises en fourrière automobile :
  • Contrôler et enregistrer les mises en fourrière via les logiciels métiers dédiés
  • Recenser les véhicules signalés en stationnement abusif par les agents de terrain
  • Assurer le suivi des notifications adressées aux propriétaires des véhicules concernés
  • Alimenter et mettre à jour les tableaux de bord de suivi de l'activité

Formation

• Niveau III : (Bac +2)
• Expérience : Oui / expérience dans l'assistanat, secrétariat