Secrétaire polyvalent(e) - MAIRIE DE MURE (LA) (H/F)

Fonction Publique Territoriale; La Mure; Sur place; EUR 21 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Fonction Publique Territoriale recherche un agent assurant le secrétariat et le suivi administratif au sein de la Direction des Services Techniques. Vous assurez l'accueil, traitez les courriers et organisez les réunions, tout en facilitant les échanges entre la direction et les services municipaux.

Vous participez à la gestion administrative des activités techniques et assurez le relais avec les agents et les services concernés, dans le cadre des procédures internes.

Qualifications

• Maîtrise des techniques courantes de secrétariat et des outils bureautiques.
• Capacités rédactionnelles et suivi administratif des dossiers.
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée.
• Capacité à s'adapter aux différents domaines d'activité du service.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique et le traitement des courriers.
• Participer à la gestion administrative courante du service et à l'organisation des réunions.
• Faciliter la circulation des informations entre la direction, les agents et les services municipaux.
• Réceptionner, enregistrer et orienter les demandes des usagers, des élus et des partenaires.
• Assurer le suivi administratif des demandes et informer la hiérarchie.
• Contribuer à la constitution, mise à jour et suivi des dossiers relatifs aux interventions et prestations.

Connaissances

Secrétariat

Outils bureautiques

Rédaction

Gestion administrative

Connaissance collectivités

Adaptabilité

Description du poste

Placé(e) sous l'autorité du Directeur des Services Techniques, l'agent assure ses missions en lien avec les différents services municipaux. Il (elle) dispose d'une autonomie dans l'organisation de ses activités courantes, dans le respect des procédures et des orientations définies par sa hiérarchie. Il (elle) rend compte de son activité et transmet à son responsable les situations nécessitant un arbitrage ou une décision. Le poste ne comporte pas de responsabilité d'encadrement ni de décision technique ou financière.

1. Assurer le secrétariat de la Direction des Services Techniques

• Assurer l'accueil physique et téléphonique, ainsi que le traitement des courriers et des demandes.
• Participer à la gestion administrative courante du service: rédaction de documents, organisation de réunions, classement et suivi des dossiers.
• Faciliter la circulation des informations entre la direction, les agents et les différents services municipaux.

2. Assurer l'accueil et le suivi des demandes adressées aux Services Techniques

• Réceptionner, enregistrer et orienter les demandes des usagers, des élus et des partenaires.
• Assurer le suivi administratif des demandes et contribuer à la qualité des réponses apportées.
• Informer la hiérarchie des situations nécessitant une intervention ou une décision particulière.

3. Participer à la gestion administrative des activités techniques

• Apporter un soutien administratif aux différents secteurs d'activité des Services Techniques.
• Participer à la constitution, à la mise à jour et au suivi des dossiers relatifs aux interventions, travaux, équipements et prestations.
• Contribuer au suivi des échéances et à la bonne organisation administrative du service.

4. Contribuer au suivi administratif et financier du service

• Participer à la gestion administrative des commandes, devis, factures et prestations.
• Assurer le suivi des documents et leur transmission aux services concernés.
• Contribuer à la mise à jour des outils de suivi administratif et financier, dans le respect des procédures internes.

5. Participer à la gestion administrative du domaine public

• Assurer le traitement administratif des demandes relatives à l'occupation du domaine public et aux interventions sur la voirie.
• Participer à la préparation et au suivi des arrêtés et autorisations relevant des Services Techniques.
• Assurer la liaison administrative avec les demandeurs et les services concernés.

6. Assurer un accueil administratif polyvalent dans les domaines de l'urbanisme et de l'eau

• Accueillir, informer et orienter les usagers dans leurs démarches administratives.
• Participer à la réception, à l'enregistrement et au suivi des demandes et dossiers.
• Assurer le relais avec les agents compétents pour les questions techniques ou réglementaires.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint administratif, Adjoint technique principal de 1ère classe, Adjoint technique principal de 2ème classe

Profil recherché

Compétences attendues

• Maîtrise des techniques courantes de secrétariat et des outils bureautiques.
• Capacités rédactionnelles et aptitude au suivi administratif des dossiers.
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée.
• Capacité à s'adapter aux différents domaines d'activité du service.

Qualités professionnelles

• Organisation, rigueur et polyvalence.
• Sens de l'accueil et du service public.
• Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe.
• Autonomie, réactivité et capacité à rendre compte.
• Discrétion professionnelle.

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Communes