Secrétaire Polyvalent(e) / Assistant(e) de Direction - H/F - CDI

Talent Sourcing; Vacqueyras; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

La Maison Viticole familiale du Vaucluse recrute un(e) Secrétaire Polyvalent(e) / Assistant(e) de Direction en CDI, rattaché(e) au Directeur, pour assurer le bon fonctionnement administratif et faire le lien entre les services. Vous assurez l'accueil, le secrétariat général, le soutien à la Direction et intervenez en renfort des services ADV et Comptabilité lors des absences ou périodes de forte activité.

Profil recherché : formation commerciale ou assistanat (type BTS) et première expérience

Qualifications

• Formation commerciale/assistanat requise (ex: BTS)
• Première expérience dans des fonctions similaires
• Bonne organisation et sens de l’initiative
• Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités
• Maîtrise des outils informatiques et rédactionnelles

Responsabilités

• Accueillir téléphonique et physique des visiteurs
• Gérer les agendas, réunions et déplacements de la Direction
• Préparer courriers, comptes rendus et présentations
• Assurer le suivi des dossiers administratifs et rangement archivage
• Soutenir les services ADV et Comptabilité en cas d’absence
• Veiller à la confidentialité des informations et à l’exactitude des données

Connaissances

Accueil et secrétariat

Interface entre services

Assistant(e) de Direction

Organisation et gestion des priorités

Autonomie et initiative

Maîtrise des outils informatiques

Formation

BTS Commercial ou Assistanat

Outils

Suite Office

Description du poste

Notre Client, Une Maison Familiale Qualitative Et Réputée Du Vaucluse, Bien Implantée Sur Ses Marchés Souhaite Renforcer Des Équipes Et Recrute Un(e)

Secrétaire Polyvalent(e) / Assistant(e) de Direction - H/F - CDI

POSTE / MISSIONS

Au sein d'un domaine viticole familiale et directement rattaché(e) au Directeur, votre rôle sera de contribuer au bon fonctionnement administratif de l'entreprise. Véritable interface entre les différents services, vous assurez l'accueil, le secrétariat général, apportez un soutien à la Direction et intervenez en renfort des services Administration des Ventes (ADV) et Comptabilité, notamment lors des absences ou des périodes de forte activité.

Vos Principales Missions Sont Les Suivantes

1- Accueil et secrétariat

• Assurer l'accueil téléphonique (standard) et orienter les appels.
• Accueillir les visiteurs, fournisseurs et partenaires.
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Assurer le traitement des e-mails généraux.
• Organiser le classement et l'archivage des documents administratifs.
• Gérer les fournitures de bureau et les commandes courantes.

2- Assistance de Direction

• Assister la Direction dans les tâches administratives quotidiennes.
• Organiser les agendas, réunions et déplacements.
• Préparer des courriers, comptes rendus, présentations et divers documents.
• Assurer le suivi administratif de certains dossiers stratégiques ou transversaux.
• Participer à l'organisation d'événements internes ou professionnels (salons, dégustations, réunions, etc.).
• Garantir la confidentialité des informations traitées.

3- Renfort Administration des Ventes (ADV)

En l'absence de la responsable ADV (congés, absences) ou en soutien ponctuel :

• Saisir et suivre les commandes clients.
• Établir les bons de livraison et les documents d'expédition.
• Émettre les factures.
• Assurer le suivi des expéditions en lien avec les transporteurs.
• Répondre aux demandes administratives des clients.
• Mettre à jour les bases de données commerciales.

4- Assistance comptable

En Collaboration Avec La Comptable

• Effectuer la saisie de pièces comptables.
• Préparer les documents nécessaires au suivi comptable.
• Participer au suivi des règlements clients et fournisseurs.
• Assurer le classement et l'archivage des pièces comptables.
• Réaliser diverses tâches administratives liées à la comptabilité selon les besoins.

PROFIL RECHERCHÉ

Nous recherchons un candidat de formation commerciale/ Assistanat, type BTS et justifiant d'une première expérience dans des fonctions similaires.

De nature autonome, doté(e) d'un grand sens de l'initiative et force de proposition, vous développez une écoute prononcée et savez-vous mettre au service des autres collaborateurs.

Polyvalent(e) et flexible, vous avez une bonne capacité à passer d'une mission à l'autre. Vous avez ainsi un sens de l'organisation développé et une bonne gestion des priorités.

Vous possédez une parfaite maîtrise des outils informatiques (suite office) ainsi que de bonnes qualités rédactionnelles.

Rémunération selon profil.