Secrétaire pédagogique F/H

APHP; Créteil; Hybrid; EUR 20.000 - 26.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Remboursement Navigo à 75%

RTT 15 jours + congés

Télétravail possible

Zusammenfassung

AP-HP, via l’IFSI Henri Mondor, recrute un/une assistant(e) secrétariat au sein du service formation. Vous assurez l’accueil, la gestion des dossiers des étudiants et la coordination administrative courante.

Vous serez en contact avec les formateurs, les responsables et les étudiants, et contribuerez à l’organisation des dossiers, à la saisie FORMEIS et au suivi des stages, avec des amplitudes de 7h30 et des possibilités de télétravail partiel.

Qualifikationen

• Maîtrise de Word, Excel et messagerie électronique.
• Bonne orthographe et méthode d’organisation.
• Capacités de rédaction et de prise de notes.
• Bonne gestion administrative et archivage des dossiers.

Aufgaben

• Secrétariat et accueil de l’IFSI.
• Gestion des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI.
• Saisie informatique des notes dans FORMEIS et export des feuillets semestriels.
• Organisation des transmissions et du courrier.
• Participation à la démarche qualité et au classement.

Kenntnisse

Word

Excel

Messagerie

Tools

FORMEIS

HR Access

AT+

KAIROS

Jobbeschreibung

Métier

Assistanat secrétariat - secrétariat

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Service d'affectation

IFSI Henri Mondor

Présentation du service

ACTIVITE

Formation initiale des étudiants en soins infirmiers

PRESENTATION

L’IFSI assure la formation en soins infirmiers (260 étudiants par promotion environ)
L’IFSI se situe au sein de l’hôpital Henri Mondor

COMPOSITION DE L’EQUIPE

Une directrice des soins et une adjointe (cadre supérieur de santé) ;

1 coordinatrice pédagogique et 0,5 coordinateur des stages;

28 formateurs;

0,5 documentalisteet 1 aide-documentaliste

4 ,5 secrétaires, 1 intendant.

LIAISONS

HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)

Dépend du CFDC, sous l’autorité et la responsabilité de la Directrice de l’IFSI et/ou de l’adjointe à la directrice

FONCTIONNELLES

Equipe pluridisciplinaire de l’IFSI

Secrétariat des autres IFSI (AP-HP, département, convention universitaire)

Secteurs du CFDC

Services de l’hôpital Henri Mondor et du groupement hospitalier

Services du Siège (Régie, DRH et Service Informatique)

Services des tutelles (ARS, DRJSCS, Conseil Régional)

Vos missions

Secrétariat et accueil de l’IFSI:

Secrétariat d’une promotion d’ESI et participation au secrétariat de direction :

Accueil physique et téléphonique des ESI, intervenants, acteurs de la formation et public (information, orientation, remise des D.E. et grade de licence, etc)

Constitution et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI

Traitement informatique des notes dans FORMEIS puis export et extraction des feuillets semestriels et passages d’année

Secrétariat de la coordinatrice concernant les relations avec les stages en l’absence de la secrétaire mission stage

Gestion des départs en stage: conventions de stage et courriels de mise en stage, saisie dans FORMEIS, édition des fiches d’évaluation et d’émargement.

Déclaration d’accident de travail en ligne sur le site Net-entreprises (CPAM)

Elaboration des attestations de présence mensuelle (CFA, promotions professionnelles hors AP-HP, Pôle Emploi, Remunet, FONGECIF, LADOM, etc)

Gestion KAIROS (AISF, AES, Attestation de présence/absence/abandon, Bilan de fin de formation)

Traitement des dossiers de demande de bourses(réception, saisie et envoi à la Région IDF)

Organisation et surveillance des oraux de concours AS et IDE (FPC)(préparation des supports et des salles, réception et vérification des dossiers, envoi des convocations, accueil des candidats et gestion du temps de passage, saisie et transmission des notes au bureau des concours)

Gestion de la rentrée scolaire: forum pré-rentrée (information et réception des documents administratifs)

Transmissions aux différents collaborateurs: service finance et bureau des indemnités AP-HP, UPEC,

Contrôle et gestion des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI présentables au D.E.

Paiement des intervenants(envoi et réception des justificatifs et saisie sur HR ACCESS)

Organisation des instances : Commission d’Attribution de Crédits (CAC), Instance Compétente pour les Orientations Générales de l’Institut (ICOGI), Section disciplinaire, Section Pédagogique, Section relative à la vie étudiante (SRVE) : convocations, listes d’émargement, préparation des dossiers, rédaction du compte-rendu.

Gestion du courrier

Classement, archivage et reprographie

Statistiques Santé Ecole (Ministère des Solidarités et de la Santé)

Participation aux groupes de travail.

Certificats divers d’anciens étudiants

Suivi des demandes de remboursement des frais de transport

Suivi et paiement des indemnités de stage

Gestion des archives de l’IFSI

Participation à la démarche qualité de toutes les secrétaires, et une des secrétaires est assistante qualité

Profil recherché

SAVOIR FAIRE REQUIS

Maîtrise de Word, Excel et messagerie électronique

Expérience de secrétariat, de prise de notes, de remise en forme de documents

Capacités d'organisation, de hiérarchisation, de reporting

Appliquer et développer le système de classement défini au sein du CFDC

Discrétion professionnelle

Capacités relationnelles

CONNAISSANCES ASSOCIEES

Utilisation de FORMEIS, HR Access, AT+ , KAIROS

Connaissance du fonctionnement d'institut de formation paramédicale.

Bonne orthographe

Capacité relationnelle et esprit d'équipe

Sens de l'initiative

Schéma horaire

Jour

Temps de travail

7h30

Horaires de travail

7h30 par jour sur une amplitude de 8h30 à 17h00, selon une organisation à déterminer avec les autres

Télétravail

Oui

Vos avantages à l'AP-HP

Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté.

15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés.

TL possible en fonction de la mission

Remboursement Navigo à 75%

Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS

Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.

Description de l'hôpital

L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.

Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.

Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.

L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.

Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :

CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),

DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).

Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.

Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.

Vous êtes l'un d'eux ?

Venez nous rejoindre !

Référence de l'offre

2026-24721