Secrétaire pédagogique F/H

AP-HP; Villeneuve-le-Roi; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Job summary

AP-HP propose un poste de Secrétaire pédagogique F/H au sein du CFDC, situé en Île-de-France. Vous assurez l’accueil, la gestion administrative des ESI et le suivi des dossiers, en lien avec les équipes de l’IFSI et les secrétaires.

Vous maîtrisez FORMEIS, HR Access, AT+ et KAIROS, ainsi que Word, Excel et la messagerie. Vous assurez discrétion, organisation et reporting, dans un cadre partenarial et exigeant.

Qualifications

• Maîtrise de Word, Excel et messagerie électronique.
• Expérience de secrétariat, prise de notes et remise en forme de documents.
• Capacités d’organisation, hiérarchisation et reporting.
• Appliquer et développer le système de classement défini au sein du CFDC.
• Discrétion professionnelle et bonnes aptitudes relationnelles.
• Connaissance des outils FORMEIS, HR Access, AT+ et KAIROS.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique des ESI et intervenants.
• Gestion administrative et suivi des dossiers pédagogiques des ESI.
• Traitement informatique des notes et saisie dans FORMEIS.
• Organisation et coordination des activités du secrétariat et des stages.
• Gestion du courrier, classement et archivage des documents.
• Participation à la démarche qualité du secrétariat.

Skills

Word

Excel

Messagerie électronique

Organisation

Reporting

Discrétion

Relationnel

Tools

FORMEIS

HR Access

AT+

KAIROS

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : infirmier en soins généraux)

Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste

Secrétaire pédagogique F/H

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Télétravail

Présentation du service

Formation initiale des étudiants en soins infirmiers

L’IFSI assure la formation en soins infirmiers (260 étudiants par promotion environ)
L’IFSI se situe au sein de l’hôpital Henri Mondor

Une directrice des soins et une adjointe (cadre supérieur de santé) ;

1 coordinatrice pédagogique et 0,5 coordinateur des stages;

28 formateurs;

0,5 documentalisteet 1 aide-documentaliste

4 ,5 secrétaires, 1 intendant.

Dépend du CFDC, sous l’autorité et la responsabilité de la Directrice de l’IFSI et/ou de l’adjointe à la directrice

Equipe pluridisciplinaire de l’IFSI

Secrétariat des autres IFSI (AP-HP, département, convention universitaire)

Secteurs du CFDC

Services de l’hôpital Henri Mondor et du groupement hospitalier

Services du Siège (Régie, DRH et Service Informatique)

Services des tutelles (ARS, DRJSCS, Conseil Régional)

Secrétariat et accueil de l’IFSI:

Secrétariat d’une promotion d’ESI et participation au secrétariat de direction :

Accueil physique et téléphonique des ESI, intervenants, acteurs de la formation et public (information, orientation, remise des D.E. et grade de licence, etc)

Constitution et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI

Traitement informatique des notes dans FORMEIS puis export et extraction des feuillets semestriels et passages d’année

Secrétariat de la coordinatrice concernant les relations avec les stages en l’absence de la secrétaire mission stage

Gestion des départs en stage: conventions de stage et courriels de mise en stage, saisie dans FORMEIS, édition des fiches d’évaluation et d’émargement.

Déclaration d’accident de travail en ligne sur le site Net-entreprises (CPAM)

Elaboration des attestations de présence mensuelle (CFA, promotions professionnelles hors AP-HP, Pôle Emploi, Remunet, FONGECIF, LADOM, etc)

Gestion KAIROS (AISF, AES, Attestation de présence/absence/abandon, Bilan de fin de formation)

Traitement des dossiers de demande de bourses(réception, saisie et envoi à la Région IDF)

Organisation et surveillance des oraux de concours AS et IDE (FPC)(préparation des supports et des salles, réception et vérification des dossiers, envoi des convocations, accueil des candidats et gestion du temps de passage, saisie et transmission des notes au bureau des concours)

Gestion de la rentrée scolaire: forum pré-rentrée (information et réception des documents administratifs)

Transmissions aux différents collaborateurs: service finance et bureau des indemnités AP-HP, UPEC,

Contrôle et gestion des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI présentables au D.E.

Paiement des intervenants(envoi et réception des justificatifs et saisie sur HR ACCESS)

Organisation des instances : Commission d’Attribution de Crédits (CAC), Instance Compétente pour les Orientations Générales de l’Institut (ICOGI), Section disciplinaire, Section Pédagogique, Section relative à la vie étudiante (SRVE) : convocations, listes d’émargement, préparation des dossiers, rédaction du compte-rendu.

Gestion du courrier

Classement, archivage et reprographie

Statistiques Santé Ecole (Ministère des Solidarités et de la Santé)

Participation aux groupes de travail.

Certificats divers d’anciens étudiants

Suivi des demandes de remboursement des frais de transport

Suivi et paiement des indemnités de stage

Gestion des archives de l’IFSI

Participation à la démarche qualité de toutes les secrétaires, et une des secrétaires est assistante qualité

Profil recherché

SAVOIR FAIRE REQUIS
Maîtrise de Word, Excel et messagerie électronique
Expérience de secrétariat, de prise de notes, de remise en forme de documents
Capacités d'organisation, de hiérarchisation, de reporting
Appliquer et développer le système de classement défini au sein du CFDC
Discrétion professionnelle
Capacités relationnelles

CONNAISSANCES ASSOCIEES
Utilisation de FORMEIS, HR Access, AT+ , KAIROS
Connaissance du fonctionnement d'institut de formation paramédicale.

Bonne orthographe
Capacité relationnelle et esprit d'équipe
Sens de l'initiative

Horaires de travail

7h30 par jour sur une amplitude de 8h30 à 17h00, selon une organisation à déterminer avec les autres

Les avantages de l'AP-HP

Schéma Horaire

Temps de travail

Vos avantages à l'AP-HP

Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté.

15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés.

TL possible en fonction de la mission
Remboursement Navigo à 75%

Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS

Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Val de Marne (94)

Ville

Créteil

Centre de la formation et du développement des compétences (CFDC)

Service d'affectation

Informations générales

Entité de rattachement du publieur

Entité de rattachement du publieur

L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.
Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ?
Venez nous rejoindre !