Secrétaire particulier du Préfet – Protocole & Réceptions

Préfecture du Nord; Lille; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Restaurant administratif sur place

Forfait mobilité durable

Remboursement transport 75%

Transports en commun pris en charge

Crèche - place prioritaire

Complémentaire santé

Formations professionnelles

Job summary

Préfecture du Nord à Lille recherche un secrétaire administratif pour assurer la gestion des agendas, l’organisation des déplacements et des réceptions des autorités. Vous contribuerez au suivi des dossiers et à la coordination entre les services.

Les missions incluent la préparation des notes de commande des repas, l’organisation des réunions, et la gestion des invitations et de la messagerie. Poste en présentiel avec amplitudes horaires variables selon événements et brigades.

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques courants.
• Capacité à organiser et prioriser les tâches multiples.
• Aisance rédactionnelle et synthèse des informations.
• Goût du travail en équipe et du relationnel avec les interlocuteurs.
• Bon esprit d’analyse et de rigueur dans le suivi des dossiers.

Responsibilities

• Gestion des agendas et organisation des déplacements et audiences des autorités.
• Préparation des notes de commande des repas et plans de table.
• Organisation des réunions et coordination avec les services et élus.
• Gestion des appels et redirection vers les interlocuteurs adéquats.
• Gestion de la messagerie et diffusion des informations.
• Accueil des invités et gestion des documents et dossiers.
• Suivi des congés et des déplacements du corps préfectoral.
• Gestion des achats liés aux réceptions et des cadeaux.

Skills

Informatique

Bureautique

Organisation

Travail en équipe

Rédaction

Tools

Informatique

Job description

Préfecture du Nord à Lille recherche un secrétaire administratif pour assurer la gestion des agendas, l’organisation des déplacements et des réceptions des autorités. Vous contribuerez au suivi des dossiers et à la coordination entre les services.

Les missions incluent la préparation des notes de commande des repas, l’organisation des réunions, et la gestion des invitations et de la messagerie. Poste en présentiel avec amplitudes horaires variables selon événements et brigades.