Secrétaire (H/F)

école Nationale de Police; Montbéliard; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

École Nationale de Police à Montbéliard recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer l'accueil téléphonique, la mise à jour de l'agenda du directeur et de son adjoint, ainsi que la gestion du courrier et de la boîte mail du secrétariat de direction.

Vous mettrez en ligne et archiver les notes de service, préparerez les événements importants (cérémonies, portes ouvertes, échanges internationaux) et contribuerez au suivi des stages et à la remise des cartes professionnelles en tant qu

Qualifications

• Compétences en informatique bureautique requises.
• Connaître l'environnement professionnel.
• Savoir travailler en équipe.
• Savoir s'organiser.
• Savoir rédiger.
• Savoir accueillir.
• Appliquer la réglementation.
• Avoir le sens des relations humaines.
• Savoir s'adapter.

Responsabilités

• Accueil téléphonique et mise à jour de l'agenda du directeur et de son adjoint.
• Gérer les courriers entrants/sortants et la messagerie du secrétariat de direction.
• Mettre en ligne et archiver les notes de service.
• Organiser les cérémonies, échanges internationaux et portes ouvertes.
• Instruire les demandes de stages et assurer le suivi.
• Délivrer les cartes professionnelles en qualité d'ADR.
• Scanner et dispatcher les comptes rendus des élèves et cadres.
• Prise de photos et confection des trombinoscopes des élèves.
• Mettre à jour les annuaires et plans de bureaux.
• Gérer le stock de cadeaux.

Connaissances

Informatique bureautique

Travail en équipe

Rédaction

Organisation

Communication

Outils

OpenOffice Calc

OpenOffice Writer

Description du poste

Vos activités principales

• assurer l’accueil téléphonique et mise à jour de l’agenda électronique du directeur et de son adjoints,
• gérer les courriers arrivés et départ de l’ENP et la boîte mail fonctionnelle du secrétariat de direction,
• mettre en ligne et archiver les notes de service,
• gérer les événements importants tels que les cérémonies de sortie, les échanges internationaux, les portes ouvertes (envoi des invitations, préparation des salles, carte vœux…) ,
• instruire les demandes de stages «découverte» et assurer le suivi en lien avec le chef UP, et les collèges ou lycées,
• en qualité d’ADR, délivrer les cartes professionnelles aux élèves et/ou cadres,
• gérer, scanner et dispatcher les comptes-rendus des élèves et des cadres,
• prise de photos et confection des trombinoscopes des élèves lors des incorporations,
• effectuer la mise à jour des annuaires téléphoniques internes et des contacts extérieurs, des plans de bureaux, des étiquettes de portes…,
• gérer le stock de cadeaux (sorties et réassortiments) .

Votre environnement professionnel:

Activités du service: administration générale.

Composition et effectifs du service:

• 1 AAP2
• 1 contractuelle.

Liaisons hiérarchiques:

• le directeur de l’ENP,
• le chef du département des formations, directeur adjoint.

Liaisons fonctionnelles:

• Académie de Police de Lognes,
• SGAMI Est,
• Préfecture du Doubs,
• Sous-Préfecture de l’arrondissement de Montbéliard,
• Lycées et collèges.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

• temps de travail hebdomadaire à 40h30 en horaires variables mais une continuité de service,
• connaissance open office calc et writter,
• savoir travailler en équipe,
• avoir un bon sens de la communication,
• disponibilité, rigueur et discrétion professionnelle.

Profil recherché

• Avoir des compétences en informatique -bureautique/ niveau pratique - requis.
• Connaître l'environnement professionnel/ niveau pratique - requis.
• Savoir travailler en équipe/ niveau pratique - requis.
• Savoir s'organiser/ niveau pratique - requis.
• Savoir rédiger/ niveau pratique - requis.
• Savoir accueillir/ niveau initié - requis.
• Appliquer la réglementation/ niveau initié - requis.
• Avoir le sens des relations humaines/ niveau pratique - requis.
• Savoir s'adapter/ niveau pratique - requis.

Présentation de école Nationale de Police

École Nationale de Police