Secrétaire

Sécurité Routière; Bourgogne-Franche-Comté; Hybride; EUR 24 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Sécurité Routière, située à Montbéliard, recherche un secrétaire polyvalent pour assurer l’accueil téléphonique et la gestion de l’agenda du directeur ainsi que du secrétariat de direction. Vous traitez le courrier, publiez et archivez les notes de service, et organisez les cérémonies et échanges internationaux.

Vous suivez les demandes de stages et délivrez les cartes professionnelles (ADR). Le poste exige rigueur, discrétion et sens du travail en équipe; horaires variables avec continuité du

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et de la suite Office.
• Bonne organisation et gestion de priorités.
• Sens du service et communication adaptée.

Responsabilités

• Assurer l’accueil téléphonique et la mise à jour de l’agenda du directeur et du secrétariat de direction.
• Gérer les courriers entrants/sortants et la messagerie fonctionnelle.
• Mettre en ligne et archiver les notes de service; gérer les événements (cérémonies, journées internationales, portes ouvertes).
• Instruire les demandes de stages et assurer le suivi avec les départements concernés; délivrer les cartes professionnelles (ADR).
• Gérer, scanner et dispatcher les comptes-rendus; mettre à jour annuaires et plans de bureaux; organiser les trombinoscopes lors des incorporations; assurer le stock de cadeaux.

Connaissances

Accueil téléphonique

Gestion d’agenda

Rigueur

Discrétion professionnelle

Travail en équipe

Outils

Suite Office

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Relation à l'usager - Secrétaire

Statut du poste

Susceptible d'être vacant

Intitulé du poste

Secrétaire

Description du poste

Vos activités principales :

- assurer l’accueil téléphonique et mise à jour de l’agenda électronique du directeur et de son adjoints,

- gérer les courriers arrivés et départ de l’ENP et la boîte mail fonctionnelle du secrétariat de direction,

- mettre en ligne et archiver les notes de service,

- gérer les événements importants tels que les cérémonies de sortie, les échanges internationaux, les portes ouvertes (envoi des invitations, préparation des salles, carte vœux…),

- instruire les demandes de stages «découverte» et assurer le suivi en lien avec le chef UP, et les collèges ou lycées,

- en qualité d’ADR, délivrer les cartes professionnelles aux élèves et/ou cadres,

- gérer, scanner et dispatcher les comptes-rendus des élèves et des cadres,

- prise de photos et confection des trombinoscopes des élèves lors des incorporations,

- effectuer la mise à jour des annuaires téléphoniques internes et des contacts extérieurs, des plans de bureaux, des étiquettes de portes...,

- gérer le stock de cadeaux (sorties et réassortiments).

Votre environnement professionnel :

Activités du service : administration générale.

Composition et effectifs du service :

Liaisons hiérarchiques :

- le directeur de l’ENP,

- le chef du département des formations, directeur adjoint.

Liaisons fonctionnelles :

- Académie de Police de Lognes,

- Préfecture du Doubs,

- Sous-Préfecture de l’arrondissement de Montbéliard,

- Lycées et collèges.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

- temps de travail hebdomadaire à 40h30 en horaires variables mais une continuité de service,

- savoir travailler en équipe,

- avoir un bon sens de la communication,

- disponibilité, rigueur et discrétion professionnelle.

Descriptif du profil recherché

Avoir des compétences en informatique -bureautique/ niveau pratique - requis.

Connaître l'environnement professionnel/ niveau pratique - requis.

Savoir travailler en équipe/ niveau pratique - requis.

Savoir s'organiser/ niveau pratique - requis.

Savoir rédiger/ niveau pratique - requis.

Savoir accueillir/ niveau initié - requis.

Appliquer la réglementation/ niveau initié - requis.

Avoir le sens des relations humaines/ niveau pratique - requis.

Savoir s'adapter/ niveau pratique - requis.

Fondement juridique du recrutement

Poste ouvert aux agents contractuels au titre du 2° de l'article L332-2 du Titre III du Livre III du code général de la fonction publique

Localisation du poste

Europe, France, Bourgogne-Franche-Comté, Doubs (25)

Ecole Nationale de Police 1 rue du Maréchal Juin 25200 MONTBELIARD

Personne à contacter (mail)

[e-mail] (secrétariat de direction)

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Sous-préfecture de Saint-Germain-en-Laye
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels