Secrétaire général de l'Institut COSMOS F/H

Sorbonne Université; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 43 000; Plein temps

Résumé du poste

Sorbonne Université recherche un/une secrétaire général.e pour piloter le fonctionnement administratif et financier de l’Institut COSMOS, soutenir la direction, suivre les indicateurs et assurer le reporting. Vous représentez l’Institut auprès des partenaires et contribuez à l’élaboration et au suivi du budget annuel, en coordination avec les services centraux et les laboratoires.

Maîtrise du français et de l’anglais souhaitée.

Qualifications

• Intérêt pour le monde de la recherche fondamentale et connaissance des acteurs
• Bonne connaissance des milieux SU et établissements publics
• Expérience en recherche souhaitable
• Connaissance des dispositifs régionaux/nationaux/ européens de financement de la recherche
• Connaissance de la réglementation des établissements publics
• Connaissance générale en gestion budgétaire
• Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral (B2)

Responsabilités

• Assurer le pilotage et le suivi des activités et des bilans d’activité de l’Institut COSMOS
• Centraliser l’information pour faciliter la décision et le pilotage
• Représenter l’Institut auprès de partenaires internes et externes
• Piloter le plan d’action et les projets de l’Institut
• Organiser et suivre les actions de reporting et de communication
• Contribuer à l’établissement et au suivi du budget annuel en coordination avec les services centraux et les laboratoires
• Rédiger et faire évoluer les supports de communication et assurer le reporting administratif et financier

Connaissances

Capacité d’interaction

Conseil et aide à la décision

Communication efficace

Formation

Connaissances budgétaires générales

Outils

SIFAC

SAP

Description du poste

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Labelisée HR Excellence in Research par la Commission européenne depuis 2021, Sorbonne Université porte une stratégie ambitieuse au service de l'ensemble de sa communauté de recherche.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de "Lettres", "Santé" et "Sciences et Ingénierie" et est présente dans plus de 30 sites en Ile-de-France et en régions.

CDD de 3 ans.

• Salaire : 28K à 43K euros brut annuel

Missions

Le/la secrétaire général.e a pour mission d'assurer le pilotage, le suivi des activités et l'établissement des bilans d'activité de l'Institut. La gestion administrative et financière de l'Institut est administrée par la cellule de soutien aux structures de l'Alliance Sorbonne université dont dépendra le/la secrétaire général.e. L'Institut COSMOS développe des actions de recherche et de formation avec ses partenaires locaux, nationaux et internationaux, ainsi que des actions grand public. La mission du/de la secrétaire général.e sera d'aider au quotidien à la mise en oeuvre pratique, au suivi et à la communication autour de ces actions. La fiche de poste pourra être amenée à évoluer en fonction des progressions des activités et des nécessités de service.

Activités principales

• Assister la direction de l'Institut dans ses responsabilités scientifiques, administratives, d'animation et de valorisation
• Centraliser et tenir à disposition de la direction de l'Institut une information complète et fiable pour faciliter la prise de décision et le pilotage de l'Institut
• Représenter l'Institut auprès de ses différents partenaires, en particulier ses partenaires internes
• Participer au développement de nouveaux partenariats en interne et en externe à l'ASU et faire vivre les partenariats existants
• Piloter et assurer la bonne mise en oeuvre du plan d'action et des projets de l'Institut
• Organiser, piloter et assurer le bon déroulement et le suivi des actions d'animations scientifiques et de valorisation
• Assister la direction de l'Institut à la conception puis mettre en oeuvre et suivre les actions de formations innovantes à et par la recherche en coordination avec les UFR et départements de formation
• Organiser et coordonner le reporting de l'activité de l'Institut (consolidation de données, suivi d'indicateurs, faits marquants, bilans annuels etc.).
• Proposer et conduire une politique de communication en interne et en externe, en coordination avec la direction de la communication de Sorbonne Université
• Concevoir ou mettre en oeuvre les outils de communication (site web, réseau sociaux, chaîne YouTube, lettre d'information…) en lien avec la direction de la communication de SU
• Contribuer à l'établissement du budget annuel de l'Institut et assurer son exécution et son suivi en coordination avec les gestionnaires des services centraux et des laboratoires associés
• Assurer la conduite et la coordination des activités administratives et financières de l'Institut
• Organiser et suivre les réunions des instances de gouvernance de l'Institut telles que le Comité exécutif et le Conseil

Connaissances transversales requises

• Intérêt pour le monde de la recherche fondamentale, en sciences de l'Univers et dans le domaine des humanités et bonne connaissance de ses acteurs, institutionnels et industriels
• Bonne connaissance de SU et plus généralement des milieux de l'enseignement supérieur, de la recherche et du monde socio-économique en lien avec la thématique de l'Institut
• Une expérience de la recherche serait un plus
• Connaissance des dispositifs régionaux, nationaux, européens et internationaux de financement de la recherche
• Connaissance générale de la règlementation relative aux établissements publics
• Connaissances budgétaires générales
• Pratique de SIFAC ou SAP serait un plus
• Maîtrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral (niveau B2 minimum)

Savoir-faire

• Capacité à interagir avec une grande variété d'interlocuteurs, au sein de l'ASU et parmi les acteurs du monde de l'enseignement supérieur et de la recherche, en France et à l'étranger, mais aussi le monde des arts et du spectacle
• Jouer un rôle de conseil et d'aide à la décision
• Savoir représenter l'Institut auprès de ses partenaires académiques et non académiques.
• Conduire un projet: organiser et assurer sa bonne conduite, déterminer des indicateurs de suivi et de performance, élaborer des tableaux de bord, analyser les risques, établir des retour d'expérience
• Exploiter des données, analyser des résultats et savoir restituer les conclusions de ceux-ci
• Identifier et mobiliser les moyens humains nécessaires à la réalisation des objectifs de l'Institut
• Savoir animer un collectif et conduire des réunions
• Rédiger des rapports ou des documents synthétiques
• Assurer des activités de veille sur les sujets en relation avec la thématique de l'Institut et les missions du poste
• Savoir rendre compte de son activité
• Communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit
• Adapter ses explications en fonction de ses interlocuteurs
• Utiliser des outils bureautiques et de gestion
• Savoir identifier les informations et évènements d'intérêt de l'Institut pour permettre leur diffusion

Savoir être

• Capacité de conceptualisation, de prospective et à développer un plan d'action
• Conduire ses actions avec sens du service à l'utilisateur final
• Esprit d'équipe
• Sens de l'organisation et capacité à tenir les délais
• Capacité d'adaptation et d'anticipation
• Capacité d'autonomie et d'initiative
• Rigueur et réactivité
• Sens relationnel, discrétion et diplomatie
• Curiosité intellectuelle et créativité